Thinking Portfolio biedt provincie Noord-Holland ondersteuning vanaf ideefase tot projectafronding

Provincie Noord-Holland bestuurt de gelijknamige provincie; een provincie met ruim 2,8 miljoen inwoners verdeeld over 47 gemeenten. De provincie Noord-Holland werkt onder andere aan technologische innovaties, slimme infrastructuur, energietransitie en natuurontwikkeling. Zo levert de provincie een belangrijke bijdrage aan de samenleving!

Alle projecten met een informatie/ICT-aspect, die binnen provincie Noord-Holland worden uitgevoerd, behoren tot het i-Portfolio. Deze i-Portfolio werd met behulp van meerdere spreadsheets en diverse rapportages vastgelegd en bijgehouden. Binnen het CIO office ontstond de behoefte aan ondersteunende project portfoliomanagement software. Na een selectietraject is gekozen voor Thinking Portfolio.

In de eerste configuratie werden de i-Portfolio projecten vastgelegd. Denk daarbij aan een projectkaart met basisgegevens, mijlpalen, risico’s, issues, betrokken resources en afhankelijkheden met andere projecten. De vele spreadsheets die we hiervoor gebruikten, zijn hierdoor overbodig geworden. De medewerkers van de provincie die werken met Thinking Portfolio, hebben nu toegang tot allerlei rapportages. Zo leggen projectleiders bijvoorbeeld maandelijks hun statusrapportages vast in Thinking Portfolio.

Gedurende het eerste gebruiksjaar ontstond de wens om Thinking Portfolio ook te gebruiken in de pre-projectfase. Hiervoor is begin 2020 de ideeënmodule in gebruik genomen. In de ideeënmodule leggen we de ideeën en wensen vast (de funnel) die door de informatiemanagers zijn opgehaald in hun gesprekken met business-managers. Vervolgens worden de ideeën en wensen in Thinking Portfolio in stappen uitgewerkt tot een business case. Als de business case is goedgekeurd, wordt een idee met één druk op de knop omgezet in een nieuw project. De relevante, bij het idee vastgelegde gegevens worden gekopieerd naar het nieuwe project. Op deze manier biedt Thinking Portfolio ons nu ondersteuning voor onze werkwijze… vanaf de eerste ideefase tot de projectafronding.

Waarom PMO Institute

PMO Institute heeft in eerste instantie een aansprekende presentatie gegeven over de mogelijkheden van Thinking Portfolio. Hierbij werd geadviseerd om klein te beginnen. Nadat provincie Noord-Holland de Thinking Portfolio software met PMO Institute als leverancier had geselecteerd, is in enkele sessies de bij provincie Noord-Holland gehanteerde werkwijze en ontwikkelmethodiek toegelicht. PMO Institute liet in deze sessies implementaties van vergelijkbare configuraties bij andere organisaties zien, die met kleine aanpassingen geschikt gemaakt konden worden voor provincie Noord-Holland. Zo werd de eerste configuratie in relatief korte tijd opgeleverd en geïmplementeerd. Sindsdien worden wijzigingen en aanvullingen releasematig aangebracht. De ideeënmodule is de meest recente aanvulling.