Thinking Portfolion Projektisalkku, kavereiden kesken TEPPO, on ollut Turun ammattikorkeakoululla käytössä pian seitsemän vuotta. Kavereita TEPOlla riittää, sillä kaikilla, siis lähes kahdeksallasadalla ammattikorkeakoulun työntekijällä, on tunnukset järjestelmään.
Turun ammattikorkeakoululla projektinhallinnan kypsyystaso on hyvä ja salkun kehityksessä rima on nostettu korkealle.
”Mehän rakastamme tätä järjestelmää ja salkkua!” ammattikorkeakoulun projektitoimiston päällikkö Paula Ailio toteaa. Asteikolla 1–5 organisaation projektihallinnan maturiteetti on noin nelosen tasoa.
Hankeasiantuntija Arina Ventelä kertoo, että koko henkilöstö on tottunut salkun käyttöön.
”Uudet työntekijät perehdytetään suoraan työkaluun ja siihen, että siellä käydään viikoittain”, Arina sanoo. Hänellä TEPPO on käytössä päivittäin.
Mehän rakastamme tätä järjestelmää ja salkkua!
Syötteet kehittämiselle tulevat sekä organisaation sisältä että projektien rahoittajilta
Turun ammattikorkeakoululla on käytössä FLEX-sopimus, joka mahdollistaa joustavan pienkehityksen salkkuun. Ja pienkehitystähän tarvitaan, sillä rahoittajien raportointivaatimukset ja tarpeet muuttuvat jatkuvasti.
”Salkun täytyy elää, jotta se pysyy hyödyllisenä. Jos TEPPO ei pystyisi muuttumaan rahoittajien toiveiden mukaisesti, voisi syntyä lisä-Exceleitä ja varjojärjestelmiä”, Arina sanoo.
”Salkku on jo tosi toimiva, mutta nälkä on kasvanut syödessä. Olemme aktiivisia ja aika kunnianhimoisia salkun kehittäjiä”, Paula sanoo. ”Olemme laittaneet järjestelmän töihin – salkussa on paljon automatiikkaa.”
Turun ammattikorkeakoululla on otettu tiukka ote myös projektien sisäisestä hyväksyntäprosessista ja porttipäätöksistä.
”Monet meidän kokoiset organisaatiot ovat pulassa, kun projektihakemuksia voi lähteä ilman asianmukaista hyväksyntää tai niin etteivät kaikki tiedä niistä. Meillä vararehtori ei laita nimeään yhtään mihinkään, ellei asia ole TEPOssa. Meillä on tiukka porttiratkaistu.”
Hyvästä projektinhallinnan kypsyystasosta kertoo sekin, että muista ammattikorkeakouluista ja yliopistoista on haluttu tulla Turun ammattikorkeakoululle benchmarking-vierailuille tutustumaan heidän tapoihinsa käyttää ja kehittää salkkua.
TEPPO tukee strategian ja hiilineutraaliustavoitteiden toteutumista
TEPPO on tuonut näkyvyyttä projektien strategiakytkentään, Arina sanoo ja toteaa, että projekteja ei toteuteta, jos ne eivät tue strategiaa. Hän kertoo, että nykyään strategialinkki pitää pystyä nimeämään jo kunkin projektin ideointivaiheessa.
Yksi Turun ammattikorkeakoulun strategisista tavoitteista on päästä hiilineutraaliuteen. Vastuullisuustavoite on lisännyt vaatimuksia myös TKI-toiminnalle ja projekteille.
Hankkeissa täytyy määritellä, millä tavoin ne tukevat kestävyyttä taloudellisesti, sosiaalisesti, ekologisesti ja kulttuurisesti.
”Kestävä kehitys ja vähähiilisyys on tuonut aivan uuden vaatimustason. Hankkeissa täytyy määritellä, millä tavoin ne tukevat kestävyyttä taloudellisesti, sosiaalisesti, ekologisesti ja kulttuurisesti. Lisäksi täytyy tunnistaa hankkeisiin liittyviä erityisiä kestävän kehityksen toimenpiteitä”, Paula täsmentää.
Vastuullisuusteemaa seurataan johtoryhmätasolla ja määrättyjen kriteerien avulla tehdään raportointia mm. Turun kaupungille, ministeriölle ja muille sidosryhmille.
Ihan best support ever!
Paula ja Arina ajattelevat, että tulevaisuudessa he voisivat ottaa käyttöön myös muita salkkumalleja.
”Projekti- ja Resurssisalkku ovat niin vakiintuneita, että näkisin, että voisimme myöhemmin laajentaa salkkupuolta. Tiedän, että vaihtoehtoja on paljon”, Paula sanoo.
Nyt on kuitenkin tarkoitus jarrutella kehitysvauhtia hetkeksi, sillä alkuvuosi on ollut hektistä TEPOn kehittämisen kanssa.
Thinking Portfolion sovelluskonsultit ja tuki saavat kiitosta hyvästä yhteistyöstä ja kehityksestä: ”Teidän supportinne toimii nopeasti. Ihan best support ever!”
Turun ammattikorkeakoulun salkunhallinnan kehityksestä kertoivat
Paula Ailio
Projektitoimiston päällikkö
Turun ammattikorkeakoulu
Arina Ventelä
Hankeasiantuntija
Turun ammattikorkeakoulu
