Tulevaisuus on nyt epävarma ja normaalioloissakin usein vaikeasti ennustettava. Eri tekijöiden riippuvuudet toisistaan lisäävät entisestään epävarmuutta ja vaikeuttavat ennustettavuutta.
Epävarmuuden lisääntyessä projektien tunnistetut ja tunnistamattomat riskit kasvavat, ja projektien prioriteetit muuttuvat nopeasti. Näkemys on, että 80 % projektien haasteista ja ongelmista tulee projektien ulkopuolelta niin, ettei projektilla ole mahdollisuutta vaikuttaa niihin.
Jos organisaatiossa ei tällä hetkellä keskustella priorisoinnista, asioita ei johdeta hyvin
Priorisointi on projektien tuotto/panos/riski -suhteen mukaan johtamista ja optimointia. Jokainen merkityksellinen projekti priorisoidaan projektisalkkuun, ja projekti saa edellytyksiä ja panoksia edetä voimassa olevan prioriteetin mukaan. Panos on tyypillisesti budjettia kustannuksille sekä tarvittavia henkilöresursseja tai tuotantoresurssien tukea.
Jokainen merkityksellinen projekti priorisoidaan projektisalkkuun, ja projekti saa edellytyksiä ja panoksia edetä voimassa olevan prioriteetin mukaan.
Projektin aloittamishetkellä oletettu tulevaisuus määrittää käynnistyshetken prioriteetin (eng. priority baseline). On todennäköistä, että projektin aikana prioriteetti eli tuotto/panos/riski -suhde tulee muuttumaan useampaan kertaan. Tämä tarkoittaa jatkuvaa ja aktiivista priorisointia projektin elinkaaren aikana.
Johdon tulee varata aikaa priorisointipäätöksille
Tällä hetkellä on enemmän poikkeus kuin sääntö, että projekti viedään läpi täysin samalla suunnitelmalla ja prioriteetilla, kuin sille on asetettu.
Priorisointi on johdon ja projektin omistajan työtehtävä, projektipäällikkö ei voi määrittää projektinsa prioriteettia. Projektipäällikön tulee tuntea hyvin projektinsa budjetti ja kustannusseuranta, odotetut projektin hyödyt sekä projektiin liittyvien riskien todennäköisyys ja vaikutukset.
Priorisointia tehdään johdon ohjauksessa projektisalkussa suhteessa muihin käynnistettäviin ja käynnissä oleviin projekteihin ja aktiviteetteihin. Projektien väliset kriittiset kytkennät vaikuttavat muun muassa riskien arviointiin, ja siten projektisalkku on tiedolla johtamisen avain ja master data hyvässä ja ennakoivassa projektisalkunhallinnassa.
Onnistumisen taika annetaan projektille sen käynnistyshetkellä
Oikea projekti, oikeaan aikaan ja oikeana ratkaisuna päätetään käynnistyshetkellä. Siitä eteenpäin projekti pyrkii suoriutumaan odotusten mukaisesti, ja ohjausryhmä ja projektin omistaja suojelevat ja tukevat projektin edellytyksiä osaamisensa mukaan.
Priorisointia tehdään johdon ohjauksessa projektisalkussa suhteessa muihin käynnistettäviin ja käynnissä oleviin projekteihin ja aktiviteetteihin.
Osa edellytysten ylläpitoa on priorisointi. Jos projektin prioriteetti ei enää oikeuta organisaation keskeisten resurssien sitomista, projektin tulee tehdä tarvittavat ohjausliikkeet. Ilman ohjausliikkeitä projektit ajautuvat ongelmiin ja ketjukolariin toistensa kanssa.
