Kuva: Timo Luhtanen, Keva
Thinking Portfolio yhdistää projektit, sovellukset ja resurssit toisiinsa. Kevan pitkään tiedostettu tarve saada selkeä kokonaiskuva projektisalkusta täyttyi, kun organisaatiossa otettiin käyttöön Thinking Portfolio-projektisalkku. Projektisalkun läpinäkyvyyden lisäksi Thinking Portfolio tarjosi kaivatun näkymän resurssitarpeisiin ja mahdollisti järjestelmällisen resurssisuunnittelun aloittamisen.
Parhaillaan Kevassa ollaan käyttöönottamassa myös Thinking Portfolio-sovellussalkkua. Sovellussalkun käyttöönoton myötä saadaan lisäksi linkitettyä projektit ja niihin liittyvät sovellukset toisiinsa. Uusien työvälineiden odotetaan tuovan selkeyttä niin projekti-, sovellus- kuin niitä yhdistävään resursointitoimintaankin, vaikkakaan se ei tapahdu ilman henkilöstön panostusta, kuvailee Kevan IT Controller Timo Luhtanen.
-Olemme vielä alkutaipaleella ja meidän on tässä suhteessa panostettava myös kulttuurimme muutokseen, jotta salkkuihin saadaan tarvittava data ja sen käsittelystä tulee luonteva osa jokapäiväistä toimintaamme.
Projektisalkun hyödyt ovat näkyneet selkeästi
Vaikka uusi kulttuuri ja sovelluksetkin ottavat vielä ensiaskeleitaan, on projektisalkun käytöstä ollut jo selkeitä hyötyjä. Esimerkiksi budjetoinnin aikana on seuraavalle kaudelle suunnitteilla olevat projektit viety salkkuun kokonaisuuden tarkastelua varten.
Projektipäälliköt puolestaan ovat todenneet projektin hallinnoimisen ja raportoimisen helpottuneen huomattavasti salkun käytön ansiosta, he myös pitävät salkkua helppokäyttöisenä.
-Salkusta käsin johdon on ollut helppo katsoa kokonaisuutta ja hahmottaa resurssien tarve tulevaisuuden suunnittelua ja budjetointia ajatellen. Budjetoinnin yhteydessä havahduttiin myös siihen, että on joko resursoitava uudelleen tai priorisoitava alun perin toteutettaviksi ajateltuja projekteja, koska tilanne näkyi salkussa niin selkeästi.
Hankinnassa oli helppo päätyä Thinking Portfolioon
Vaikka määrittelyprojekti oli IT-vetoinen, Kevan Thinking Portfolio- projektisalkku otettiin käyttöön useammassa yksikössä saman aikaisesti. Tämä aiheutti hieman enemmän työtä määrittelyvaiheessa, mutta näin saatiin kuitenkin toteutettua heti ensi vaiheessa salkku, joka palvelee laajasti kaikkia organisaation osia.
-Olisi ollut helpompaa ottaa ensin käyttöön pelkästään IT-puolella, mutta jos päättäisin uudelleen, ottaisin kuitenkin koko talolle ja valitsisin myös Thinking Portfolion, sillä olemme olleet valintaamme todella tyytyväisiä. Vastaavaa ratkaisua ei mielestäni markkinoilla ole, ei yhtä kattavaa ja myös hinta on kohdillaan. Pystyin tekemään helposti hankinnan, joka aidosti tukee toimintaamme.
Thinking Portfolio palvelee oikeaa tarkoitusta
Kevalle haettiin nimenomaan projektisalkun johtamisen välinettä. Tarjousvaiheessa heille tarjottiin projektisalkkuna myös sovelluksia, jotka soveltuvat projektin-, mutta eivät salkunhallintaan tai johtamiseen. Kevan projekteissa, varsinkin IT:ssä, projektin päivittäisiä aktiviteetteja hallinnoi yleensä toimittajan projektipäällikkö, omat projektipäälliköt hoitavat projektin johtamisen ja kokonaisuuden raportoinnin.
-Thinking Portfolio on meille täysin sopiva väline juuri siihen tarkoitukseen mihin tarvitsemme, sillä meille tärkeintä on projektisalkun johtaminen, mutta tarvittaessa pienimuotoinen projektin hallinta onnistuu Thinking Portfoliossa myös.
Keva on Suomen suurin eläkevakuuttaja, joka huolehtii kunta-alan, valtion, kirkon ja Kelan henkilöstön eläkeasioista. Keva myös tukee työuria monipuolisilla työelämäpalveluilla.
(www.keva.fi)
Haastateltavana oli
Timo Luhtanen,
IT controller,
Keva
