Kuva: Heikki Tuuli, Suomen kansallisooppera ja -baletti
Kaikkien suomalaisten taidelaitoksina Kansallisooppera ja Kansallisbaletti tarjoavat ooppera- ja balettiesityksiä sekä muita tapahtumia kaikenikäisille. Vierailuesitykset, koululaisoopperat ja esitysten televisioinnit ja suoratoistot vievät toimintaa kaikkialle Suomeen.
Alkusoitto projektisalkunhallinnan kehittämiselle kuultiin 2018
Suomen kansallisooppera ja -baletti (SKOB) hankki Thinking Portfolion Projektisalkun vuonna 2018. Salkku hankittiin tuomaan koko henkilökunnalle näkyvyyttä meneillään oleviin projekteihin ja helpottamaan yksittäisten projektien ja projektisalkun johtamisessa.
Kansallisoopperan ja -baletin järjestelmävastaava Petra Tarkiainen oli päävastuullisena salkun sovittamisesta organisaation tarpeisiin.
”Kaikilla käyttäjillä on nyt pääsy järjestelmään, pilotointi on takanapäin ja uusien projektien suunnitelmat tehdään salkkuun”, Petra Tarkiainen kuvaili salkun käyttöönoton etenemistä vuonna 2019.
”Jokaisen projektipäällikön kanssa käydään läpi mitä projektisuunnitelmaan tulee täyttää ja miten ohjelma toimii. Ohjelman käytön oppii helposti, mutta olemme taustatukena uusille käyttäjille ja koulutamme tarvittaessa. Käyttäjäpalautteen perusteella salkku on otettu todella hyvin vastaan”, Petra sanoi yhteistyön alkaessa.
Käyttöön vakiintunut salkku helpottaa päivittäistä työtä
Nyt salkku on vakiintunut hyvin käyttöön. Petra kertoo, että Projektisalkusta puhuttaessa ihmiset tietävät mistä on kyse, ja jokainen tietää mistä salkun löytää.
”Meillä on iso henkilöstö, ja salkun kokonaiskäyttäjämäärä on noin 700 henkilöä”, Petra sanoo.
”Asiat ja suunnitelmat on hyvä olla kirjattu ja mietitty etukäteen eikä niin että sävelletään kesken matkaa.”
Projektisalkku on tuonut helpotusta päivittäiseen työhön. Ennen kaikkea salkku on lisännyt tiedonvälitystä, kun koko henkilöstöllä on pääsy järjestelmään ja sen tietoihin. Salkkuun kirjataan projekti-ideat ja -suunnitelmat, samoin loppu- ja jälkiseurantaraportit. Projektinhallinnan maturiteetti on kasvanut, kun salkku on tehnyt projektitoiminnasta aiempaa järjestelmällisempää.
Lisäksi yksittäisten projektien suunnitelmallisuus on parantunut, kun tiettyjä asioita joutuu pohtimaan ja kirjaamaan ylös jo projektisuunnitelmavaiheessa. Petra on huomannut, että ne ovat juuri niitä asioita, jotka jäisivät muuten työn touhussa helposti myöhempiin vaiheisiin. Asiat ja suunnitelmat on kuitenkin hyvä olla kirjattu ja mietitty etukäteen eikä niin että sävelletään kesken matkaa.
Kuva: Heikki Tuuli, Suomen kansallisooppera ja -baletti
SKOB:lla on koettu positiivisena asiana, että Thinking Portfolion järjestelmää kehitetään koko ajan.
”On merkittävää mihin kaikkeen salkku taipuu. Kaikkeen on aina löytynyt ratkaisu.”
Vuosien aikana salkun kehitysideoita onkin ollut paljon. Petra kertoo, että tulevina vuosina Projektisalkun suhdetta strategiaan terävöitetään entisestään. Se on projektijohtamisen näkökulmasta merkittävin tuleva asia.
”Teiltä saa muutakin kuin järjestelmän, olette projektitoiminnan ammattilaisia”
Kun salkku otettiin käyttöön vuonna 2018, SKOBin projektiryhmä antoi Thinking Portfoliolle kiitettävän arvosanan projektin toteutuksesta. Erityistä kiitosta tuli ulkopuolisten asiantuntijoiden näkemyksestä, joka auttoi kiinnittämään huomiota oikeisiin asioihin prosessissa.
”Käyttöönottoprojekti sujui mukavasti. Projekti oli mielestämme hyvin jäsennelty ja johdettu. Meidän oli helppo tuoda oma substanssiosaamisemme ja odotuksemme esille. Odotukset ovat täyttyneet hyvin. Tuntui aika uskomattomalta, että salkussa oli näin laajat mahdollisuudet. Käyttöönoton suunnittelu ja tuki ovat hyvällä tasolla ja Thinking Portfolio hoiti projektin hienosti”, Petra kommentoi.
Kun salkkua otettiin laajempaan käyttöön talon sisällä, huomattiin, että sama hyvä asiakaspalvelu jatkui kuin salkun määrittely- ja parametrointivaiheessakin. Thinking Portfolion konsultit saavat paljon kiitosta ammattitaidostaan.
”Thinking Portfolio pitää huolta asiakkaasta ja kertoo uusista mahdollisuuksista jatkuvasti. Teiltä saa muutakin kuin järjestelmän. Olette projektitoiminnan ammattilaisia”, Petra sanoo.
Salkku on vastannut kaikkiin SKOBin toiveisiin
”Salkku on äärettömän monipuolinen ja joustava työkalu. En keksi mitään mikä meidän näkökulmastamme siitä puuttuisi. Kaikki mitä on pyydetty, on aina onnistunut”, Petra kuvailee vuosien yhteistyötä Thinking Portfolion kanssa.
”Esittämämme toiveet ja paljon enemmänkin on toteutunut.”
”Meille päin ei ole jäänyt mitään pyyntöjä kesken, esittämämme toiveet ja paljon enemmänkin on toteutunut”, Petra tiivistää.
Petra antaa positiivista palautetta myös Thinking Portfolion järjestämistä salkunhallinnan tapahtumista, joihin hän on osallistunut usein niin vieraana kuin puhujanakin.
”Tapahtumat ovat todella hyviä! Olen tyytyväinen asiakas”, Petra summaa.
Kansallisooppera ja -baletin salkunhallinnan kehittämisestä kertoi:
Petra Tarkiainen
Järjestelmävastaava
Suomen kansallisooppera ja -baletti
Teksti: Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio
