Yhden hyvinvointialueen valmistelu ja kehittäminen on yli 500 projektin kokonaisuus.
Hyvinvointialueiden valmistelu ja kehittäminen on valtakunnallisesti käynnissä. Johdettavana tulee olemaan paljon uusia tehtäviä, ja todennäköisesti kaikkea ei voida tehdä yhdellä kertaa. On tehtävä suunnitelmia ja kehitysohjelmia, joilla asetetut tavoitteet saavutetaan ja joilla luodaan edellytykset hyvinvointialueen tehokkaalle ja laadukkaalle toiminnalle.
Työnhyvinvointi ja jaksaminen tulevat myös olemaan keskiössä. Ihmisiä on aina tekemisen suhteen vähemmän kuin olisi tarve, mikä johtaa siihen, että tekemistä tulee priorisoida oikein tavoitteiden ja vaikuttavuuden suhteen. Priorisointihan on lopulta vaikuttavuuden ja panostusten suhteen johtamista riskeillä painottaen. Osa tehtävistä on aina lakisääteisiä tai muuten ei harkinnanvaraisia, jolloin ne saavat lähtökohtaisesti korkean prioriteetin.
Hyvinvointialueen valmistelu ja kehittäminen on yli 500 projektin tietojohtamisen haaste
Yhden hyvinvointialueen kehittämiseen ja valmisteluun liittyy käytännössä helposti yli 500 eri SOTE ja pelastustoimen kehitysprojektia ja osaprojektia. Tätä määrää projekteja sekä niiden osaprojekteja ei voi hyvän hallintatavan mallilla johtaa ilman projektisalkkua. Excelillä tätä ei kannata edes yrittää tehdä.
Ilman hyvää projektisalkunhallintaa projektit eivät saavuta niille asetettuja tavoitteita, niiden riippuvuuksia ei tunnisteta, projektit priorisoidaan väärin, ne resursoidaan ja budjetoidaan epärealistisesti, projektien aikataulut viivästyvät ja organisaation projekti- ja substanssiosaamista ei osata kohdentaa oikein. Riskejä ei pystytä ennakoimaan ja hyvin todennäköisesti käynnistetään liikaa projekteja suhteessa tiukkaan aikatauluun ja toteutuskykyyn.
Käytännön kokemus kertoo, että projektisalkunhallinta tulee ajankohtaiseksi yli 20–30 projektin kokonaisuuden johtamisessa ja ohjauksessa. Valtakunnallisesti hyvinvointialueiden valmistelu ja rakentaminen vaatii yli 10 000 SOTE- ja pelastustoimen kehitysprojektia. Hyvinvointialueiden valtakunnallinen valmistelutyö vaatii vahvaa muutos- ja tietojohtamista.
Hyvinvointialueen johtaminen on muutos- ja tietojohtamista
Jotta hyvinvointialueita voidaan johtaa tavoitteellisesti, tarvitaan näkyvyyttä kokonaistilanteeseen. Päätökset tehdään nykytilanteessa ja ajan myötä tilannekuva aina muuttuu, jolloin päätöksien vaikutukset eivät ole enää päätöksentekohetken mukaisia.
Tämä edellyttää jatkuvaa ohjausta sekä tehtyjen päätöksien tulkintaa ja hienosäätämistä muuttuvassa tilannekuvassa. Jotta ohjausliikkeet ovat mahdollisia, tulee organisaatiossa olla yhteinen ajantasainen näkemys tilannekuvasta. Tämä on tärkeää, jotta päätöksien taustat ja hyvät tarkoitukset osataan ymmärtää ja muutokseen motivoidutaan.
Projektisalkunhallinta tuo organisaatiolle näkyvyyttä siihen mitä eri suunnittelu-, valmistelu-, selvitys-, kartoitus-, kehitys- ja investointiprojekteja on odottamassa aloitusta, suunnitteilla, parhaillaan käynnissä ja pian valmistumassa. Projektien valmistumisen jälkeen hyödyt ja vaikutukset alkavat ulosmittautua. Siksi myös jälkiseuranta on tärkeää – niin muutosjohtamisen kuin oppimisen kannalta. Nyt tullaan oppimaan paljon, ja parhaat opit pitää viipymättä viedä uusilla hyvinvointialueilla käytäntöön.
6 keskeistä hyötyä projektisalkusta hyvinvointialueelle
Projektisalkunhallinta tuo hyvinvointialueelle sen valmisteluun, kehittämiseen ja johtamiseen mm. seuraavat suorat hyödyt. Ilman näiden hallintaa epäonnistuminen on todennäköistä.
- Strategisten tavoitteiden johtaminen ja priorisointi
- Resurssisuunnittelu ja osaamisen kohdentaminen oikein
- Kehittämisen ja investointien budjetointi ja kuluseuranta
- Riskienhallinta ja riskeihin varautuminen
- Kehitysohjelmien, projektien ja osaprojektien sekä tehtävien johtaminen ja ohjaus
- Kokonaistilanteen johtaminen, hallinta ja hyvä viestintä
