Strategia on monelle työntekijälle ylätason humppaa ja hienoja korulauseita. Strategisten tavoitteiden luontiin ajatellaan käytettävän paljon aikaa, ja välillä liikaakin. Mutta mitä tapahtuisi, jos ei olisi yhtenäistä tavoitetta tai strategiaa? Tuolloin voisi kuvitella kehittämisen suunnan harhailevan milloin missäkin. Mitä kävisi, jos valtamerilaivalla ei olisi suunniteltua päämäärää tai karttaa? Välillä seilailtaisiin koilliseen ja välillä luoteeseen. Jossain vaiheessa tavoiteltu päämäärä tulisi vastaan, mutta siihen olisi varmasti kulunut paljon suunniteltua enemmän aikaa ja matkaan varatut muonavarastot loppuneet. Voidaan siis ajatella, että samoin kuin valtamerilaivalla, myös hyvinvointialueen kehittämisellä on oltava päämäärä ja kartta, jotta matka onnistuisi.
OKR-malli ja oikeat työkalut toimivat kehityksen karttana
Mitä tehdä sitten, kun strategia on kirjattu mutta kehittäminen harhailee silti? Strategiaan kirjattujen tarkkaan mietittyjen lauseiden heittäminen ilmoille ei välttämättä riitä siihen, että yrityksen jokainen työntekijä ymmärtäisi miten strategiaa tullaan konkreettisesti toteuttamaan. Strategian ja toiminnan välille jää usein liian iso tila, usvainen harmaa alue, jonka hälventäminen on haasteellista.
Tähän haasteeseen me projektitoimistossa olemme ottaneet käyttöön tunnetun OKR-mallin. Tarve samankaltaiselle pienkehittämisen mallille nousi myös palvelualueelta. Lähdimme rakentamaan mallia ja muokkasimme sitä tilanteeseen sopivaksi. Tavoitteenamme on luoda strukturoitu malli, joka kuitenkin on muuntautumiskykyinen. Tämä malli toimisi karttana pienkehitykselle. Huomasimme pian, että pelkän mallin luonti ei riittänyt tarpeen saavuttamiseksi. Kyse oli suuremmasta toimintakulttuurin muutoksesta ja muutokselle on annettava aikaa.
Toinen työvälineemme usvan hälventämiselle on Thinking Portfolio. Tämä ohjelma toimii meillä projektien karttana niiden seilatessa merellä. Projektit kiinnitetään strategiaan tai esimerkiksi isomman hankkeen alle, joka on kiinnitetty strategiaan. Projektisalkusta voidaan tarkastella valtamerilaivojen seilailua merellä ja tarvittaessa muuttaa niiden kurssia.
Pienkehittämisen raportoinnin aikana tai projektin aloituksessa ja lopetuksessa strategia on hyvin lähellä tekemistä. Toteuttamisvaiheessa taas linkki strategiaan usein löystyy ja harmaa usva nousee. Toteutuksen aikana saattaa nousta ilmoille kysymyksiä siitä minkä takia tätä taas tehtiinkään. Näinä hetkinä voidaan aina palata kartan avulla strategiaan ja harmaa usva hälvenee. Yksittäisten tehtävien tärkeys strategian edistämiselle korostuu ja työntekijöiden sitoutuvuus paranee.
Kapteeni huolehtii reitistä, resursseista ja kurssissa pysymisestä
Jotta valtamerilaivan matka onnistuisi, tulee karttaan merkitty päämäärä pysyä suhteellisen samana, ja laivueelle täytyy antaa tarvittavat resurssit matkan toteuttamiseksi. Johdon tulee siis toimia valtamerilaivan jonkinlaisena kapteenina. Kapteeni tarkastaa päämäärän, reitin sekä tarvittavat resurssit ja antaa hyväksynnän valtamerilaivalle lähteä satamasta. Kapteenin tehtävä on myös tarvittaessa muuttaa kurssia, jos rajuilma nousee takavasemmalta.
Projektien kanssa olemme seilanneet merellä onnistuneesti jo jonkin aikaa Thinking Portfoliota karttana käyttäen. Yhdessä palvelualueen kanssa olemme seilanneet vasta kahden kvartaalin ajan uudella kartallamme. Mitä pidemmälle etenemme, sitä tyynempi valtamerestä on tullut. Toimintakulttuurin muutos vie aikaa, mutta itse ainakin pidän meri-ilmasta ja olen valmis pidempiaikaiseen seikkailuun meren aallokoilla.
Sanna-Kaisa Julin
ICT-projektipäällikkö, Keski-Uudenmaan hyvinvointialue
Sanna-Kaisa työskentelee Keusoten strategisen kehittämisen ja tukipalveluiden puolella projektitoimistossa kehittämässä projektitoimiston toimintaa sekä projektien raportoinnin laatua. Hän toimii myös avopalveluiden puolella asiantuntijana ja projektipäälliköiden tiiviinä tukena. Hänen monipuoliseen työnkuvaansa kuuluu näiden lisäksi myös sisäisen asiakkuuden hallintaa, projektien johtamista sekä esiselvityksien työstöä.
”Mahdollisuus vaikuttaa asioiden kehittämiseen on lähellä sydäntäni. Tiedon analysointi ja sen viestiminen päätöksenteon tueksi tekee työpäivistäni merkityksellisiä. Etätyöskentely on mahdollistanut tulevan muuttoni Helsingin Pasilan hälinästä Espoon merellisiin rannikkomaisemiin. Työn ja vapaa-ajan tasapainoa pidetään työpaikallani tärkeänä sekä mahtavat työkaverini antavat virtaa työpäiviin tietokoneen äärellä.”
