KUVA: Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue, Elias Metsämaa, Filmbutik
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella on käytössä Thinking Portfolion Projekti-, Idea- ja Sovellussalkut. Salkut ovat edesauttaneet projektinhallinnan kypsyystason nousemista.
Salkunhallinta oli tukena, kun Länsi-Uudenmaan hyvinvointialuetta (LUVN) lähdettiin käynnistämään muutama vuosi sitten. Kun hyvinvointialue yhdistyi yli kymmenestä eri organisaatiosta, erilaiset projektijohtamisen kulttuurit ja tavat piti saada yhtenäistettyä.
”Isoin työ oli pohtia, mikä tulee olemaan juuri LUVNin toimintatapa. Täytyi luoda yhteistä käsitteistöä ja tapoja. Keskeinen lähtökohta oli saada projektitoiminnan laatua ja maturiteettia nostettua”, kehittämispäällikkö Veera Vihula kertoo.
”Nyt noin vuodessa on otettu valtava loikka projektijohtamisen kypsyystasossa. Toimiva projektisalkkujärjestelmä on ollut siinä aidosti apuna ja antanut raameja.”
Projektitoiminnan laatu on noussut salkkujen käytön myötä
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella ihmisten projektiosaamisessa oli aiemmin suuria eroja. Osa oli tottunut vakiintuneisiin toimintatapoihin, kun taas osalla sote-asiantuntijoista ei juuri ollut kokemusta projektinhallinnasta.
Ihmisten projektiosaamista on nyt kasvatettu ja työ jatkuu edelleen. Tarjolla on kattavasti ohjeita ja koulutuksia sekä tukea niin salkun tekniseen käyttöön kuin projektipäälliköille sparrailuun. Kaikilta projektipäälliköiltä edellytetään tiettyjen projekteihin liittyvien minimitietojen kirjaamista salkkuun.
”Meillä ei vaan pyydetä, että käy kirjaamassa jotain salkkuun, vaan oikeasti sparraillaan projektipäälliköitä esimerkiksi siitä millaiset projektin hyötytavoitteet ja mittarit voisivat olla hyviä”, Veera kuvailee.
”Nyt noin vuodessa on otettu valtava loikka projektijohtamisen kypsyystasossa. Toimiva projektisalkkujärjestelmä on ollut siinä aidosti apuna ja antanut raameja.”
Tavoite on päästä projektijohtamisen tapaan, jossa tehdään vaikuttavasti projekteja enemmän peräkkäin kuin päällekkäin. Se kuitenkin vaatii, että voidaan priorisoida mitä projekteja käynnistetään missäkin vaiheessa.
”Se vaatii paljon tiedolta ja läpinäkyvyydeltä. Nyt olemme datan laadun parantamisvaiheessa”, Veera kertoo. Hän on tyytyväinen nykyiseen kehitykseen, sillä kun kehittämisen kulttuuri vahvistuu, projektien opit pystytään hyödyntämään paremmin läpi organisaation. Samoin pystytään rakentamaan toisiinsa kytkeytyviä kehittämisprojekteja sekä arvioimaan kehittämistarpeita paremmin.
”Meilläkin on se sama perisynti, joka vaivaa monia organisaatioita; on samaan aikaan paljon kehittämistä käynnissä, mikä tarkoittaa pullonkauloja resursointiin”, Veera myöntää. ”Isoissa organisaatioissa tekeminen siiloutuu helposti. Tarkoitus on rakentaa jatkuvuutta tekemiseen.”
Projekti- ja Sovellussalkut toimivat yksin ja yhteen
KUVA: Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue, Elias Metsämaa, Filmbutik
Aktiivisimpia projektisalkun käyttäjiä ovat projekti- ja kehittämispäälliköt sekä projektiryhmien jäsenet. Salkussa on lähemmäs kolmesataa aktiivista projektia. Projektisalkusta tuotetaan johdolle tilannekuvaa erilaisten raporttien, kuten liikennevalojen avulla. Raportoinnissa käytetään toimivaksi todettua kuukausisykliä.
Arvo syntyy siitä, että projektien hyödyt toteutuvat varmemmin ja projektityö on laadukkaampaa ja tehokkaampaa kuin ilman salkkua. Salkun kautta voidaan seurata myös strategian toteutumista.
IT-salkku on ensisijaisesti digipalveluiden käytössä. Sovellus- eli IT-salkkuun on kuvattu kaikkien järjestelmien tiedot ja niiden talousseurantaa. Salkussa pystytään seuraamaan esimerkiksi pienkehityksen kustannuksia.
Projekti- ja Sovellussalkut toimivat hyvin yhteen. Projekteista on mahdollista valita mitkä järjestelmät liittyvät kuhunkin projektiin. Näin saadaan luotua järjestelmien näkökulmasta riippuvuuskarttaa, mikä taas lisää läpinäkyvyyttä. ICT-investointeja ja niihin liittyvää priorisointia hallitaan Ideasalkussa.
”Meillä on hyvin vähän sellaisia projekteja, joissa ei olisi jotain digikehitystä mukana. Projektisalkun puolella pystytään kuvaamaan hankkeiden vaikutuksia ja riippuvuuksia eri järjestelmiin. Se on tosi arvokasta. Kuten myös talouden seurannan kokonaisuus.”
Kunnianhimoa tekemiseen!
Veera on tyytyväinen siihen, että Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella projektinhallinnan kehittämiseen suhtaudutaan kunnianhimoisesti.
”Meilläkin tunnistettiin, että lähtötilanteessa kypsyystaso on ollut suht matala ja osaaminen vaihtelevaa. Lähdimme rakentamaan tekemisen tapaa kunnianhimoisesti ja systemaattisesti”, Veera kertoo.
Arvo syntyy siitä, että projektien hyödyt toteutuvat varmemmin ja projektityö on laadukkaampaa ja tehokkaampaa kuin ilman salkkua.
”Enää ei tyydytä siihen, että ei tätä ole ennenkään ajateltu, vaan nyt ajatellaan uudella tavalla. Hyvinvointialueuudistus on ollut iso muutos, ja on ollut hyvä hetki herätellä ajattelemaan montaa asiaa.” Nyt LUVNilla on käynnistynyt päivitysprojekti, jossa tehdään salkuista versiot 2.0 niin, että ne vastaavat entistä paremmin hyvinvointialueen toimintatapoihin.
Veera kertoo, että heille on ollut iso apu kuulla, miten muut hyvinvointialueet ja esimerkiksi kaupungit ovat kehittäneet salkunhallintaa. Siksi hekin ovat halunneet vaihtaa ajatuksia ja jakaa esimerkiksi materiaaleja avoimesti muiden kanssa.
”Projektijohtaminen on ollut monella hyvinvointialueella esillä, ja muut ovat yhtä lailla miettineet näitä asioita. Esimerkiksi valtion avustushankkeisiin liittyen on yhtenäisiä toimintatapoja”, hän toteaa.
”On ollut antoisaa jakaa ajatuksia, kun moni hyvinvointialue käyttää Thinking Portfoliota jo tällä hetkellä. Se auttaa yhteistyötä, kun puhutaan samasta alustasta.”
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen salkunhallinnan kehityksestä kertoi
Veera Vihula
Kehittämispäällikkö
Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue (LUVN)
Teksti: Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio
Kuvat: Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue, Elias Metsämaa, Filmbutik
