Kuvassa QOCO Systemsin projektitiimin jäsenet Heli Kivisoja, Janne Kulmala, Laura Auhto-Savolainen sekä Valeriia Diupon. 

 

Ohjelmistotalo QOCO Systems Oy toimii lentoalalla ICT-toimittajana. Nyt kasvava yritys on saanut Thinking Portfoliosta kaivattua yhteismitallisuutta ja struktuuria projektikokonaisuuden hallintaan.

Kasvu loi tilan uudelle projektinhallinnan työkalulle

QOCO Systems Oy on lentoalan ohjelmistotalo, jonka asiakkaita ovat mm. lento- ja huoltoyhtiöt, sekä koneiden moottoreita valmistavat yritykset. Kasvutavoitteet ovat luoneet tarpeen ja mahdollisuuden projektinhallinnan kehittämiselle.

Heli Kivisoja on ollut projektinvetäjänä etsimässä sopivaa ratkaisua. Hän kokee, että QOCO Systemsin aiemmatkin käytännöt asiakasprojektienhallintaan ovat olleet hyviä. Yrityksen kasvaessa on kuitenkin syntynyt tarve strukturoidummalle ja yhteismitalliselle portfoliohallinnalle, jotta projekteja voidaan seurata ja niiden etenemistä mitata paremmin. Samalla myös resursointi ja tulevaisuuden suunnittelu paranisivat.

Vaihtoehtoja punnittiin tarkkaan. Kansainvälisten ja kotimaisten yritysten joukosta Thinking Portfolio valikoitui muutamasta syystä.

Vaikka Thinking Portfolion juuret ovat Suomessa, tuki ja koko palvelu on saatavilla myös englanniksi sekä muutamalla muulla kielellä – tämä oli ympäri maailmaa toimivalle QOCO Systemsille välttämätöntä.

 

”Thinking Portfoliolla on suoraviivaisempi ja selkeämpi järjestelmä kuin monella kilpailijalla”

 

Helillä oli Thinking Portfolion järjestelmästä jo ennestään hyviä kokemuksia:

”Uskalsin suositella, että tämä on oikeasti hyvä järjestelmä, joka on helppo ottaa käyttöön. Tiesin kokemuksesta, että käyttöönottoprojektit ovat sujuvia ja että saisimme paljon tukea Thinking Portfolion ammattimaisilta konsulteilta”, hän sanoo ja jatkaa, että lisäksi Thinking Portfoliolla on suoraviivaisempi ja selkeämpi järjestelmä kuin monella kilpailijalla.

 

Thinking Portfolion käyttöönotosta pelkkiä ruusuja

Käyttöönotto oli selkeä ja sujui ketterästi. Projektitiimiin kuului QOCO Systemsin puolelta neljä henkilöä, jotka pääsivät vaikuttamaan siihen mitä tehtiin ja samalla itse oppimaan järjestelmän käyttöä.

”Pidettiin suunnittelupalaveri, iskettiin workshopit kalenteriin ja ryhdyttiin hommiin”, Heli kertoo.

Järjestelmä koettiin heti joustavaksi ja hyvin asiakaskohtaisesti muokattavaksi.

”Vaikka Thinking Portfoliolla on asiakkaina isoja korporaatioita ja pienempiä ketteriä toimijoita sekä kaikkea siltä väliltä, niin pystytte hyvin mukautumaan jokaisen asiakkaan toiveisiin.”

Käyttöönottovaiheesta Thinking Portfolion konsultit saavat positiivista palautetta asiakkaan tarpeiden kuuntelusta. Keskusteluista saatiin nostettua esiin kaikkein oleellisimmat asiat, ja muutoksia saatiin tehtyä jo työpajan aikana.

Lisäksi ilahdutti, että Thinking Portfolion konsultit näyttivät, millaisia onnistuneita ratkaisuja toisille asiakkaille on rakennettu esimerkiksi raporttipohjiin liittyen.

 

Onnistumiset kannustavat jatkokehittämiseen – seuraavana vuorossa on Thinking Portfolion Riskisalkku

Käyttöönoton jälkeen Thinking Portfolio on ollut helposti omaksuttavissa, ja ilman koulutuksiakin organisaatiossa on saatu juonesta hyvin kiinni.

Työkalu on tuonut helpotusta päivittäiseen työhön. Thinking Portfolioon on esimerkiksi rakennettu raporttityypit suoraan QOCO Systemsin asiakkaiden vaatimusten mukaan. Sen seurauksena eri PowerPointien, Excelien ja Wordien ylläpitoa ei enää tarvita, vaan raportit on saatu suoraan järjestelmään sisälle.

”Se on aivan huippu juttu”, Heli iloitsee.

 

”On aivan mahtavaa saada kokonaiskäsitys siitä mitä yrityksessä tapahtuu ja on tapahtunut”

 

QOCO Systemsillä salkku on tuonut uudenlaisen näkyvyyden tulevaisuuden lisäksi myös aiemmin tehtyihin projekteihin. Salkkuun nimittäin vietiin kaikki historiatieto viimeisen kymmenen vuoden ajalta.

Heli kertoo, että johtoryhmältä on tullut palautetta, että on aivan mahtavaa saada kokonaiskäsitys siitä mitä yrityksessä tapahtuu ja on tapahtunut.

Projektisalkun käyttöönotto on innostanut jatkokehitykseen, ja ideoita riittää.

Heli kertoo saaneensa kehitysideoita esimerkiksi Thinking Portfolion Käyttäjäpäivästä, jossa hän pääsi kuulemaan toisten asiakkaiden tarinoita salkkujen kehityksestä. Seuraavaksi QOCO Systemsillä on vuorossa Thinking Portfolion Riskisalkun käyttöönotto.

 

QOCO Systemsin salkunhallinnan kehittämisestä kertoi:

Heli Kivisoja

Customer Success Manager

QOCO Systems Oy

 

 

“QOCO auttaa ilmailualaa menestymään muuttuvassa maailmassa luomalla uusia tapoja työskennellä, kommunikoida ja hyödyntää dataa. Olemme olleet lentoyhtiöiden, MRO:iden ja ilmailualan OEM-valmistajien luotettava kumppani yli 12 vuoden ajan. Ratkaisumme parantavat merkittävästi alan monimutkaisia prosesseja. Niiden avulla asiakkaamme saavuttavat enemmän tekemällä vähemmän ja säästävät aikaa työvaltaisissa tehtävissä. Tuomme myös näkyvyyttä asiakkaiden toimintaan tukeaksemme reaaliaikaiseen tietoon perustuvaa päätöksentekoa.” (https://www.qoco.aero/)

 

Teksti: Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio