Jyväskylän yliopistolla projektikulttuuria kehitetään systemaattisesti, toiminta edellä. Thinking Portfolio Projektisalkku otettiin käyttöön, jotta organisaatiossa olisi parempi ja yhtenäisempi tilannetieto siitä mitä toiminnan kehittämiseen tähtääviä projekteja on käynnissä.

Jyväskylän yliopiston kehittämispäällikkö Jaakko Sivusuo oli projektipäällikkönä ottamassa Thinking Portfoliota käyttöön ja on nyt salkun pääkäyttäjä. Hän kouluttaa Projektisalkun käyttöä yliopiston henkilöstölle ja kehittää organisaation projektikulttuuria erityisesti toiminnan kehittämisprojektien kautta.

Tähtäimessä toistamiskykyinen organisaatio, ei yksittäiset sankarisuoritukset

Jyväskylän yliopistolla projektikulttuurikehityksen tavoite ei ole olla ”sankarisuoritusten organisaatio”, vaan halutaan olla aidosti toistamiskykyisiä.

Jaakko jakaa projektikulttuurikehittämisen neljään keihäänkärkeen: toimintatavat, ihmiset, teknologia ja johtaminen. Hänen mukaansa ensin kannattaa keskittyä toimintaan ja sen johtamiseen. Vasta kun projektimaailman toimintatapoja on määritetty ja ihmisiä koulutettu, on aika avata teknologialaatikko.

”Jos mietitään projektikulttuurin kehittämistä, niin jossain kohtaa törmätään pakostikin salkunhallintaan ja yhtenäiseen tilannetietoon. Meillä Thinking Portfolio ja salkunhallinta tulivat ajankohtaisiksi, kun tuli tarve luoda yhtenäisempää tilannekuvaa yliopistolla tapahtuvista asioita”, Jaakko sanoo.

”Jos mietitään projektikulttuurin kehittämistä, niin jossain kohtaa törmätään pakostikin salkunhallintaan ja yhtenäiseen tilannetietoon”

Työkalun teknisestä käyttöönotosta alkaa haastavampi vaihe: organisaation sisäinen käyttöönotto

Thinking Portfolio työkalun tekninen käyttöönotto sujui asiakkaan näkökulmasta hyvin.

”Tästä jäi hyvä fiilis – toimittajalla oli liidi käyttöönottoon ja asiat etenivät. Saatiin valmista eikä tekeminen ollut poukkoilevaa”, Jaakko sanoo ja kertoo, että toimittajan kanssa sovittiin aikataulut ja niissä pysyttiin. ”Tehtiin priorisointejakin siitä mihin aikaa kannattaa käyttää. Tiedettiin aina etukäteen mitä pitäisi tehdä ennen työpajaa, mitä sen aikana tapahtuu ja mitä sen jälkeen tehdään”, Jaakko sanoo.

Kun teknologia on otettu valmiuteen, alkaa monelle haastavampi vaihe eli työkalun käyttöön jalkauttaminen organisaation sisällä.

Jyväskylän yliopistolla salkun käyttöä koulutetaan kuukausittain ja tarpeen vaatiessa, vaikka järjestelmä koetaan helppokäyttöiseksi. Salkun käyttäjille annetaan paljon valtaa ja vastuuta: pakollisia kenttiä on vähän, joten käyttäjät voivat itse arvioida minkä kenttien käytön he kokevat hyödylliseksi projektin ja sen johtamisen näkökulmasta.

”Kaikilla on valta ja velvollisuus johtaa omaa työtään”

Jaakko ajattelee, että motivointi työkalun käyttöön lähtee johdosta. Johdosta täytyy tulla vastakaikua projektipäällikön tekemälle raportoinnille, jotta se koetaan merkitykselliseksi.

”Tässä on meilläkin harjoittelua ja toimintamallin käyttöönotto on alkuvaiheessa. Projektikulttuurin kehittäminen edellyttää myös johtamisessa muutosta. Samoin menestyksekäs Thinking Portfolion käyttöönotto edellyttää muutoksia organisaation toimintamallissa ja johtamisessa”, Jaakko sanoo.

”Organisaatiossa tapahtuu 3 asiaa itsestään: epäselvyys, konflikti ja alisuoriutuminen. Kaikki muu tarvitsee johtamista. Kun sanon johtaminen, en tarkoita, että johtajat johtavat, vaan kaikilla on valta ja velvollisuus johtaa omaa työtään”, Jaakko sanoo.

Projektisalkku mahdollistaa paremmat, faktoihin perustuvat päätökset

Jyväskylän yliopistolla Projektisalkku nähdään mahdollistajana. Salkun systemaattinen käyttäminen mahdollistaa strategisten tavoitteiden tehokkaamman saavuttamisen sekä yhtenäisen tilannetiedon, priorisoinnin, resursoinnin ja päätöksenteon.

”Jos ei tiedetä mitä tapahtuu, niin mihin päätökset, resursointi ja priorisointi perustuvat?”

Salkun parametroinnissa panostettiin erityisesti projektien strategiakytkentöihin ja vaikutuksiin. Salkussa nähdään projektien yhteydet yliopiston kyvykkyysalueisiin, strategisiin kehittämisohjelmiin ja strategian läpileikkaaviin tavoitteisiin sekä yksiköiden kehittämisohjelmiin.

”Salkku mahdollistaa hirveän paljon asioita. Jos ei tiedetä mitä tapahtuu, niin mihin päätökset, resursointi ja priorisointi perustuvat? Salkku toimii mahdollistajana, jotta voidaan tehdä parempia päätöksiä – faktoihin perustuvia. Salkku mahdollistaa tiedolla johtamisen ja läpinäkyvyyden.”

Jyväskylän yliopiston salkkuun annetaan tunnukset kaikille, jotta kaikilla on näkyvyys tietoihin. Tähän on selvä perustelu: yhtenäinen tilannetieto ei tuo haittaa.

Käyttöönoton tukeminen ja projektikulttuurin kehittäminen jatkuvat

Nyt Jyväskylän yliopistolla keskitytään tukemaan salkun käyttöönottoa. Tämä tarkoittaa muutosviestintää, tilannetiedon jakamista ja projektikulttuurin kehittämistä. Luulot pienenevät ja tieto karttuu.

”Uuden oppiminen voi tuntua epämiellyttävältä tai siltä ettei pakollisten kenttien täyttämiseen ole aikaa. Kerran kellotin, että perustietojen täyttäminen oli viiden minuutin homma. Saa olla kova kaveri, jos vuodesta ei löydy viittä minuuttia”, Jaakko nauraa.

Pidemmän tähtäimen tavoite on, että tehdyt päätökset ja priorisointi näkyvät selkeästi salkusta. Ajatus on, että ensi vuonna hallitus- ja strategiaraportointi voisivat tapahtua Projektisalkun strategiakytkentä-välilehden kautta. Tavoite on lisätä jämäkkyyttä viestintään ja vahvistaa läpinäkyvyyttä. Jaakko ajattelee, että salkunhallinta on myös tapa antaa arvoa johdon päätöksille, kun tehdyt päätökset näkyvät konkreettisesti salkkuun priorisoiduissa projekteissa.

Jyväskylän yliopiston salkunhallinnan kehittämisestä kertoi

Jaakko Sivusuo

Kehittämispäällikkö

Jyväskylän yliopisto

 

 

Teksti: Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio