Etelä-Savon ammattiopisto, Esedu, järjestää toisen asteen koulutusta. Tuottamalla työelämän tarvitsemia osaajia, Esedu varmistaa näin omalta osaltaan Etelä-Savon alueen elinvoiman ja kilpailukyvyn. Esedulle on myönnetty ammatillisen koulutuksen laatupalkinto vuosina 2013 ja 2018. (www.esedu.fi)
Esedun projektisalkku näkyväksi Thinking Portfoliolla
Esedulla on saatu Thinking Portfolio- käyttöönottovaihe päätökseen ja jalkautus pilottiryhmän ulkopuolelle on alkanut projektisalkun mahdollisuuksien esittelyllä johdolle ja projektipäälliköille.
Thinking Portfolion, jota Esedulla kutsutaan Hanskaksi, esittely on herättänyt projektipäälliköiden keskuudessa tähän mennessä lähinnä uteliaisuutta, ja kysymyksiä siitä milloin he pääsevät sitä käyttämään. Seuraava vaihe onkin jalkauttaminen, jossa jokainen projektipäällikkö täydentää oman projektinsa osalta tiedot Hanskaan. Tällä tavoin sitoutetaan henkilöstö jo alusta saakka salkun käyttöön. Koulutus on hyvin käytännönläheinen ja tavoitteena on tehdä salkun toiminnallisuudet tutuiksi osallistamalla projektipäälliköt oman projektinsa kautta. Tämän jälkeen organisaatiossa on valmius jatkuvaan projektien ylläpitoon ja seurantaan.
Myös johto odottaa innolla Hanskan laajempaa käyttöönottoa, he näkevät se mukanaan tuomat hyödyt selkeästi. Erityisesti automaattisesti tuotettava päätöksentekoaineisto ja muut salkkuraportit ovat johdon työtä helpottavia tuotoksia. Myös hallituksen tarvitsema tieto saadaan jatkossa raportoitua ilman manuaalista Power Point- ja Excel-raporttien kasaamista. Koko organisaation projektisalkkutilanne tulee hienosti esille Hanskassa.
Salkun dataa uusiokäytetään ja raportit syntyvät automaattisesti
Projektikohtaisesti Hanskassa hallinnoidaan muun muassa perustiedot, yhteydet strategiaan, tietosuoja ja budjetin seuranta. Erittäin tärkeässä osassa Hanskassa on myös resurssien suunnittelu ja projektien työajan kirjaus. Sen lisäksi, että nämä selkiyttävät projektien suunnittelua huomattavasti koko organisaation näkökulmasta, voidaan käytettävissä oleva data hyödyntää raportoinnissa. Jatkossa esimerkiksi rahoittajille lähetettävät tuntiseurantaraportit saadaan, Exceleiden sijaan, automaattisti salkkuun kirjattujen tuntien perusteella.
Thinking Portfolion käyttöönottoprojekti oli sujuva, innostava ja positiivinen kokemus
Esedun käyttöönottotiimi kiittää Thinking Portfolion tiimiä loistavasti sujuneesta yhteistyöstä ja on tyytyväinen käyttöönottoprojektin toteutukseen. Projekti ehdittiin aloittaa ennen Korona-aikaa yhdellä tapaamisella ja sitä jatkettiin etänä, mikä sopikin erinomaisesti projektissa toteutettuihin työskentelytapoihin. Parannusehdotuksena Esedulaiset ehdottavat oman projektin mukaan ottamista työpajojen esimerkkinä jo aikaisemmassa vaiheessa. Tämän koettiin ehkä selkiyttävän kuvaa sovelluksen käyttömahdollisuuksista heti alussa, vaikka hyvin tiimi pääsi salkun sielunelämästä perille keksittyjenkin esimerkkien avulla.
-Jos Hanska osoittautuu yhtä hyväksi kuin tämä käyttöönottoprosessi on ollut, olemme osuneet napakymppiin. Ilmapiiri projektissa on ollut avoin, innostava ja miellyttävä. Thinking Portfolion tiimi on kuunnellut meitä asiakkaana ja ovat olleet aidosti kiinnostuneita toteuttamaan meille parhaan mahdollisen lopputuloksen.
Esedun projektisalkusta kertoivat projektitiimin jäsenet:
Tiina Tervaniemi, Hankepäällikkö
Marja-Liisa Kontinen, Taloussihteeri
Miia Asikainen, Taloussihteeri
Minna Paakkari, Projektisihteeri
Teija Räihä, Projektipäällikkö
