Salkunhallinta on yksi keskeisimpiä työvälineitä Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen kulttuurimuutoksen läpiviennissä ja strategian toteuttamisessa.
Salkun kautta saadaan läpinäkyvyys tekemiseen ja riippuvuuksiin johdolle ja projekteissa oleville henkilöille, Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen ICT kehityspäällikkö Marjo Patana sanoo. Hän tulee puhumaan aiheesta Helsingin Messukeskukseen Projektipäiville 17.9.2024.
”On tärkeää, että ymmärretään, mikä on johtotähti, mitä tavoitellaan projekteissa ja miten projekti tukee strategiaa. Salkunhallinnalla on siinä suuri merkitys. Se ei ole muodollisuus vaan oikeasti työkalu, joka antaa lisäarvoa, kun sitä hyödynnetään laadukkaasti ja tarkoituksenmukaisella tavalla.”
Positiivisuus ruokkii positiivisuutta
Projektinhallinnan lisäksi toinen lähellä Marjon sydäntä oleva asia on ihmisten hyvinvointi. Sitä hän pyrkii lisäämään myös keskellä hektistä projektitoiminnan arkea.
”Miten turvallisemmaksi me saamme työyhteisön, sen innovatiivisempia ja kehityskykyisempiä olemme ja yhteistyö paranee sitä myötä. Se johtaa myös omalta osaltaan vahvasti siihen kulttuurimuutokseen”, Marjo toteaa.
Salkunhallinnalla on tässäkin oma roolinsa. Turhan työn määrä vähenee, kun asiat kirjataan vain yhteen paikkaan, eli salkkuun. Projektipäälliköt pääsevät keskittymään projektin eteenpäinviemiseen ja aikaa jää enemmän projektiryhmän tukemiseen sekä ihmisten hyvinvoinnista ja motivaatiosta huolehtimiseen.
Hyvinvointialueella viikoittainen raportointipäivä on perjantai – ja syystä. Silloin käydään läpi kuuluneen ja seuraavan viikon tärkeimmät asiat ja mietitään mitä tulevalla viikolla täytyy hoitaa. Sunnuntaina ei tarvitse vatvoa seuraavaa viikkoa, kun projektipäälliköiden aivotyökuormaa on kevennetty jo perjantaina.
Positiivista kulttuuria edistetään myös esimerkiksi viikoittaisten onnistumisten raportoinnilla.
”Sen ei tarvitse olla isokaan asia, sillä pienet ja henkilökohtaisetkin onnistumiset lisäävät innostusta ja ruokkivat flowta projektiryhmässä. Positiivisuus ruokkii positiivisuutta.”
Vähemmän hiljaista tietoa, enemmän läpinäkyvyyttä
Marjo kertoo, että heilläkin on törmätty varsin tavallisiin projektinhallinnan haasteisiin. Suurin haaste on ollut läpinäkyvyyden puute ja hiljaisen tiedon määrä, kun projektityökalun käyttö on ollut vaihtelevaa eikä näin myöskään raportoinnin laatukriteerit ole yhtenäiset. Tämä johtaa siihen, ettei salkunhallinta ole antanut riittävän tarkkaa kuvaa kokonaistilanteesta. Riskit liittyvät salkunhallinnan luotettavuuteen sekä siihen ettei riippuvuuksia voida tunnistaa, mikä mahdollistaa muun muassa päällekkäisten asioiden toteuttamisen.
”Osa kulttuurimuutosta on, että oivalletaan mitä hyötyä laadukkaasta raportoinnista on organisaatiolle. Olen aina vannonut dokumentaation hyvyyteen. Salkunhallinnan työkalu tukee systemaattisuutta ja minimoi jo itsessään merkittäviä riskejä.”
Projektipäivässä Marjo jakaa parhaat vinkkinsä läpinäkyvyyden lisäämiseen ja projektityökalun käytön vahvistamiseen.
Tervetuloa Helsingin Messukeskukseen Projektipäiville 17.-18.9.2024!
Marjon puheenvuoro kuullaan tiistaina 17.9. klo. 14:10. Tutustu muihin tapahtuman puheenvuoroihin Projektipäivien sivuilta täältä: https://oppia.fi/events/380/projektipaivat2024
Marjo Patana
Tuotannonohjauksen ICT kehityspäällikkö, Tietohallinto
HyvaEP – Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue
Marjo kehittää projektitoimintaa sekä salkunhallintaa ja vie näin eteenpäin kulttuurimuutosta Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella. Hänellä on kahdenkymmenen vuoden kokemus projektitoiminnasta erilaisissa rooleissa. Projektitoiminnan ja salkunhallinnan lisäksi ihmiset ja hyvinvointi ovat lähellä Marjon sydäntä.
