Projektisalkunhallinta ja hyvä resurssien hallinnan toteuttaminen (esim. Thinking Portfolio® Projektisalkku) voi antaa organisaatioille jopa 30 prosenttia lisää tuottavuutta tai auttaa siirtämään käynnissä olevien hankkeiden resursseista kriittisempiin ja strategisempiin projekteihin. Tämän päivän toimintaympäristöllä millään organisaatiolle ei olisi varaa jättää tätä mahdollisuutta käyttämättä.

Idea ja projektiehdotus vaiheessa useimmat projektit ja kehitysohjelmat ovat usein linjassa yrityksen asettamien strategisten tavoitteiden kanssa. Jatkoanalyysivaiheessa käynnistettävien projektien osalta tulee varmistua, että liiketoiminnalliset perustelut ovat kestävällä pohjalla. Valituista projekteista laaditaan tarkempi projektikuvaus ja kustannushyötyanalyysi.  Tässä vaiheessa tehdään priorisointiin liittyviä päätöksiä.

Kysymyksiä, keskusteltavia ja päätettäviä näkökulmia silloin ovat mm.

  • Ovatko kriittiset resurssimme kiinnitettyinä tärkeimmissä ja kriittisissä projekteissa? Jokaisen uuden käynnistettävän merkittävän projektin alkaessa tämä on tärkeä kysymys.
  • Ovatko pipelinessa olevat projektit yhä linjassa organisaation strategisten tavoitteiden kanssa? Tämä on tärkeää jatkuvaa seurantaa ja aktiivisen PMO:n tehtäviä.
  • Tuottaako projekti mitattavia välitavoitteiden, joiden kautta konkreettisesti varmistumme, että projektilta odotettavat tulokset ovat odotusten mukaisia? Projektit, jotka tuottavat mitattavia välitavoitteita saavat korkeamman prioriteetin kuin projektit, joiden tuloksien mittaamiseen ei uskottavia mittareita voi asettaa.
  • Onko resursseja kohdennettavissa uudelleen suhteessa liiketoimintaympäristön muutoksiin, kilpailijoiden ja asiakkaiden odotuksiin? Parhaat pelaajat ovat tärkeä laittaa kentälle niihin otteluihin, joista voitto on organisaatiolle tärkeä.
  • Projektisalkun kokonaisriski arvioidaan vertaamalla teknisen onnistumisen todennäköisyyttä projektin odotettuun hyötyyn. Kytkentä kokonaisvaltaisempaan Riskisalkunhallintaan (esim. Thinking Portfolio® Riskisalkku)

Hyvä resurssisuunnittelu huomioi ihmisten osaamisen ja kyvykkyydet

Hyvässä projektisalkun resurssisuunnittelussa henkilöresurssien kokemus ja taidot tulee olla tunnistettuna. Näin resurssisointipäätöksiä perustuvat kyvykkyyksiin, kompetenssiin ja osaamiseen. Kompetensseista voidaan luoda myös resurssipooleja, joita voidaan joustavammin johtaa ja ohjata projektisalkussa (esim. Thinking Portfolio® Projektisalkku).

Syntyykö projektin lopputuloksista monistettavia toimintatapoja, tuotteita tai palveluja? Ja millä eri tavoin niitä voidaan skaalata ja siten parantaa kannattavuutta sekä tuottavuutta? Monistettavuus ja skaalautuminen antaa lisää vipua projektin lopputuloksen tuottavuudelle ja kannattavuudelle.