Tampereen korkeakouluyhteisöllä on käytössään sekä Thinking Portfolion projekti-,   idea-, järjestelmä– että rekisterisalkku. Projektisalkku hankittiin alun perin jäsentämään ja tuomaan ryhtiä resurssisuunnitteluun, kun Tampereen yliopisto, Tampereen teknillinen yliopisto ja Tampereen ammattikorkeakoulu fuusioituivat. Järjestelmä– ja rekisterisalkku seurasivat pian perässä ja viimeisenä on otettu käyttöön ideasalkku. 

Thinking Portfolion avulla selkeyttä projekti- ja järjestelmäviidakkoon  

Korkeakoulujen yhdistymisvaiheessa tarvittiin työkaluja yli sadan samanaikaisesti käynnissä olevan projektin kokonaisuuden johtamiseen ja resurssien hallintaan sekä järjestelmäkokonaisuuden kartoittamiseen.  Nyt fuusioitumisen jälkeen Thinking Portfolion salkut jatkavat Tampereen korkeakouluyhteisön käytössä kehittämisprojektisalkkuna ja koko yhteisön järjestelmäsalkkuna.  

Projektisalkun käyttöönoton myötä saatiin kartoitettua myös paljon sellaista tietoa mitä ei Excelissä olisi pystynyt vaivattomasti hallitsemaan, kertovat käyttöönottoprojektissa mukana olleet järjestelmäpäällikkö Päivi Lignell ja suunnittelija Henna Koskimäki. 

–Yhdistymishankkeen alussa otimme käyttöön projektimallin, se oli hyvä pohja lähteä tekemään käyttöönottoa. Käyttöönotto oli sujuva sekä projekti- että järjestelmäsalkun osalta.  

-Tilanteemme käyttöönoton alussa oli aika hektinen, meneillään yli 100 projektia, joilla kaikilla paljon riippuvuuksia toisiinsa, kova aikataulupaine ja samat resurssit tekemässä sekä päivittäistä työtään että fuusioprojekteja. Salkun avulla saimme näkyvyyden projektikokonaisuuteen, riippuvuuksiin, resurssisuunnitelmiin ja aikatauluihin vaikkakin työtä oli paljon vielä salkun ulkopuolellakin.  

Tampereen korkeakouluyhteisössä on jo huomattu projektisalkun olevan myös uudessa, isommassa yhteisössä varsin tarpeellinen ja hyödyllinen väline kehittämistyön yhteen kokoamiseksi ja hallitsemiseksi. 

Resursointia vielä harjoitellaan, mutta salkku antaa jo nyt käypää tietoa resurssitilanteesta 

Heti salkun käyttöönoton alkuvaiheessa otettiin myös resurssisuunnittelu käyttöön. Fuusioprojekteissa resurssien suunnittelu ja seuranta onnistuivatkin suhteellisen hyvin ottaen huomioon, että tilanne oli erityinen ja sen lisäksi otimme uuden järjestelmän käyttöön.  

–Meillä on salkussa myös loma- ja linjatyöprojekti, johon merkitään muut kuin projektityöt.  

–Resursointi onnistuu kohtuullisesti, vaikkakin joissain projekteissa resurssit on vielä merkitty ylimitoitetuiksi ja joissain puolestaan alimitoitetuiksi. 

Lignell ja Koskimäki ovat tehneet huomion, että viimeisten 2-3 vuoden aikana kypsyystaso niin resursointiin kuin yleisestikin projektien johtamiseen on noussut paljon. Kuitenkaan ammattimaisia projektipäälliköitä ei ole montaa, vaan päätyönään muuta tekevät johtavat myös projekteja. Tällä on luonnollisesti vaikutusta siihen, miten eri tavoin projekteissa hoidetaan resursointia, mikä puolestaan vaikuttaa siihen kuinka luotettavana projektisalkun resurssitietoja voidaan pitää. 

-Vaikkakaan kaikissa projekteissa ei ole resursointia tehty ihan samalla tasolla, on salkusta kuitenkin mahdollista nähdä keitä on kiinnitetty projekteihin, ja ketkä ovat käytettävissä, eli vapaat ja varatut resurssit. 

Järjestelmäsalkku kertoo kokonaistilanteen ja järjestelmien väliset riippuvuudet  

Järjestelmäsalkkuun kerättiin aluksi kaikki käytössä olevat järjestelmät koko korkeakouluyhteisöstä. Näin saatiin kokonaisuus esille ja nähtiin päällekkäisyydet sekä pystyttiin kartoittamaan mitä järjestelmiä jatkossa otetaan koko yhteisön käyttöön. 

Tällä hetkelläkin tärkeintä on nähdä salkusta järjestelmäkokonaisuus ja lisäksi se, miten järjestelmät linkittyvät toisiinsa sekä kunkin järjestelmän vastuuhenkilöt. Salkusta nähdään myös järjestelmien elinkaari ja voidaan näin muun muassa kartoittaa poistumassa olevat järjestelmät. Lisäksi käytössä oleva rekisterisalkku auttaa täyttämään tietosuojavaatimuksia. 

-Järjestelmä- ja riippuvuuskartta ovat hyviä raportteja kokonaisuuden hahmottamisessa. Järjestelmäsalkun raportointia on jatkossa tarkoitus hyödyntää lisää, esim. budjetoinnin tukena ja kokonaiskuvan saamisessa.  

Ideasalkku on käytössä vuosisuunnittelussa ja ajatuksia sen käytön lisäämisestä on ilmassa 

Neljäntenä Thinking Portfolion salkkuna Tampereen korkeakouluyhteisössä on ideasalkku, jonka käyttöönotto on vielä alkuvaiheessa, mutta sitä käytetään jo vuosisuunnittelussa. Ideasalkun avulla saadaan aiempaa varhaisemmassa vaiheessa koppia tulevista projekteista ja näkyvyyttä koko korkeakouluyhteisön vuosisuunnitteluun. Ajatuksia ideasalkun käytön laajentamisesta kaikenlaisten ideoiden keräämisvälineenä on ilmassa, ehkä myös ideoiden kerääminen opiskelijoilta tehdään jossain vaiheessa ideasalkun avulla, visioi Henna Koskimäki.

 

Tampereen korkeakouluyhteisön salkkukuulumisia kertoivat:

 

Päivi Lignell, Järjestelmäpäällikkö, Tampereen yliopisto (oikealla)

Henna Koskimäki, Suunnittelija, Tampereen yliopisto (vasemmalla)