Lahtis stads Thinking Portfolio Gruppportföljen förtydligar tillvägagångssättet och ökar dialogen

Thinking Portfolio var ett enkelt val för oss

Innan Thinking Portfolio infördes var det en utmaning att hantera den information som Lahtis stads koncernstyrning behövde, det fanns inget enhetligt verktyg för lagring och behandling av data. Eftersom finans, bolagsstyrning och finansiell planering hade sina egna verktyg för datainsamling var det inte nödvändigtvis känt vilken information som samlades in av andra parter och den tillgängliga informationen var inte alltid aktuell. Så det primära behovet var att göra gruppinformation lättillgänglig för alla handläggare på ett och samma ställe, säger finansplanerare Saara Sburatura från stadens finansiella tjänster och chef för koncernstyrning Veli-Pekka Ignatius från tjänster för aktieägarstyrning.

-Vi hörde från våra kollegor i Esbo stad att de har en Thinking Portfolio-företagsportfölj. Vi blev introducerade till Esbos koncernportföljslösning och det verkade som om konceptet skulle passa bra för oss också.

-Vi tittade också på vilka andra verktyg som finns för att hjälpa till med företagsstyrning, men vi kunde inte hitta några andra som var lika lämpliga för oss. Dessutom hade vi så mycket positiv feedback internt om Thinking Portfolios projektportfölj att det var ett enkelt val i slutändan.

Effektivisering av ägarförvaltningen med hjälp av koncernportföljen

Staden har en intern bank som underlättas av Group Portfolio, som tillhandahåller en mängd mätvärden och information som används för att fatta finansieringsbeslut. Den ger också information för att bedöma kreditrisker.

Bolagsstyrning ingår också i portföljen, t.ex. bedömningar av styrelsen och ledningen, information om riskhantering och strategi samt andra frågor som definieras i koncernens riktlinjer. Förhoppningen är att övervakningen av strategin ska bli mer synlig i framtiden, och för detta ändamål innehåller portföljen även mål som fastställts för företaget.

-Portföljen omfattar för närvarande 2/3 av de företag och enheter som omfattas av stadens bolagsstyrning. Vi har börjat med de största och mest betydande. En del av företagen har en enorm entusiasm och andra kämpar fortfarande för att komma igång, men efter bokslutet är avsikten att stärka stödet för att de ska kunna gå vidare.

Koncernportföljen kommer att skapa öppenhet och mer dialog mellan aktörerna.

Bland användarna har Thinking Portfolio uppfattats som lätt att använda och i många situationer har det funnits betydande fördelar med att ha information på en enda plats. Framför allt klargör ett enda system som alla kan använda hur saker och ting ska göras. Dialogen och öppenheten har ökat och förståelsen har ökat på båda sidor. Införandet av företagsportföljen har av företagen setts som ett tecken på stadens ökade intresse för företagen och har tagits emot som en positiv signal, säger Saara Sburatura.

Att företagen själva fyller i sina uppgifter innebär att uppgifterna är mer aktuella och korrekta, och det faktum att uppgifterna inte längre behöver begäras separat utan fylls i av företagen själva har också gjort processen smidigare. Vi exporterar också de finansiella rapporterna till portföljen när de är färdiga, där de lätt kan hittas och användas av dem som behöver dem.

Det smidiga projektet innebar att Lahtis stads egen datamodell för företagsportföljen förfinades.

Lahtis projektgrupp är tacksam för att Esbo stads datamodell för företagsportföljen fanns tillgänglig i prototypform när definitionsfasen inleddes. De kunde dra nytta av bästa praxis som redan hade testats och hade fortfarande flexibiliteten att anpassa funktionerna till sina egna behov. På detta sätt parametriserades en datamodell för protoportföljen, som blev Lahtis stads egen företagsportfölj.

Representanter från olika avdelningar och företag bjöds in till definitionsverkstäderna för att dela med sig av sina åsikter och behov om funktionerna i företagsportföljen. Det utmärkta resultatet uppnåddes genom att perspektiv med olika sakkunskaper kom in från gruppen. Innehållet i Saara Sburaturas avhandling “Strategic Portfolio Management in Corporate Governance of a City Group” var också ett värdefullt bidrag till genomförandeprojektet. Ignatius och Sburatura berömmer också portföljleverantören Thinking Portfolio.

-Det var ett flexibelt genomförandeprojekt för Thinking Portfolio som genomfördes på ett smidigt sätt. När vi väl var ombord på tåget gick vi hela vägen och slutförde införandet som planerat. Professionalismen hos leverantörens konsult var verkligen gedigen. Han ställde sina idéer till förfogande och tog även emot utmaningar; inom ett par dagar fanns det oftast alltid en lösning om det inte redan fanns en.

Lahtis stads företagsportfölj rapporterade:

Saara Sburatura, ekonomiplaner och Veli-Pekka Ignatius, chef för bolagsstyrning.