Suomalaiset yritykset ovat salkunhallinnan edelläkävijöitä eurooppalaisessa mittakaavassa. Salkunhallinta yhdistetään erityisesti hankkeiden ja projektien hallintaan, mutta myös esimerkiksi riskejä, tuotekehitystä ja yrityskauppoja voi suunnitella, seurata ja johtaa salkkujen avulla. Salkunhallinnalla saadaan struktuuria liiketoimintaan ja helpotetaan johtamisen haasteita.
Tässä juttusarjassa käsitellään salkunhallinnan ja monisalkunhallinnan ilmiöitä eri liiketoiminnan osa-alueiden näkökulmista. Ensimmäisessä jutussa pureudutaan Thinking Portfolion teettämän haastattelututkimuksen ensilöydöksiin. Tulevaisuuden salkunhallinnan trendit -tutkimus toteutettiin v. 2021 ja julkaistaan syksyn aikana Thinking Portfolion kanavissa.
Johdon tuen merkitystä ei pidä aliarvioida
Tutkimuksessa haastateltiin 58 yrityksen asiantuntijaa, keskijohtoon kuuluvaa työntekijää ja päättäjää. Tutkimuksessa selvitettiin yrityksien näkemyksiä liiketoiminnan eri osa-alueiden suunnitteluun, hallintaan ja kehittämiseen liittyen salkunhallinnan näkökulmasta.
Tutkimuksessa toistui selvästi yksi teema ylitse muiden: johdon tuki. Haastatteluissa korostui johdon tuen tärkeys menestyksen kannalta erityisesti projektiorganisaatioissa. Toisaalta samalla tunnistettiin, että juurikin johdon tuen puute on yleinen ongelma sekä onnistuneen yhteistyön ja menestyksen jarruttaja.
Haastateltavat kertoivat, että johto on läsnä projektien alkuvaiheessa, mutta projektin loppua kohden johdon sitoutuminen ja osallistuminen heikkeni. Haastavimpana vaiheena tuotiin esille projektin viimeiset askeleet, johon kuuluu lessons learnt- ja business case -analyysi. Nämä vaiheet jäivät usealla haastatellulla yrityksellä toteuttamatta projektin lopussa juurikin johdon tuen puuttumisesta johtuen.
Oppiminen voi jäädä puolitiehen
Projektin loppuanalyysi on kriittinen jatkuvan oppimisen ja liiketoiminnan kehittymisen kannalta. Loppuanalyysi vastaa esimerkiksi siihen onko projekti saavuttanut sille asetetut taloudelliset tavoitteet ja jos ei ole, missä voitaisiin parantaa. Siten se tukee yrityksen kannattavuutta.
Oppiminen tukee myös yrityksen ketterämpää sopeutumista alati muuttuvissa olosuhteissa. Vaihetta voisi verrata sadonkorjuuseen; projektin lopussa yrityksellä on mahdollisuus poimia kypsät hedelmät ja nauttia sadosta pitkään vielä projektin päättymisenkin jälkeen. Monesti nuo hedelmät jäävät kuitenkin poimimatta ja tohisten siirrytään istuttamaan jo seuraavaa puuta.
Johdon tuen puuttumisella voi olla pitkäaikaiset vaikutukset liiketoimintaan.
Tiedon hajanaisuus priorisoinnin ja päätöksenteon haasteena
Miksi johdolla on toistuvasti haasteita sitoutua projektiin läpi sen kaikkien vaiheiden? Vastaus on yksinkertainen: resurssit ja priorisointi.
Modernilta johtajalta odotetaan monen yhtäaikaisen osa-alueen tuloksellista johtamista, jolloin hyvin käynnistyneet ja kriisittömät projektit jätetään elämään omaa elämäänsä, sillä nehän eivät vaadi tulipalojen sammuttamista. Näin onkin käytännöllistä tehdä tiettyyn pisteeseen asti, mutta projektin loputtua ”sadonkorjuuta” ei saisi unohtaa. Lyhyen aikavälin tehtävät eivät saisi jäädä pitkän aikavälin strategisten tavoitteiden alle.
Entä mikä on sitten syynä johdon resurssi- ja priorisointihaasteisiin? Näkyvyyden ja ennakoinnin puute, tiedon hajanaisuus ja monessa muodossa tuotetut dokumentit ovat ainakin omiaan lisäämään priorisoinnin haastavuutta. Jotta johtaja voi taata läsnäolonsa, tulee muun muassa päätöksenteon kannalta tarvittavat tiedot olla helposti saatavilla. Näin johtaja voi taata resurssiensa tehokkaan käytön ja nopean, oikeaan tietoon pohjautuvan päätöksenteon.
Hyvässä salkunhallinnassa Thinking Portfolion Managing Partner Esa Toivonen haluaisi suunnata johdon kirkkaan katseen tulevaisuuten 80% ja taaksepäin toteutuneeseen ja oppimiseen 20%. ”Päätöksenteolla vaikutetaan aina ennen kaikkea tulevaisuuteen ja on siten erinomainen tavoitteiden johtamisen väline. Toteutuneen analysointi on parasta oppimista oli kyse loppuraportoinnista tai business casen jälkiarvioinnista.”, Toivonen painottaa.
Mikä neuvoksi?
Mikään työkalu ei ratkaise yrityksen tiedonjakamiseen liittyviä kulttuurillisia tottumuksia, eli sitä jaetaanko tietoa riittävästi ja riittävän avoimesti. Tiedon avoimuus on vahvasti riippuvainen johdon ja työntekijän luottamussuhteesta. Luottamus taas on vahvasti sidoksissa muun muassa tunteeseen johdon tuesta.
Ongelman voisi kiteyttää seuraavasti: ilman oikeita työkaluja johtaja ei pysty tekemään päätöksiä tehokkaasti ja siten takaamaan tukeaan, ilman tukea ei ole luottamusta ja luottamuksen uupuessa tietoa ei jaeta yhtä avoimesti, joka sekin vaikuttaa päätöksentekoon.
Oikeilla työkaluilla priorisointia ja sitä kautta päätöksentekoa voidaan helpottaa. Tulevaisuuden salkunhallinnan trendit -tutkimuksessa kävi ilmi, että puutteelliset prosessit ja työkalut ilmenevät juurikin toiminnan hallitsemattomuutena, priorisointiongelmina ja tarvittavan tiedon puutteena päätöksenteossa.
Yrityksen menestys on johdon ja työntekijöiden yhteistyön summa
Yrityksen toiminta muodostuu monesta liikkuvasta palasesta, kuten projekteista, tuotekehityksestä ja riskienhallinnasta. Palasista vastaavat kunkin alueen asiantuntijat, mutta loppukädessä toimintojen yhteensovittaminen ja sujuvuus strategisesta näkökulmasta on johdon vastuulla. Henkilöstön tyytyväisyys paranee johdon pystyessä antamaan tarvittavan tuen silloin, kun sitä tarvitaan.
Yrityksen menestys onkin sen johdon ja työntekijöiden yhteistyön summa. Avoimuutta ja tiedon jakamista tarvitaan kaikilta osapuolilta. Rohkeissa ja menestyvissä organisaatioissa ei pelätä avoimuutta, sillä ymmärretään, että avoimuus tarjoaa avaimet asioiden tunnistamiseen, muutokseen ja kehittymiseen. Oikeat työkalut tukevat tätä.
Tieto on valtaa, silloinkin, kun se on jaettu.
Terhi Aspola-Soto
Aktiivinen työelämä- ja talousbloggaaja
