Tavoitteena näkyvyys reaaliaikaiseen dataan sekä tulevaisuuteen
Projektisalkku otettiin Vaasan yliopistolla käyttöön viime vuonna. Sen toivottiin lisäävän läpinäkyvyyttä sekä tukevan raportointia ja tietojohtamista. ”Datalähtöistä salkunhallintaa ei ole aiemmin pystytty tekemään, koska tieto on ollut pirstaleina ja ihmisten muistin varassa”, Tapio Männistö Vaasan yliopiston talouden ja hankehallinnan palveluista sanoo.
Salkunhallinnan kehitysmatka on edennyt jouhevasti. Nykyään data on yhdessä paikassa määrämuotoisena ja vertailukelpoisena. Tapion mukaan tilanne on ollut hedelmällinen, ja tietoon perustuvaa johtamista on päästy kehittämään. Tiedon ajantasaisuus onkin paljon pinnalla. ”Haaveena on ollut, että tieto tallennetaan jo sen syntymisvaiheessa, jolloin se olisi aina ajantasaista ja validia”, Tapio sanoo. ”Siirrytään katsomasta sumuisen oloiseen peruutuspeiliin ja aletaan katsoa eteenpäin niin, että nähdään myös trendiviivoja.”
Kehitysmatkalle voi lähteä kevyin kantamuksin
Projektisalkun kehitystä lähdettiin tekemään Excel-pohjaisen ratkaisun päälle. Tapio huomasi, että ensimmäisiin määrittelytyöpajoihin voi lähteä aika kevyesti, eikä vastauksia tarvitse olla valmiina. ”Ei ollut mitään mihin verrata, kun lähdettiin luoman täysin uusi systeemi ja toimintoketju softan ympärille”, Tapio sanoo. Toisaalta oli mukava, ettei myöskään ollut poisoppimista vanhasta sovelluksesta.
Salkku otettiin käyttöön viime vuonna ja ensimmäinen vuosi on keskitytty projektinhallinnan kehittämiseen. Liikkeelle piti lähteä tarpeeksi pienin askelin. ”Huomattiin, että ensin täytyy keskittyä projektienhallintaan ja tiedon tuottamiseen, jotta päästään johtamaan koko salkkua”, Tapio kertoo. Ajatus on, että seuraava vuosi keskitytään salkunhallinnan johtamiseen sekä digitalisaation ja tiedolla johtamisen kehittämiseen.
Onnistumisia, haasteita ja positiivisia yllätyksiä
Tapio on huomannut, että kun ymmärretään, miksi tietoa kerätään, niin nähdään, miten se tuo aidosti arvoa loppukäyttäjälle. Hänen mielestään kehitysprosessissa hienoja hetkiä ovat olleet ne, kun ihmiset ovat yhtäkkiä ymmärtäneet mihin kaikkeen salkkua voi hyödyntää. ”Esimerkiksi riippuvuuksien näkeminen, hankkeiden sisäisten tehtävien kirjaaminen sekä mahdollisuus viedä tiedot suoraan sähköposteihin ovat tuoneet käyttäjille lisäarvoa.”
Dialogit ovat olleet tärkeä osa muutosjohtamista. ”On tärkeä voida perustella miksi mitäkin tehdään, ja miksi dataa kannattaa tuottaa”, Tapio sanoo. Hänen mielestään ohjeiden ja videoiden tekeminen sekä koulutusten järjestäminen on kivaa, ja niitäkin pitääkin olla. Kuitenkin jos kukaan ei katso ohjetta tai osallistu koulutukseen niin niistä ei saada toivottua hyötyä. ”Kohderyhmän saavuttaa sillä, että oikeasti tapaa ihmisiä”, Tapio sanoo.
Onnistumisten lisäksi matkan varrelta on kertynyt hyviä oppeja jatkoa varten. Suurin haaste kehitysmatkalla on ollut muutosagenttiuden keskittyminen paljolti yhden henkilön vastuulle. Jälkikäteen Tapio ajattelee, että käyttöönotto olisi voinut edetä vielä jouhevammin, jos vastuuttamista olisi lisätty organisaation yksikkötasolla.
Projektisalkku on tuonut apua raportointiin ja myös johto on hyötynyt salkkuun kerätystä tiedosta. Nyt eri yksiköissä syntyvää dataa pystytään vertailemaan määrämuotoisuuden ansiosta. Tärkeä hyöty on myös resurssibudjetoinnin tekeminen salkun avulla. Salkkuun on voitu määritellä, paljonko henkilöstöä resursoidaan hankkeille versus linjatyöhön.
Salkussa tietoon päästään käsiksi reaaliajassa eikä vasta jälkikäteen reagoiden. ”On hienoa ajatella, että tieto on yhdessä paikassa, eikä sitä tarvitse etsiä ihmisten päiden ja sähköpostien tiedostojen syövereistä”, Tapio sanoo. Tavoitteena on, että jatkossa tietoa syntyisi mahdollisimman paljon myös automaattisesti.
Matka Thinking Portfolion kanssa jatkuu
Thinking Portfolion kanssa on ollut mutkatonta toimia. Tapio kertoo, että keskustelut ovat edenneet hyvin ja muutokset tapahtuneet nopeasti: ”Koko toimitusketju on ollut jouheva ja kepeä ja meitä on ymmärretty hyvin.” Projektisalkkusovellus on saanut positiivista palautetta myös käyttäjiltä: ”Softa on helppokäyttöinen ja intuitiivinen, se toimii loogisesti.”
Tapio Männistö
Asiantuntija, Vaasan yliopisto, talouden ja hankehallinnan palvelut
Teksti: Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio
