Muutokset ovat väistämätön osa projektinhallintaa. Ne voivat tuoda mukanaan paitsi mahdollisuuksia, myös riskejä, jotka vaarantavat projektin onnistumisen. Hyvä riskienhallinta on tärkeää, jotta voidaan varmistaa, että projekti pysyy kurssissaan myös muutosten keskellä. Tässä blogissa jaamme muutamia käytännön vinkkejä riskienhallinnan parantamiseksi.

1. Säännöllinen riskien arviointi

Ensimmäinen askel on tunnistaa ja arvioida projektiriskit. Tämä sisältää paitsi suoraan projektiin liittyvät riskit myös mahdollisista muutoksista aiheutuvat riskit. Säännöllinen riskien arviointi auttaa pitämään riskilistan ajan tasalla ja varmistaa, että uudet riskit tunnistetaan nopeasti. Tunnistettuja riskejä voidaan hallita salkussa, kuten Thinking Portfolion Projekti- tai Riskisalkussa.

2. Priorisoi riskit

Kaikki riskit eivät ole yhtä merkittäviä. Projektitiimin on priorisoitava riskit niiden vaikutuksen ja todennäköisyyden perusteella. Kiinnitä erityistä huomiota niihin riskeihin, joilla voi olla suurin vaikutus projektin aikatauluun, kustannuksiin tai laatuun.

3. Suunnittele riskien mitigointi osana riskienhallintaa

Jokaiselle tunnistetulle riskille on laadittava suunnitelma, miten riskiä hallitaan tai tarvittaessa lievennetään. Suunnitelman tulisi sisältää mitigointi toimenpiteet riskin todennäköisyyden vähentämiseksi, toimenpiteet riskin toteutuessa sekä vastuutahot ja aikataulut toimenpiteille.

4. Kouluta tiimiä riskienhallinnassa

Projektitiimin tulisi olla tietoinen projektin riskeistä ja osata myös tunnistaa mahdollisia uusia riskejä. Järjestä koulutustilaisuuksia tai työpajoja, joissa käsitellään riskienhallintaa ja keskitytään siihen, miten kukin tiimissä voi auttaa tunnistamaan ja hallitsemaan riskejä.

5. Kehitä kommunikaatiota

Hyvä kommunikaatio on olennainen osa riskienhallintaa. Tiimin jäsenten tulisi olla avoimia ja rehellisiä riskien suhteen ja ilmoittaa havaituista uhista mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Hyvä kommunikaatio auttaa myös varmistamaan, että kaikki osapuolet ovat tietoisia riskienhallintasuunnitelmasta ja osaavat toimia sen mukaisesti.

6. Seuraa riskejä ja päivitä suunnitelmia jatkuvasti

Projektin edetessä uusia riskejä voi ilmetä ja olemassa olevat riskit voivat muuttua. Siksi riskejä on seurattava jatkuvasti ja tarvittaessa päivitettävä suunnitelmia vastaamaan uusia olosuhteita. Tämä auttaa varmistamaan, että projektilla on paras mahdollinen mahdollisuus onnistua muutosten keskellä.

 

Muutoksien tuomiin riskeihin varautuminen vaatii siis säännöllistä riskien arviointia, priorisointia, suunnitelmien laatimista, tiimin kouluttamista, kommunikointia ja seurantaa. Nämä kaikki täytyy huomioida, jotta voidaan tunnistaa ja hallita riskejä sekä vähentää niiden vaikutuksia muutostilanteissa.

 

 

Tutustu Thinking Portfolio Projekti- ja Riskisalkkuun lataamalla Whitepaper-esitetteet:

Thinking Portfolio Projektisalkku Whitepaper (PDF)

 

 

Thinking Portfolio Riskisalkku Whitepaper (PDF)