Thinking Portfolios projektportfölj ger öppenhet och enkel resursplanering i Natural Resources Institutes mångsidiga organisation

Naturresursinstitutet i Finland är en forsknings- och expertorganisation som bygger välstånd och en hållbar framtid med hjälp av förnybara naturresurser. (www.luke.fi)

Luke har infört Thinking Portfolios projektportfölj, som de kallar Projector. Sedan genomförandeprojektet har portföljen hittills presenterats på olika sätt för cirka 500 användare, med utbildnings- och demonstrationssessioner för dem samt “gästvärdskap” för dem som har uppdaterat sina egna projekt i portföljen. Under den här övningen har det blivit mycket tydligt att förvärvet var rätt, eftersom det finns en tydlig önskan och ett tydligt behov av att införa portföljen”, säger Luke’s Project Centre Manager Laura Kitti, som är ansvarig för införandet av projektportföljen Thinking Portfolio och implementeringen av den nya projektmodellen.

Det samtidiga införandet av en ny projektmodell och ett nytt projektledningssystem kräver också mer tid för användarna att sätta sig in i portföljen. Å andra sidan stöder de två nya sakerna varandra och portföljen kommer från början att användas enligt den nya processen, vilket Tuomas Nummelin utvecklingschef, ser som en övergripande positiv sak.

-I början av utbildningskurser har vi ofta sett en tydlig utmaning i övergången från det gamla till det nya. Detta är också kopplat till den nya projektmodellen. Vi har dock redan fått beröm för att Thinking Portfolio fungerar bra i vår miljö, även om det nya tillvägagångssättet och systemet inledningsvis kommer att kräva lite extra arbete av oss i övergångsfasen. Fördelarna med detta kommer att återspeglas i en lättare arbetsbörda i framtiden. Så för tillfället är rutinen fortfarande lite bristfällig, men den kommer att utvecklas i takt med att vi får verklig erfarenhet och ser fördelarna.

Thinking Portfolio ger öppenhet som understryker vikten av att arbeta tillsammans.

Laura beskriver mångfalden i Lukes organisation och projekt. Organisationen är matrisbaserad, med anställda i vertikala forskningsenheter och projekt i horisontella forskningsprogram. I linje med den organisatoriska strukturen delar Thinking Portfolio upp portföljerna i enhets-, team- och programportföljer, som ytterligare är uppdelade i fokusområden. Dessa har också olika mål när det gäller innehåll och finansiering. Systemet är öppet och alla läsare har insyn i alla projekt. Alla kan också skapa en egen portfölj som visar de projekt de arbetar med.

-Det är fantastiskt att kunna se alla dessa olika projekt som ett enda och från olika vinklar. Ett mycket mångsidigt verktyg för portföljuppföljning – mycket inspirerande!

-Vi har äntligen fått ett riktigt verktyg för forskningsledare för att övervaka och underhålla projekt, förutse framtida arbete och ansöka om finansiering – ett fantastiskt verktyg för detta! Det ger verkligen matrisen en mycket större synlighet än tidigare.

Öppenheten i Thinking Portfolios projektportfölj är mycket uppskattad av läsarna. Tidigare har det varit en utmaning att ta reda på vad som händer internt när det gäller projekt och vilken typ av projekt som pågår. Med den nya projektportföljen läggs större vikt vid samarbete, inklusive en bättre förståelse för serviceteamens roll som stöd för projektledare. Som helhet får vi mer information, projektportföljen Thinking Portfolio hjälper oss att kommunicera, sammanfattar Tuomas.

-Kommentarer från användarna visar att verktyget upplevs som enkelt, de känner att mer information nu är tillgänglig. Även filtreringsfunktionerna och rapporteringen genom det är det som har saknats, det stöder allt vi gör enormt mycket.

-Utbildningen är fortfarande inte avslutad. Efter de allmänna utbildningarna kommer utbildningarna att fortsätta med riktade utbildningar för olika användargrupper. Det finns höga förväntningar i luften mot bakgrund av vad som hittills har upplevts. Vi tränar för ett proaktivt och framåtblickande tillvägagångssätt, vilket vi kommer att fokusera på i framtiden. Jag hoppas, och tror verkligen, att förväntningarna på projektportföljen kommer att fortsätta att uppfyllas, tillägger Laura.

Olika typer av projekt kan lätt passa in i Thinking Portfolio.

Även om det fortfarande finns en del projekt som ska överföras från det gamla systemet har ett stort antal projekt redan övergått till Thinking Portfolio. Trots de mycket olika typerna av projekt har de kunnat passa in i Thinking Portfolios projektportfölj, till exempel trots olika finansieringsprofiler. Analysen och jämförelsen av olika finansieringsprofiler från FoU-projekt till affärssamarbeten är nu också smidigare. Dessutom har osäkerhetshanteringen förbättrats tack vare portföljens resursplanering”, säger Laura och Tuomas och räknar upp de förbättringar som portföljen har medfört.

-Vi skulle rekommendera Thinking Portfolio till andra forskningsinstitut och organisationer. En av de viktigaste funktionerna i portföljen är möjligheten att mäta osäkerheten om framtiden och relatera den till annan information i portföljen. Vi ser också en stor potential i den öppna idéinkubatorn, där spiror av framtida projekt kommer att samlas.

Chefen för projektcentret Laura Kitti och utvecklingschefen Tuomas Nummelin.