Riskienhallinta on kriittinen osa projektinhallintaa. Riskienhallintaan kuuluu projektin ongelmien tunnistaminen, arviointi ja lieventäminen. Riskienhallinnalla arvioidaan mahdollisia riskejä ja vaaratilanteita, jotka saattavat vaarantaa projektin onnistumisen, sekä laaditaan keinoja ja toimenpiteitä, joiden avulla vältetään ja pienennetään mahdollisia riskejä. Riskienhallinnan puute voi johtaa useisiin ongelmiin, kuten aikataulun venymiseen, budjetin ylittymiseen, yleiseen välinpitämättömyyteen ja ärsytykseen ryhmän jäsenten kesken, sekä projektin täydelliseen epäonnistumiseen.
Mikä on projektin ohjausryhmä?
Kun on kyse projektiin liittyvien riskien hallinnasta, projektin ohjausryhmä on yksi tärkeimmistä ryhmistä projektin sisällä. Projektin ohjausryhmä on hyvä koostaa henkilöistä, joilla on laaja-alainen tuntemus projektin johtamisen tueksi. Heidän tehtävänään on tarjota strategista ohjausta projektin toteuttamiseen ja ohjata projektipäälliköitä koko prosessin ajan, kunnes haluttu lopputulos on saavutettu.
Miksi on tärkeää, että projektin ohjausryhmä ymmärtää riskit?
Riskienhallintaa voidaan hoitaa tehokkaammin, jos projektin ohjausryhmässä mukana olevat henkilöt ovat tietoisia projektiin liittyvistä riskeistä. Kun projektin ohjausryhmän jäsenet ymmärtävät mahdolliset projektin kulkuun liittyvät riskit, heidän on helpompi antaa neuvoja strategisesti merkittäviin päätöksiin. Lisäksi, projektin onnistumisprosentti kasvaa moninkertaiseksi, kun projektin ohjausryhmä on tietoinen uhkaavista riskeistä.
Miten varmistetaan, että projektin ohjausryhmä ymmärtää riskit?
Projektipäälliköllä on velvollisuus ilmoittaa huolenaiheensa projektin ohjausryhmän jäsenille ohjausryhmän kokouksissa. Projektipäällikön on hyvä pitää mielessä, että projektin ohjausryhmän jäsenet ovat usein kiireisiä, joten ohjausryhmän kokousaikataulusta on hyvä pitää tiukasti kiinni. Tästä huolimatta on välttämätöntä, että heidän kanssaan pidettävät kokoukset toteutetaan, ja keskustelut projektin edistymisestä ja mahdollisista riskeistä tai huolenaiheista sisällytetään tehokkaasti esityslistalle.
Koska projektipäällikkö on tiiviisti mukana projektinhallinnassa päivittäisellä tasolla, hän on tietoinen kaikista eri vaiheissa ilmenevistä ongelmista. Projektin ohjausryhmä on pidettävä ajan tasalla projektin kulusta sekä ongelmista, joita projektipäällikkö odottaa näkevänsä tulevaisuudessa. Kun tämä tehdään, varmistetaan projektin valmistuminen aikataulussa, sujuvasti ja vaivattomasti.
