Xamkin hanketoiminta on suurta, ja Xamk onkin ollut vuosia ensimmäisellä sijalla ammattikorkeakoulujen rahoitusmittarivertailussa tutkimus- ja kehitystoiminnan ulkopuolisen rahoituksen hankkimisessa. Thinking Portfolio Projektisalkku on kulkenut Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun mukana sen toiminnan aloittamisesta lähtien.
Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Xamkin kaikki TKI-toiminta hallinnoidaan projektisalkussa, josta käytetään nimitystä HanSa. HanSan lisäksi ammattikorkeakoululla on käytössä kehitysprojektisalkku Proxa, jossa hallinnoidaan muita kuin TKI-kehittämisprojekteja.
HanSassa hallinnoidaan hankkeiden koko elinkaari aina ideavaiheesta loppuarviointiin. Salkku on koti vajaalle viidellesadalle eri elinkaaren vaiheessa olevalle hankkeelle ja arkisto sisältää lisäksi yli 1600 päättynyttä tarinaa, Xamkin TKI-suunnittelija Mari Heijari kertoo.
Marille ja monelle muulle salkku on päivittäinen työväline. Koko henkilökunta pääsee tutkimaan salkun tietoja eikä yhtäkään hanketta ole salattu. Tämä lisää avoimuutta ja tekee TKI-toiminnasta näkyvää.
”HanSa on meille elintärkeä. Ilman sitä TKI toiminnan johtaminen olisi todella haastavaa. HanSa kertoo meille mitä on tehty, mitä ollaan tekemässä ja miltä tulevaisuus näyttää.”
Hankesalkku on valtava mutta helppokäyttöinen
Mari kertoo, että Xamkin hankehallinnan kypsyystaso on erittäin hyvä.
”Meillä on tosi ammattitaitoinen henkilökunta ja laajaa osaamista. Ihmisillä on selkeät roolit. On vahvat tukipalvelut ja prosessit ovat kunnossa. Xamk on Suomen suurin AMK TKI-rintamalla”, Mari sanoo.
HanSa on meille elintärkeä. HanSa kertoo meille mitä on tehty, mitä ollaan tekemässä ja miltä tulevaisuus näyttää.
Hankkeiden aloittamisen suhteen organisaatiossa on tiukka filosofia: hanketta ei ole, ellei se ole HanSassa.
”Yksikään hanke ei kulje rahoittajalle ilman että se on salkussa ja saanut TKI-johtoryhmän hyväksynnän. Tämän asian suhteen kuri on tiukka eikä ohituskaistoja ole”, Mari summaa.
Salkun loppukäyttäjiltä tulee hyvää palautetta – salkku on helppokäyttöinen eikä sitä oikeastaan voi sotkea.
”Salkku voi hyvin ja sitä on kehitetty paljon. Organisaatio elää ajassa ja HanSa siinä mukana.”
Vaikuttavaa ja vastuullista hanketoimintaa
Xamkissa salkku on johdon vahva työväline. HanSaan on rakennettu raportteja johdon tarpeiden mukaan ja salkussa seurataan hankkeiden yhteyttä strategiaan.
Myös hankkeiden vaikuttavuutta seurataan. Salkussa täytyy ottaa kantaa mm. YK:n kestävän kehityksen periaatteisiin sekä muihin vaikuttavuuden kriteereihin.
”Salkusta valitaan YK:n 17 tavoitteista ne, joihin hanke kytkeytyy. Lisäksi kannustetaan sanoittamaan valinnan lisäksi, miten hanke tukee kyseistä tavoitetta, esimerkiksi hyvää koulutusta.”
HanSaan kerätään tietoja partnereista ja sidosryhmäkumppaneista ja tiedot integroituvat suoraan CRM-järjestelmään. Salkun kautta kumppanuustietoja on helppo seurata esimerkiksi organisaatiotyypeittäin tai kansainvälisten yhteistyökumppaneiden osalta maittain.
Hyvää yhteistyötä Thinking Portfolion ja muiden korkeakoulujen kanssa
Thinking Portfolion korkeakouluasiakkaat ovat toivoneet mahdollisuuksia verkostoitumiseen. Yhteistyötä on hiljalleen aloitettu, ja Thinking Portfolio on järjestänyt korkeakouluasiakkailleen yhteisiä Teams-tapaamisia. Marilla on kovat odotukset korkeakouluyhteistyön jatkosta.
”Kun toimitaan samalla kentällä, toisilta voi oppia uusia tapoja sekä ratkaisuja ja malleja tehdä asioita. Uskoisin että yhteistyö hyödyttää varsinkin uusia salkun käyttäjiä. Itsekin olen aloittanut nollasta ja olisi ollut ihana kuulla mitä muilla on salkussa ja miten sitä hoidetaan. Tämä on hyvä foorumi.”
Tykkään siitä, ettei ole liian jäykkää, vaan asioita on mukava ratkoa yhdessä.
Mari kiittelee Thinking Portfolion tukea nopeasta reagoinnista ja henkilöstöä hyvästä yhteistyöstä.
”Muiden ohjelmien pääkäyttäjät ovat kateellisia, kun minulle tulee taas vastaus tunnissa ja muualta on odotettu jo viikko vastausta”, Mari nauraa.
”Minulla on kokemusta yhteistyöstä ja toimimisesta eri ohjelmistotalojen kanssa. Thinking Portfoliolla ollaan omalla levelillä. Vastaukset tulevat nopeasti ja aina pidetään ajan tasalla. Tykkään siitä, ettei ole liian jäykkää, vaan asioita on mukava ratkoa yhdessä, se on iso arvo se!”
Xamkin salkunhallinnan kehityksestä kertoi
Mari Heijari
TKI-suunnittelija, HanSan pääkäyttäjä
Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, Xamk
Teksti: Tyyne Lyytikkä, Marketing Specialist, Thinking Portfolio
