Thinking Portfolion Projektisalkku täytti Suomisen odotukset – salkun käyttäjät ovat onnellisia ja innoissaan

Suominen valmistaa kuitukankaita rullatavarana pyyhintätuotteisiin sekä muihin sovelluksiin. Suomisen kuitukankaista valmistetut lopputuotteet, esimerkiksi kosteuspyyhkeet, terveyssiteet ja haavataitokset, ovat läsnä ihmisten jokapäiväisessä elämässä ympäri maailmaa. (suominen.fi)

Hyvästit Excel-aikakaudelle

Suomisella projektisalkun hankintaprosessi käynnistyi laajan kehityshankkeen, kustannustehokkuusohjelma Optiman, tarpeista. Optima-ohjelmaan liittyi kymmeniä eri ohjelmia ja eri kokoisia projekteja. Optiman aloitusvaiheessa todettiin, että ”Excel-aikakaudelle” on tarpeen sanoa hyvästit. Optiman esimerkkiä noudattaen lähtivät Thinking Portfolio-projektisalkkua käyttöönottamaan myös Suomisen R&D kehitysprojektit, kasvuinvestoinnit ja ICT, joiden projekteja johdettiin aiemmin niin ikään Exceleiden ja Wordien avulla.

Mika Rapeli, Director, Growth Projects, Suomiselta on iloinen siitä, että Thinking Portfolion salkku on kaiken kaikkiaan taipunut hyvin Suomisen eri funktioiden tarpeisiin. Salkkunäkymät on saatu sellaisiksi, että ne palvelevat eri osapuolia ja salkku on jatkossakin vaivatonta ottaa käyttöön uusissa funktioissa. Seuraavaksi sitä aletaan hyödyntää uuden strategiaohjelman sekä Marketing and Category Management-funktion toiminnoissa.

Thinking Portfolion referenssit ja esittely vakuuttivat

Projektisalkkuohjelmiston hankintavaiheessa käytiin läpi useita markkinoilta löytyviä ohjelmistoja ja keskusteltiin projektitoimintaan erikoistuneiden henkilöiden kanssa. Thinking Portfoliota suositteli entinen kollega, joka oli nähnyt siitä esittelyn. Thinking Portfolion referenssit puhuivat myös puolestaan

-Nähtyämme esittelyn itse, olimme vakuuttuneita. Thinking Portfolio käyttöliittymä oli selkeä ja totesimme, että ei tarvitse tehdä massiivisia integraatioita muihin järjestelmiin. Myös kustannuksiltaan Thinking Portfolio oli erittäin kilpailukykyinen. Suosittelen myös muille.

Thinking Portfolio auttaa monessa

Projektisalkun avulla saadaan prosessiin kontrollia ja voidaan käsitellä asiat avoimesti sekä esittää ne yhteismitallisesti johdolle. Kun projektisalkun käyttö harmonisoi toimintatapoja ja tuo struktuuria projektien käsittelyyn, myös näkymä riskeihin paranee. Kokonaiskuvan esittämisessä auttaa lisäksi projektien välisten riippuvuuksien hahmottaminen sekä mahdollisuus jakaa resurssit eri projekteille ja nähdä niiden käyttöaste.

Projektisalkku toimii itsessään tiedotuskanavana ja suunnittelun apuna erityisesti R&D projekteissa. Salkun suhteen Suomisella noudatetaan avoimuuden periaatetta, tarvitseva voi itse katsoa salkusta mitä kaikkea on meneillään ja käyttää tietoa hyväkseen omassa ideoinnissaan ja suunnittelussaan. Tämä on selkeä parannus aiempaan, toteaa Rapeli.

-Kun tiedot ovat tallennettuina tehdaskohtaisille servereille ja vain pienen joukon saavutettavissa, arvokasta tietoa hukkuu, kun ei ole edes tietoa sen olemassaolosta. Thinking Portfolio tuo tähän selkeän parannuksen. Olemme ajaneet myös R&D ideasalkun Thinking Portfolioon. Saimme projektien raportoinnin ja kommunikaation yhdelle alustalle. Olemme siirtyneet pois passiivisesta tiedonkäsittelystä pilvipalvelu- ja tietokantamaailmaan, missä tiedot ovat koko organisaation saavutettavissa.

-Projektisalkun käyttäjät ovat onnellisia, kun lomakkeet ja raportit tulevat suoraan ulos, ei tarvitse etsiä ja tehdä moninkertaista työtä. Silloin, kun tieto on yrityksen sisällä, sen pitäisi olla käytettävissä suoraan, nyt se toteutuu.

Thinking Portfolio on sysännyt myös projektimallin kehityksen liikkeelle

Suomisella on käynnissä laajemman joukon koulutus Thinking Portfolion käyttäjille. Koulutuksen yhteydessä syötetään projekteja sisään, eli oppiminen tapahtuu käytännön kautta. Mika Rapeli on käyttöönottoprojektista vastanneena päällikkönä tyytyväinen siihen, kuinka hienosti uusi salkkupalvelu on otettu vastaan. Hän haluaa esittää kiitokset niin omalle kuin Thinking Portfolionkin henkilökunnalle projektisalkun saattamisesta Suomisen projektitoiminnan työkaluksi.

-Thinking Portfolio on toiminut meillä sysäävänä voimana projektienhallinnan kehittämiseen. Olemme lähteneet siis 180 astetta toisesta suunnasta kuin perinteisesti painotetaan eli prosessit ensin kuntoon ja sitten ohjelmisto päälle. Thinking Portfolio-salkun keveys on mahdollistanut myös tämän päinvastaisen kehittämistavan.

-Useampi funktio haluaa innolla ottaa salkun nyt käyttöönsä ja alkaa samalla toteuttaa aiemmin vain R&D:ssä käytössä ollutta Stage Gate-mallia. Oppiminen kasvaa ja riskit pienenevät.

-Kiitokseni koko Thinking Portfolin porukalle erityisesti tietenkin Askolle ja Keijolle. Tuote ja konsepti, ihmiset ja palvelu ovat olleet erinomaisia matkan aikana! Sama pätee myös meidän porukkaan eli kiitos myös Charlille, Riikalle, Tomille, Nicolakselle, Meganille, Annalle, Miikalle, Virpille, Timolle, Lyndalle, Minnalle ja tietenkin Markulle joka mahdollisti tämän projektin alun alkaen ylemmän johdon kanssa. Kiitokset hyvästä tuesta Pramodille, Marille ja Jamielle sekä Inarille, Julialle ja Emilialle tulevasta sisäisestä ”lanseerauksesta”.

Määrittelytyöpajat pidettiin Suomisen uusissa tiloissa. Työpajojen keskellä ehdittiin osan porukan kanssa käydä myös Kaitalammen maisemiin tutustumassa.

Suominen Oyj:n projektikuulumisia kertoi:

Mika Rapeli

Director, Growth Projects