Kuvittele se epätoivo, kun hyvinvointialueelle käynnistetty yksi yli 500 SOTE -kehitysprojektista, jonka hyvinvointialue laittoi alulle suurin toivein ja innolla, epäonnistuu täysin.
Yleisesti on tutkittu, että lähes joka kolmas projekti epäonnistuu. Se tarkoittaisi tilastollisesti, että jokaisella hyvinvointialueella tulee vuoden 2023 aikana epäonnistumaan yli 100 projektia. Valtakunnallisesti tämä tarkoittaisi yli 2 000 SOTE-kehitysprojektin jäävän tavoitteistaan ja pahimmillaan epäonnistuvan täysin.
Hyvä projektisalkunhallinta on ehdottoman tärkeä asia. Jos sitä ei hyvinvointialueelta jo nyt löydy, tulisi varoituslippu nostaa heti ylös.
Eli niin surullista kuin se onkin, monissa projekteissa merkkejä ei tulla huomaamaan ajoissa, mikä johtaa ajan tuhlaamiseen sekä turhiin ponnisteluihin ja ylittyviin aikatauluihin sekä kustannuksiin. Epäonnistuminen on myös suuri isku projektin omistajalle, projektipäällikölle, ja lisäksi se horjuttaa kaikkien projektissa mukana olevien ihmisten itseluottamusta.
Usein tiimin jäsenet voivat kuitenkin huomata merkkejä siitä, että kaikki ei ole kunnossa, ja projekti ei välttämättä ole menossa suunnitelmien mukaan.
Joskus merkit ovat selkeitä, mutta toisinaan ne voivat olla hankalampia nähdä. Joka tapauksessa, on olemassa muutamia asioita, jotka projektista riippumatta viestivät projektisalkussa selkeästi, että projektin päättäminen on tiimin ja yrityksen etujen mukaista. Tässä on lueteltu kuusi hälytysmerkkiä, joita projektisalkussa kannattaa seurata:
1. Projektin budjetti paisuu yli sietokyvyn
Arvioi projektin kokonaiskustannukset suunnitteluvaiheessa. Muutamien tuhansien eurojen erot ovat vielä hallittavissa, mutta kun lukemat menevät monin kerroin yli alkuperäisen arvion ja budjetin, on parempi lopettaa projekti heti aloitusvaiheessa. Toki sillä edellytyksellä, ettei kehitystehtävä ole lakisääteisesti pakko toteuttaa. Siinä tapauksessa projekti on syytä keskeyttää ja asettaa uudelleen.
2. Projekti ei tue hyvinvointialueen tavoitteita
Kuten sanotaan, ”mikään muu ei ole pysyvää kuin muutos”. Organisaation sisällä saattaa tapahtua merkittäviä muutoksia, jolloin tavoitteet muuttuvat.
Tällöin on hyvä tarkastella hyvinvointialueen projektisalkusta projekteja ja lopettaa päällekkäiset tai muuttuneita tavoitteita tukemattomat projektit. Yleensäkin, mikäli projekti ei sovi yhteen hyvinvointialueen kehityssuunnitelman kanssa, sille ei kannata antaa projektisalkussa vihreää valoa.
3. Projektista tulee hallitsematon
Kun operaatioista tulee hallitsemattomia tai kun vahinkoja ei enää ole mahdollista korjata, tiedät, että on aika lopettaa projekti. Tämä on kivulias päätös, mutta päätöksellä hyvinvointialue suojelee muita projektisalkun sadoista tärkeistä projekteista.
4. Hyvinvointialueen resurssipula
Hyvinvointialueet toteuttavat valmistelussa yli 500 projektia ja on selvää, että useita projekteja tehdään samanaikaisesti. On kuitenkin epäonnisia projekteja, jotka vaativat enemmän aikaa, energiaa ja resursseja. Jos jokin tietty projekti projektisalkussa estää hyvinvointialuetta jakamasta tarvittavia resursseja suurempaan ja tärkeämpään projektiin, on parempi päästää irti tästä projektista. Nämä ovat vaikeita ratkaisuja, mutta lopulta väkisin toisaalta siirretty resurssi voi aiheuttaa resurssivajeen toisaalla ja alkaa ketjuttaa ongelmaa eteenpäin.
5. Muutoshallinnan epäonnistuminen
On surullista nähdä, kun projekti epäonnistuu projektiaikaisen muutoshallinnan aikana. Jos tiimin jäsenet tekivät muutoksessa parhaansa, mutta projekti ei onnistunut, projektin päättäminen on järkevin valinta. Muuten hyvinvointialue tulee käyttämään energian ja resurssit projektiin turhaan uudelleen. Välillä on myönnettävä, ettei projektin lopputulosta voida koskaan viedä tuotantoon.
6. Ongelmat riippuvuuksissa muihin hyvinvointialueen projekteihin
80 % projektien ongelmista syntyy projektin ulkopuolella eikä paraskaan kokenut projektipäällikkö kykene pelastamaan projektia. Epäonnistuneiden projektien juurisyynä on usein sellaisen riskin toteutuminen, jota ei voida ehkäistä tai hallita projektin laajuuden sisällä tai projektin käytössä olevilla resursseilla. Kun ongelmat alkavat ketjuuntua, voi itsepäisesti eteenpäin vietävä projekti aiheuttaa kymmenien muiden projektien epäonnistumisen. Silloin on vastuullista tehdä päätös projektin keskeytyksestä ja pelastaa projektisalkun muut projektit epäonniselta tapahtumasarjalta.
Ja lopuksi on hyvä muistaa, että hyvinvointialueen valmistelussa ja operaation täytäntöönpanossa tulee olemaan paljon uutta ja tarvitaan uusia taitoja, joita vasta yhdessä opetellaan. Tiedetään, ettei koskaan tule olemaan riittävästi resursseja tehdä asioita optimitavalla.
