Hyvinvointianalyysi on keino varmistaa, että jo pidempään käytössä olleiden salkkujen käyttö on edelleen tehokasta eikä käytössä ole turhia tai vanhentuneita kenttiä.
”Kun jokin järjestelmä on hankittu, se kannattaa pitää kunnossa.” Tämä perusajatus ohjaa SSAB:n Projektisalkun kehittämistä. Kuusi vuotta salkun hankinnan jälkeen oli aika varmistaa, että Projektisalkku ja sen tietomalli ovat ajan tasalla. Salkun kunto kartoitettiin tekemällä sille hyvinvointianalyysi eli Health Check.
Health Checkissä Thinking Portfolion sovelluskonsultit ajavat salkusta tietomallin tilaa kuvaavat raportit, joista nähdään, paljonko mitäkin kenttää tai esimerkiksi raporttia on käytetty. Samalla varmistetaan, ettei salkkuun ole jäänyt vanhaa tekniikkaa, joka voitaisiin toteuttaa tehokkaammin. Analyysin lopputuloksena valmistuu kehitysroadmap -suositus, johon Thinking Portfolion konsultit koostavat ehdotuksia salkun jatkokehittämisestä.
”Vuonna 2017 salkkua käyttöönotettaessa, emme vielä tienneet kunnolla mitä kenttiä kannattaa valita. Nyt halusimme varmistaa, että salkun käyttö on järkevää ja mukana on kaikki tarpeellinen, muttei mitään turhaa”, SSAB:n Europe Divisioonan IT PMO-vetäjä Antti Piirainen kertoo.
Health Checkiin kuuluu muutama – yleensä kolme – palaveria, joissa Thinking Portfolion sovelluskonsultit käyvät raportit ja analyysin tulokset läpi yhdessä asiakkaan kanssa. Antin mielestä Health Check oli sopivan kevyt kokonaisuus, jonka pystyi hoitamaan muun työn ohessa.
Salkun käyttö nopeutui ja käyttöliittymä selkeni
Hyvinvointianalyysissä selvisi, että SSAB:n salkku oli edelleen varsin hyvässä kunnossa. Salkusta karsittiin kenttiä ja kokonaisuuksia, joille ei ollut käyttöä sekä lisättiin uudenaikaisimpina ratkaisuina SmartTableja ja uudistettiin projektien arkistointia.
”Nyt salkun käyttöliittymä on selkeämpi. Tiettyjen asioiden poisjättäminen näkyy käyttäjälle nopeutena; sivut latautuvat aiempaa nopeammin ja salkussa on selkeämmät ruudut mitä käytetään”, Antti sanoo.
Yleensä Health Check tehdään, jos salkun tietomallia ei ole päivitetty hetkeen. Myös organisaation toimintamallimuutokset ja muutokset organisaation tavoitteissa ovat tavallisia syitä analyysin tekemiselle.
SSAB:lla hyvinvointianalyysi haluttiin tehdä ennen kuin salkku siirrettiin HUB-alustalle.
”Meillä ei ollut mitään isompaa ongelmaa salkun käytössä. Halusimme tehdä Health Checkin, jotta tiedämme salkun olevan hyvässä kunnossa, ennen HUB-alustalle siirtoa. Mitä helppokäyttöisempi ja yksinkertaisempi järjestelmä, sitä enemmän sitä käytetään”, Antti sanoo.
Health Check on tarkoitettu erityisesti organisaatioille, joilla salkku on ollut käytössä useamman vuoden.
”Mitä kauemmin salkkua on käyttänyt, sitä tärkeämpää Health Check on tehdä, jotta se tukee organisaation omia toimintatapoja ja prosesseja. Suosittelen sitä ehdottomasti”, Antti summaa.
SSAB:n Health Check -kokemuksista kertoi
Antti Piirainen
Head of PMO, Europe division, SSAB Europe Oy
Teksti: Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio
