Health Check -analysen är ett sätt att säkerställa att portföljer som har varit i bruk under lång tid fortfarande används effektivt och att det inte finns några överflödiga eller föråldrade fält.
”När du väl har ett system är det värt att hålla det i gott skick.” Denna grundidé styr utvecklingen av SSAB:s projektportfölj. Sex år efter förvärvet av portföljen var det dags att se till att projektportföljen och dess datamodell var aktuella. En hälsokontroll genomfördes för att bedöma portföljens tillstånd.
Under Health Check kör Thinking Portfolios applikationskonsulter rapporter från portföljen som beskriver datamodellens tillstånd och visar hur mycket av varje fält eller rapport som till exempel har använts. Det säkerställer att det inte finns någon äldre teknik kvar i portföljen som kunde implementeras mer effektivt. Analysen resulterar i en utvecklingsväg, där Thinking Portfolios konsulter utarbetar förslag för ytterligare utveckling av portföljen.
”När vi lanserade portföljen 2017 visste vi inte riktigt vilka fält vi skulle välja. Nu ville vi säkerställa att portföljen var meningsfull och inkluderade allt vi behövde, men inget onödigt”, säger Antti Piirainen, IT PMO Lead för SSAB:s Europa Division.
Haelth Check innebär några möten – vanligtvis tre – där Thinking Portfolios applikationskonsulter går igenom rapporterna och analysresultaten med klienten. Antti fann att Health Check var en lättviktig paket som kunde slutföras vid sidan av annat arbete.
Snabbare åtkomst till portföljen och en tydligare gränssnitt
Välståndsanalysen visade att SSAB:s portfölj fortfarande var i relativt gott skick. Fält och enheter som inte användes togs bort från portföljen, SmartTable lades till som de mest moderna lösningarna och projektarkivering förnyades.
”Nu är portföljgränssnittet tydligare. Uteslutningen av vissa saker återspeglas i hastigheten för användaren; sidor laddas snabbare och portföljen har tydligare skärmar för vad som ska användas”, säger Antti.
Vanligtvis utförs en Health Check om portföljens datamodell inte har uppdaterats på ett tag. Ändringar i organisationens arbetsmodell och förändringar i organisationens mål är också vanliga skäl till att genomföra en analys.
På SSAB begärdes en välfärdsanalys innan portföljen flyttades till HUB-plattformen.
”Vi hade inga större problem med portföljen. Vi ville göra en Health Check för att veta att portföljen var i gott skick innan den flyttades till HUB-plattformen. Ju enklare och enklare systemet är att använda, desto mer kommer det att användas,” säger Antti.
Health Check är särskilt utformad för organisationer som har använt portföljen i flera år.
”Ju längre portföljen har varit i bruk, desto viktigare är det att göra en Health Check för att stödja organisationens egna riktlinjer och processer. Jag skulle definitivt rekommendera det,” summerar Antti.
SSAB:s Health Check -uppleverser berättade
Antti Piirainen
Head of PMO, Europe division, SSAB Europe Oy
Artikeltext: Tyyne Taunila, Marknad Specialist, Thinking Portfolio
