Hyvinvointialueen omien projektien Projektisalkku on korvaamaton stetoskooppi koko hyvinvointialueen kehitystyöhön ja muutosjohtamiseen.

Ilman Projektisalkkua puolet hyvinvointialueen projekteista ovat todennäköisessä vaarassa ylittää budjetin. Ilman riittävää projektijohtamista ja projektisalkunhallintaa ei tule lupausten mukaisia onnistumisia.

Jokainen hyvin ajoitettu ja johdettu projekti säästää hyvinvointialueen ja yhteiskunnan rahaa ja voimavaroja sekä lisävelkaa.

Hyvinvointialueiden tavoitteita ja lupauksia ovat palveluiden organisoiminen ja tuottaminen korkealla laadulla ja kustannustehokkuudella. Projektisalkunhallinta antaa näkyvyyden näiden vaikutusten toteutumiseen.

Hyvinvointialueiden uudet aluevaltuustot päättävät, miten sosiaali- ja terveyspalvelut alueilla toteutetaan sekä miten ja mihin projekteihin rahaa ja resursseja käytetään.

 

Tärkeää on, miten hyvinvointialueiden henkilöstön motivoinnista ja jaksamisesta huolehditaan.

Projektisalkun keskeinen osa on resurssisuunnittelu. Resurssisuunnittelu on hyvinvointialueen henkilöstön jaksamisen edunvalvontaa, ja samalla tuottavuuden varmistamista ja osa muutosjohtamista.

Hyvinvointialueen tietojohtaminen, projektisalkunhallinta, riskien ennakointi ja riskienhallinta ei voi olla menneiden aikojen tapaan Excel-taulukoiden varaan rakennettua.

Yksi keskeinen asia on huolehtia, että henkilöstöllä on käytössään parhaat, helppokäyttöiset ja hyväksi todetut, toimialalle soveltuvat työvälineet.

 

Hyvinvointialue tytäryhteisöineen muodostaa hyvinvointialuekonsernin, ja konsernin kaikki

  • projektit ja hankkeet
  • sovellukset ja järjestelmät
  • riskit ja niiden hallinta
  • tehtävät
  • viestintä
  • osaaminen ja sen kehitys
  • investoinnit
  • palvelut ja niiden elinkaari

tulee osata johtaa tehokkaalla, laadukkaalla ja hyvinvointialueen henkilöstöä huomioivalla tavalla.

 

Alkuvaiheessa muutosjohtamisessa salkunhallinnan tarve on projektien ja investointien sekä sovellusten ja järjestelmien hallinnassa. Riskienhallinta ja ennakointi on näissä keskeinen näkökulma. On hyvä muistaa, että ilman riskien tunnistamista ei voi olla myöskään toimivaa projektin priorisointia.

Säästöt syntyvät siitä, että varmistetaan, etteivät projektien vaatimukset resursoinnille ja budjetille ylity hyväksytystä. Säästöä on myös se, että projektin lopputuloksilla on projektin päätösperustelujen mukaisia vaikutuksia. Vaarana olevat projektien budjettien ylitykset ja tavoitteiden alitukset saavat alkunsa aina siinä vaiheessa, kun kaikki vaikuttaa olevan hyvin. Siksi projektisalkunhallintaan tulee panostaa ennakoivana kontrollina.

 

Kaikki ongelmat ovat saaneet alkunsa silloin kun kaikki oli vielä hyvin

Ennakoimalla vältetään ongelmat, joihin muuten puututaan vasta niiden havaitsemisen hetkellä. Korjaavat toimenpiteet ovat usein juuri niitä, joista syntyy hyväksytyn budjetin ylitys. Hyvällä projektisalkunhallinnalla mahdollistetaan ennakoivat toimet, eli hyvät, hyvinvointialueen kannalta parhaat päätökset.

Keskeisiä salkunhallinnan tehtäviä ja päätöksiä ovat mm. aikataulutus, resurssivaraukset, oikein mitoitettu laajuus ja rajaus, panosten ja vaikuttavuuden tasapainottaminen, riittävän osaamisen varmistaminen, riippuvuuksien hallinta, liiallisten riskien välttäminen ja tilannekuvasta ja kokonaisuudesta viestintä.

Muistetaan aina, että hyvä salkunhallinta on 80% eteenpäin katsomista ja 20% toteutuneesta oppimista.