Projektipäälliköiden tulee olla koko ajan valmiudessa hallinnoimaan projektia. Muutoksia tapahtuu väistämättä koko projektin elinkaaren aikana, suunnitteluvaiheesta aina projektin lopettamiseen asti. Tärkeintä on selvittää parhaat tavat sopeutua erilaisiin  muutoksiin. Tässä 7 toimivaa vinkkiä, joiden avulla selviät projektin elinkaaren aikana tapahtuvista muutoksista.

1. Ole ajan tasalla

Kaikki projektien muutokset tulee käynnistää täyttämällä muutospyyntölomake. On tärkeää olla perillä kaikista muutospyyntöihin liittyvistä yksityiskohdista. Käy lomake läpi muutosta pyytäneen henkilön kanssa ja varmista, että olette molemmat samaa mieltä tarvittavista muutoksista.

2. Arvioi työmäärän muutos

Kaikki muutokset eivät edellytä työmäärän lisäämistä, vaan useissa tapauksissa työmäärä saattaa pienentyä. Selvitä muutospyyntölomakkeesta mahdollinen lisäresurssien tarve sekä kasvaako vai pieneneekö projektin koko.

3. Arvioi vaikutukset keskeisiin tekijöihin

Projektin keskeiset tekijät ovat aika, dokumentointi, laatu, budjetti ja resurssien saatavuus. Projektin elinkaaren muutokset  tulisi tehdä vasta  kun muutokset näihin tekijöihin  on määritelty. Esimerkiksi suunnitellun ohjelmiston vaihtaminen voi pidentää projektin kestoa viidellä päivällä. Tällaisessa tapauksessa  projektipäällikön on arvioitava tarvitaanko lisäresursseja  sekä vaikuttaako tämä suunniteltuun budjettiin.

4. Pidä rahaa varalla yllätysmenoja varten

Kuten aikaisemminkin sanottu, varautuminen on yksi tärkeimmistä vaiheista projektin muutosten hallinnassa. Varaa alusta asti rahaa suunnittelemattomia muutoksia varten. Tällä tavalla olet valmistautunut mahdollisiin muutoksiin, eikä sinun tarvitse stressata budjetista.

5. Älä ärsytä sidosryhmiä

Jos päätös muutoksen toteuttamisesta on työnkuvasi ulkopuolella, on parasta kysyä projektin rahoittajien ja sidosryhmien mielipidettä. Yksin tehty päätös, erityisesti jos kyseessä on suuri päätös, voi olla vastoin rahoittajien kantaa, ja he voivat alkaa vastustaa muutosta.

6. Hyödynnä muutoksenhallintatyökaluja

Saatavilla on useita muutoksenhallintatyökaluja. Nämä työkalut ohjaavat sinua läpi koko projektin elinkaaren muutosten tunnistamisen ja hallinnan. Nämä työkalut tarjoavat malleja muutospyyntölomakkeista ja auttavat ihmisiä laatimaan muutospyynnön osana hyvin toimivaa prosessia.

7. Hyödynnä kustannustenhallintatyökaluja

On aina parasta suorittaa kustannusanalyysi ennen muutosten toteuttamista. On olemassa useita kustannustenhallintatyökaluja, jotka voivat auttaa tässä. Nämä työkalut antavat arvion lisäkustannuksista projektin muutosten toteuttamisessa. Tämä puolestaan ​​antaa selkeän käsityksen siitä, tehdäänkö muutos vai ei, ja pyydetäänkö uutta rahoitusta.

 

(Alkuperäinen artikkeli: https://thinkingportfolio.com/7-effective-project-change-management-tips/)