ODL otti käyttöön Thinking Portfolion Projektisalkun, kun hanketoiminnan prosesseja haluttiin yksinkertaistaa. Salkusta luotiin aluksi kevyt versio, mikä mahdollistaa laajan jatkokehittämisen tulevien tarpeiden mukaan.

Projektisalkku soveltuu erinomaisesti yleishyödyllisen organisaation tarpeisiin

ODL:lla tarve projektisalkunhallintaan heräsi, kun hanketoimintaa ja siihen liittyvää raportointia haluttiin yksinkertaistaa ja tehostaa. Salkun toivottiin palvelevan paitsi rahoittajille tuotettavaa seurantaa ja raportointia, myös säätiön johdolle tuotettavan hanketoiminnan datan laajempaa hyödyntämistä. ODL:n kehityspäällikkö Tanja Tanhua kertoo, että käytössä ei aiemmin ollut työkalua, josta säätiötason hanketieto olisi ollut keskitetysti koottavissa.

ODL on yleishyödyllinen organisaatio, mikä vaikutti työkalun valintaan. Organisaatiossa tehdään monipuolista rahoittajaraportointia sekä seurantaa erilaisilla raporttipohjilla. Tavoitteena oli löytää ratkaisu, joka sujuvoittaisi näitä toimia ja mahdollistaisi monipuolisen datan tuottamisen suoraan työkalusta.

”Thinking Portfolion Projektisalkku oli hyvä valinta, sillä se sopii myös meidän toimialamme hankkeiden kokonaistarkasteluun, ei pelkästään myynnin tai ict-maailman tarpeisiin”, Tanja sanoo. ”Lisäksi huomattiin, että Projektisalkku taipuu aivan mainiosti myös sisäisten kehittämisprojektien, kuten viestinnän tai uusien tietojärjestelmien käyttöönottoon liittyvien vaiheiden seurantaan ja arviointiin.”

 

Salkun kevyt versio jättää tilaa jatkokehittämiselle

Salkun käyttöönottoprosessi eteni sujuvasti. Tanja kertoo, että yhteydenottoihin reagoitiin heti, ja asiakkuuden rakentaminen on ollut sujuvaa ja vuorovaikutteista. ”Heti ymmärrettiin mitä haetaan, ja on ollut helppo sanoittaa, mitä me tarvitsemme”, Tanja toteaa.

Projektisalkun demoesitys herätti ihastusta, ja hankinta eteni nopeasti ensimmäisiin käyttöönoton työpajoihin.

”Prosessi ja stepit ovat olleet koko ajan selkeitä”, Tanja sanoo. Hänen mukaansa kehitystä on hoidettu puolin ja toisin aktiivisesti. Työpajat olivat napakoita ja tehokkaita, ja niihin pystyi valmistautumaan ennakkomateriaalien avulla: ”Tieto ei lisää tuskaa vaan vahvistaa käyttöönoton riemua ja auttaa yhteisessä kehittämistyössä.”

Tanjan mukaan projektipäälliköiden ja salkkua jatkossa käyttävien on tärkeä olla mukana kehittämisessä alusta asti, jotta työkalusta tulee innostava ja miellyttävä käyttää. Ensimmäisestä Projektisalkun versiosta tehtiin yksinkertainen, selkeä ja kevyt. Se antaa tulevaisuudessa paljon mahdollisuuksia jatkokehittämiseen.

”En usko, että koskaan voisi tuottaa 100 % valmista salkkua heti alkuun. Haluan jättää kehittämisen tilan”, Tanja toteaa.

Projektisalkku otetaan käyttöön tammikuussa 2023. Tanja kertoo, että projektipäälliköiltä on tullut etukäteen paljon innostuneita kommentteja, ja hän odottaa tulevia käyttökokemuksia innolla. ”On odotettavissa, että salkku otetaan aktiivisesti käyttöön heti alussa ja että se tulee tukemaan säätiötason kehittämistyötä hienosti. Lähitulevaisuudessa laajennamme kehittämismahdollisuuksia ottamalla käyttöön Ideasalkun.”

 

Thinking Portfolio saa lämpimät suositukset

Tanja suosittelisi Thinking Portfoliota muillekin: ”Haluaisin viedä sitä ilosanomaa, että myös me pehmeiden arvojen edustajat saamme tällaisesta työkalusta lisäarvoa. Ihan ehdottomasti suosittelisin muillekin.”

Myös Thinking Portfolion järjestämät tapahtumat saavat positiivista palautetta. Tapahtumissa pääsee verkostoitumaan ja tapaamaan erityyppisten salkkujen käyttäjiä sekä vaihtamaan käyttökokemuksia.

Kaiken kaikkiaan Projektisalkun käyttöönoton prosessi on sujunut Tanjan mukaan hienosti. ”Koko ajan on ollut sellainen olo, että mennään rinnakkain ja meistä pidetään huolta. Syntyy fiilis, että asiakkaina ollaan hyviä ja meistä ollaan kiinnostuneita.”

”Rohkaisisin tähän vaihtoehtoon muitakin samassa tilanteessa olevia, joilla on paljon hankkeita ja raportointia, mutta työkalun hankintaa ei ole jostain syystä viety eteenpäin. Demon tilaaminen ei maksa mitään ja se avaa hyvin kokonaiskuvaa siitä, mitä hankehallinnointi voisi olla”, Tanja sanoo.

 

 

Tanja Tanhua, Kehityspäällikkö, ODL

Toimintamme ydin on ihmisten aito kohtaaminen, avun ja sen tarvitsijoiden yhteen sitominen – jo vuodesta 1896, jolloin perustettiin Oulun Diakonissalaitos kouluttamaan alan ammattilaisia sekä palvelemaan sairaita, köyhiä ja muista syistä apua tarvitsevia. Työskentelemme kunnianhimoisesti elämänhallinnan, hyvinvoinnin ja terveyden edistämiseksi. Kuljemme rinnalla elämän solmukohdissa, pienissä ja isoissa onnistumisissa. Palvelumme ja osaamisemme perustuvat monialaiseen asiantuntijuuteen ja tutkittuun tietoon.  (https://odl.fi/)

 

Teksti: Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio