Thinking Portfoliolla edistetään tutkimus- ja kehitystoimintaa

Thinking Portfolio on tuonut läpinäkyvyyttä hanketoimintaan ja lisännyt synergiaa eri alojen välillä.

Mikkelin ammattikorkeakoulu, MAMK, on elinikäisen oppimisen korkeakoulu, jonka pääasiallinen toiminta-alue on Etelä-Savo. Opiskelijoita on noin 4500 seitsemällä eri koulutusalalla. MAMK on vahva tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimija. Tutkimustoiminnan tavoitteena on vahvistaa alueen osaamista ja kilpailukykyä.

Uusia tuotteita, palveluja ja toimintamalleja syntyy monissa hankkeissa ja eri alojen työelämälähtöisissä opinnoissa yhteistyössä yritysten ja julkisen sektorin kanssa.

Thinking Portfolio tukee MAMK:ssa projektien valmisteluprosessia, laatua, riskinhallintaa ja raportointia. Sovellusta käytetään virallisissa käsittelyissä ja sen avulla tehdään hankekatselmukset.

Mikkelin ammattikorkeakoulussa Thinking Portfoliota kutsutaan nimellä HanSa. Kehittämispäällikkö Hanna Kuninkaanniemi ja hankecontroller Marja Tiilikainen kertovat HanSan käytön olevan aktiivista sekä kokonaisuuden että yksittäisten projektien näkökulmasta. Lukuun ottamatta yritysten tilaustöitä, kaikki MAMK:n hankkeet käsitellään salkussa. HanSan käyttäjät eri koulutusaloilta näkevät myös toistensa projektit. Tämä läpinäkyvyys on todettu tervetulleeksi asiaksi, joka on edesauttanut yhteistyön vahvistumista.

-Aiemmin talouspuolta hallinnoitiin Excelillä,  tarvittiin ketterämpi työväline. HanSa:n myötä olemme saaneet välineen, joka taloushallinnon lisäksi auttaa laadun- ja riskienhallinnassa.

-Sovellus tukee erittäin hyvin johtamisjärjestelmäämme ja hankejohtamisen prosessiamme

-Hanketoiminnan kokonaisuuden, laadun ja suunnittelun kannalta HanSa on erittäin hyödyllinen sovellus, mutta erinomainen apuväline myös yksittäisen projektin prosessin hallintaan ideasta loppuraporttiin saakka.

-Kaikki alat nähdään HanSasta. Synergiaa on tullut tämän myötä lisää eri alojen välille.

Yhteydenpito Thinking Businekseen on helppoa

MAMK:ssa Thinking Portfolio otettiin käyttöön yhteistyössä Mikkelin kaupungin ja muiden alueen keskeisten kehittämistoimijoiden kanssa. Ammattikorkeakoulun käyttöön sovellusta on parametroitu uudelleen ja siihen on tehty lisäyksiä, jotka tukevat MAMKin toimintaa entistäkin paremmin.  Tiilikainen ja Kuninkaanniemi ovat olleet tyytyväisiä yhteistyöhön Thinking Busineksen kanssa, sovellukseen on saatu vaivattomasti halutut lisäpiirteet, kuten SAP-integraatio kustannustietojen siirtämiseksi. Yhteydenpito toimittajaan on koettu helpoksi.

-Olemme löytäneet hyviä piirteitä, joita olemme lähteneet kehittämään edelleen

-Thinking Business on hoitanut sovitut asiat hyvin ja asenne on ollut kiitettävä, yhteistyö on sujunut

-Kun on tarvetta, on helppo ottaa puhelin käteen ja soittaa. Kysymyksiimme olemme saaneet vastaukset nopeasti

Yhteistyötahot ovat huomioineet sovelluksen toimivuuden

Korkeakoulujen arviointineuvoston laatuauditoinnissa HanSa sai kiitosta muun muassa siitä, että sen avulla varmistetaan strategialähtöisyys ja läpinäkyvyys.  Loppuraportissaan arviointineuvosto listaa HanSan Mikkelin ammattikorkeakoulun hyvien käytänteiden joukkoon.

”HanSa-järjestelmä helpottaa ja systematisoi hankekokonaisuuden hallinnointia. Se näyttää selvästi hankkeiden kytkennät korkeakoulun painoaloihin, ja antaa mahdollisuuden aluevaikuttavuuden arviointiin myös rahoittajien näkökulmasta.” (Korkeakoulujen arviointineuvoston julkaisuja 1/2013, s.78).

-Sovellusta käytetään projektien valmisteluvaiheessa myös niiden esittelyyn rahoittajille. Rahoittajat ovat olleet todella kiinnostuneita HanSasta löytyvästä kokonaisuudesta.

Voimme suositella Thinking Portfoliota muillekin

Tiilikainen ja Kuninkaanniemi kertovat Thinking Portfolion, eli HanSan liittymineen olevan heille nykyään korvaamaton väline ja ovat valmiita suosittelemaan sitä myös muille.

-Käyttäjät eivät ole vastustaneet sovelluksen käyttöönottoa, päinvastoin. On huomattu kuinka paljon HanSan käyttö vähentää työmäärää aikaisempaan verrattuna. Kerran järjestelmään syötetty tieto on käytettävissä moneen eri tarkoitukseen.

-Ennen hankehakemukset tehtiin manuaalisesti A4:lle. Nyt tarvittavat tiedot saadaan automaattisesti HanSasta.

-HanSasta on liittymiä taloushallinnon järjestelmiin. Se on integroitu myös AD:n kanssa, joten erillistä sisäänkirjausta ei tarvitse tehdä. Lähiaikoina saamme käyttöömme yhteyden myös toiseen projektinhallintaohjelmistoomme.

-Ehdottomasti voimme suositella sovellusta niille, joiden prosesseihin se sopii.

Lisätietoja:

Hanna Kuninkaanniemi, Kehittämispäällikkö