Som konstinstitutioner för alla finländare erbjuder Nationaloperan och Nationalbaletten opera- och balettföreställningar och andra evenemang för alla åldrar. Gästföreställningar, skoloperor samt tv- och streamade föreställningar tar handlingen över hela Finland.
Projektportföljen är ett lednings- och kommunikationsverktyg
Finlands nationalopera och balett (SKOB) köpte Thinking Portfolios projektportfölj för att ge all personal insyn i pågående projekt och för att underlätta projekt- och portföljhantering.
Alla användare har nu tillgång till systemet, piloteringen ligger bakom oss och planer för nya projekt görs upp i portföljen. Inom Nationaloperan och baletten pågår genomförandet av projektportföljen för närvarande, enligt systemchef Petra Tarkiainen och produktionschef Jere Pensikkala, som var huvudansvariga för att anpassa portföljen till organisationens behov.
-När vi hade definierat parametrarna med Thinking Portfolio startade vi piloten. Ingen egentlig utbildning planerades, eftersom portföljen är självstyrande. Vi finns där som en backup för nya användare och kommer att utbilda vid behov, men hittills har ingen haft några frågor.
Utifrån användarnas feedback har portföljen tagits emot mycket väl, säger Petra Tarkiainen.
Thinking Portfolios konsulter vet vad de gör och det finns alltid en lösning i portföljen.
SKOB:s projektgrupp ger Thinking Portfolio ett A för projektgenomförandet. De är särskilt tacksamma för den insikt de fick från externa experter, som har hjälpt dem att uppmärksamma rätt saker i sin egen process.
Nu när portföljen rullas ut i större utsträckning internt säger Tarkiainen och Pensikkala att de har märkt att samma goda kundservice fortsätter som under portföljdefinitions- och parameteriseringsfasen. Thinking Portfolio tar hand om kunden och håller dem informerade om andra möjligheter.
-Implementeringsprojektet gick smidigt. Vi tyckte att projektet var välstrukturerat och välskött. Det var lätt för oss att bidra med vår egen sakkunskap och våra förväntningar. Våra förväntningar har uppfyllts på ett bra sätt.
-Det kändes helt otroligt att ha ett så brett utbud av möjligheter i portföljen. Planeringen och stödet för genomförandet är på en bra nivå och Thinking Portfolio har förvaltat projektet mycket bra. Det är anmärkningsvärt vad portföljen kan göra, jag kan inte komma på en enda fråga där systemet inte har fungerat för oss, det har alltid funnits en lösning.
Nästa steg: produktionsportföljen
På SKOB ser man det som positivt att systemet ständigt utvecklas. Det är också praktiskt att portföljen kan utökas för olika användningsområden.
-Nästan undersöker vi möjligheten att portfölja våra produktioner i Thinking Portfolio, vilket också är en del av en större översyn av vår produktionsplaneringsprocess.
Thinking Portfolio kommer att möjliggöra bättre kommunikation till all personal, med totalt 700 användare inklusive visningsrättigheter, även om färre användare kommer att uppdatera projekten. Antalet aktiva användare i produktportföljen närmar sig 200. Man räknar med att den erfarenhet som användarna får från användningen av projektportföljen också kommer att gynna skapandet av produktionsportföljen.
Med tankeportföljen har allt fungerat effektivt. Vi har inte missat några förfrågningar, våra önskemål och många fler har uppfyllts, säger Tarkiainen och Pensikkala när de sammanfattar sitt samarbete med Thinking Portfolio hittills.
Intervjupersonerna var:
Petra Tarkiainen, administratör
Jere Pensikkala, produktionschef Finlands nationalopera och balett
