Realia on pohjoismaiden suurin asuntojen, kiinteistöjen ja toimitilojen välitykseen sekä hallintaan erikoistunut asiantuntijapalvelukonserni. Realia on 31.5.2022 alkaen Retta. (www.rettaisannointi.fi)
Retta sai Thinking Portfolion projektisalkusta valmiin paketin kohtuullisilla elinkaarikustannuksilla
Rettan lähtökohtana Thinking Portfolion hankinnalle oli kehittämisen prosessien kehittämistarve. Muun muassa eri projekteista raportoitavat tiedot haluttiin vertailukelpoisiksi. Jotta yhtäläinen raportointi olisi mahdollista, projekteihin piti saada samankaltainen rakenne. Tämä kehitystoimi oli tarpeellinen, sillä siitä huolimatta, että yksittäiset projektit menivät hyvin, kehityssalkun kokonaisuuden hahmottaminen oli ajoittain haasteellista, kertoo Rettan Head of PMO Jussi Rintakoski.
-Resurssoinnin näkökulmasta emme tienneet miten kaikki henkilömme ovat käytössä tai miten he tulevat olemaan käytössä. Projektien talouden ennustaminen kokonaisuutena vaati myös turhan paljon aikaa. Tieto siitä paljonko vielä voidaan käyttää kehityksiin rahaa ei ollut helposti saataville. Näiltä pohjilta lähdimme kehittämään prosessia.
Kun oli selvillä mitä haluttiin hallita, oli aika miettiä millä välineillä sitä aletaan tehdä. Rettassa oli käytössä Excel-pohjainen raportointi ja salkun koontitieto. Eri vaihtoehdoista päädyttiin Thinking Portfolion projektisalkkuun, koska se vaikutti haettuun tarkoitukseen suhteellisen valmiilta paketilta kohtuullisilla kustannuksilla. Kartoitusryhmässä oli myös henkilöitä, joilla oli aiemmasta työpaikastaan hyviä kokemuksia Thinking Portfolion käytöstä.
-Viime vuoden puolella teimme sopimuksen ja sen jälkeen olikin jo kuukaudessa ensimmäinen versio olemassa. Huomasimme heti, että se tukee prosessiamme hyvin.
Thinking Portfolio auttaa löytämään synergioita eri kehityskohteiden välillä
Projektisalkku palvelee Rettan kehittämiskokonaisuutta, joka jakautuu neljään eri alueeseen, joita ovat yritysarkkitehtuuri, Ideoiden ja tiekarttojen johtaminen, kehityssalkku sekä projektinhallinta. Esimerkiksi yritysarkkitehdit saavat salkusta tiedon siitä mitä kaikkea on tulossa ja voivat hyödyntää tätä tietoa synergioiden hakemiseen eri aihioiden ja projektien välillä, joka auttaa yhdistämään voimavaroja yhtäläisten päämäärien saavuttamiseksi.
Koordinaatioryhmä valmistelee projektisalkkukokonaisuudesta esitykset Development Boardille, joka käsittelee projektien priorisoinnin ja jatkamisen etukäteen valmisteltujen suositusten perusteella.
Rettan projektisalkussa on painopiste pidetty tiukasti kehityssalkun hallinnassa ja projektien osalta resursoinnissa. Kehityssalkussa on vain vuositasoiset avainluvut, eikä yksityiskohtaisempia projektikohtaisia budjetinseurantoja ole viety salkkuun. Budjetti- ja ennustekokonaisuuden käsittelyä saadaan entistä sujuvammaksi, kun salkkuun viedään myös ideat, eli projektien lisäksi kaikki tiedossa olevat projektiaihiot. Näin projekteista ja projektiaihioista muodostuu Thinking Portfolioon koko Rettan kehittämisen tiekartta.
-Näemme salkusta esimerkiksi tulevaisuuden resurssisuunnitelmat ja pystymme ehdottamaan mitä projekteja ja missä järjestyksessä resurssoinnin kannalta on järkevää toteuttaa.
Projektisalkkukäsittely sujuu projektipäälliköiltä muutaman minuutin työpanoksella kuukaudessa
Salkun käyttäjäkokemukset ovat olleet positiivisia. Kokonaisuuden ymmärtäminen on ollut käyttäjille mielenkiintoista. Parhaimmillaan projektisalkkukäsittely ei vie projektipäälliköiltä montaa minuuttia kuukaudessa. Liiketoimintajohdon näkökulmasta salkku tuo selkeyttä ja läpinäkyvyyttä siihen mitä on meneillään ja mitä voidaan jatkossa toteuttaa. Myös resurssisuunnitelmien toteutumisen seuranta työajan raportoinnin kautta on mielenkiitoista ja historiatieto auttaa uusien projektien resursoinnissa.
-Thinking Portfolion tuntikirjaukset on hyvä työkalu. Hienoa, että on samassa työkalussa sekä suunnitellut että toteutuneet tunnit. Nyt on jo nähty, miten voitaisiin korjata suunnitelmiamme. Saamme myös investointeihin liittyvät työt täältä suoraan käyttöomaisuuteen, se on helpotus näiden kirjanpitoon viennissä.
Thinking Portfolio visualisoi projektit ja kokonaisuuden
Salkun ulkonäkö on saanut Rettassa kiitosta sen lisäksi, että se on helpottanut suunnattomasti kaikenlaista koordinointia. Salkun myötä on yhtenäinen tapa raportoida ja analysoida projektien avaintiedot, joihin taas salkkupäätökset perustuvat. Erilaisten hajanaisten listojen, dokumenttien ja raporttien ylläpitäminen on jäänyt pois.
– Salkku visualisoi aika kivasti sekä projektia että kokonaisuutta. Liikennevalot ovat hyvää informaatiota, joiden avulla päästään kiinni mahdollisiin ongelmiin ja voidaan tehdä päätöksiä ongelman ratkaisemiseksi. Aikataulujanalta päästään katsomaan milloin mitäkin on tapahtumassa. Sen sijaan, että eri liiketoiminta-alueilla valmisteltaisiin useita omia Power pointeja, saamme nyt Thinking Portfolion salkusta valmiin tiekartan näkyviin.
– Jo pelkästään salkun alkunäkymä, listaus projekteista, on hyvin informatiivinen ja muokattavissa katseltavaksi monesta eri näkökulmasta. Resurssien hallinta on tosi hyvä, samoin finanssipuoli, eli miten kustannusten toteuma ja ennuste jakautuvat vuositasolla. Salkku on lisäksi sateenvarjo, josta pääsemme linkkien avulla käsiksi kaikkeen projekteihin liittyvään informaatioon.
Jussi Rintakoski
Head of PMO
Retta
