Projektitoimistolla voi olla hyvinkin keskeinen rooli organisaatiossa päätöksentekoprosessien ja kommunikoinnin fasilitoinnissa, erilaisten keskinäisriippuvuuksien näkyväksi tekemisessä sekä ihmisten yhdistämisessä. PMO:n roolia ei kuitenkaan aina nähdä mahdollistajana, vaan pikemminkin projektipoliisina. Tampereen Sähkölaitoksen tuote- ja palvelukehityspäällikkö Annika Huttunen puhuu PMO:n roolista Thinking Portfolion Käyttäjäpäivillä 26. tammikuuta 2023.
Hyvä projektikulttuuri on pitkälti ihmisten kanssa viestintää, ei rakettitiedettä
Projektitoimiston tuomasta helpotuksesta huolimatta PMO mielletään toisinaan byrokraattiseksi projektipoliisiksi, joka kontrolloi ja valvoo. Jos PMO sortuu korostamaan liikaa projektitietojen kurinalaista kirjaamista lukuisiin tietokenttiin eri järjestelmissä, tiukat prosessit kangistavat tekemisen ja raportointi alkaa muodostua kaistasyöpöksi, on helppo ymmärtää kysymys siitä, että mikä on se lisäarvo jota PMO ja salkkujohtaminen organisaatioarkeen tuo. Myös PMOn on hyvä välillä pysähtyä ja miettiä omaa rooliaan ja tarkoitustaan organisaatiossa. Projektipoliisin imagosta voi pyrkiä eroon tuomalla vahvemmin esiin PMOn mahdollistamia asioita kuten ketterämpää päätöksentekoa ja nopeaa reagointia salkunhallinnan prosessien kautta, inhimillistä yhtäaikaisten projektien määrää hyvällä resurssisuunnittelulla sekä tukea uusille projektipäälliköille selkeällä projektimallilla.
Usein PMO:lla on hieno ymmärrys siitä, mitä organisaatiossa tehdään ja ketkä tekevät. Huttunen ajatteleekin, että hyvä projektikulttuuri ja muut tärkeät projektinhallinnan elementit ovat pitkälti ihmisten kanssa viestintää, ei rakettitiedettä.
Thinking portfolio mahdollistaa projektiprosessien digitalisoinnin
Tampereen Sähkölaitoksen Thinking portfolio -projektisalkku on rakennettu tukemaan organisaation projektimallin prosesseja ja on väline, jonka avulla PMO voi fasilitoida tärkeää projektiin organisoitumisvaihetta, päätösvaiheita sekä tukea projektipäällikköä esimerkiksi riskien, riippuvuuksien ja sidosryhmien tunnistamisessa.
Tampereen Sähkölaitoksella kaikille luodaan tunnukset Thinking Portfolioon, ja ainoastaan välttämättömät tiedot on piilotettu. Salkun pitäminen mahdollisimman avoimena mahdollistaa oppimisen elementin: ”voidaan tunnistaa miten toiset tekevät samantyylisiä projekteja ja saadaan tärkeät projektiopit kaikkien näkyville”. Avoin salkku itsessään toimii viestintävälineenä: mitä me olemme tekemässä, ketkä tekevät ja miten tämä kytkeytyy strategiaan. ”Thinking portfolio on mahdollistanut lukuisista erillisdokumenteista luopumisen ja kirjallista projektiohjeistusta on integroitu työkaluun, voidaan puhua projektiprosessien digitalisoinnista” Huttunen tiivistää.
Ensimmäinen vuosi uuden työkalun kanssa on ollut myös tärkeää oppimisen aikaa. ”Kuluneen vuoden aikana on saatu tärkeää näkemystä siihen, että mitä kaikkea salkku voi meillä mahdollistaa sekä myös sen, että missä meidän tulee kehittyä. Täytyy olla valmis kuuntelemaan käyttäjäkuntaa vielä tarkemmin, sillä työkalulla ei ole mitään arvoa, jos sitä ei kukaan käytä”, Huttunen muistuttaa.
Tervetuloa Thinking Portfolio Käyttäjäpäiville kuuntelemaan Annika Huttusen puheenvuoro PMO2.0 – Projektipoliisista mahdollistajaksi. Käyttäjäpäivä järjestetään Helsingissä Musiikkitalon Paavo-salissa torstaina 26.1.2023 klo. 8:15-16. Tapahtuma striimataan, voit siis osallistua myös etänä. Tuttuun tapaan tapahtuma on osallistujille maksuton. Katso koko tapahtumaohjelma ja ilmoittaudu mukaan tästä!
Puhujaesittely:
Annika Huttunen
tuote- ja palvelukehityspäällikkö, Tampereen Sähkölaitos Oy, Energiapalvelut
Annika toimii Tampereen Sähkölaitoksella tuote- ja palvelukehitystiimin vetäjänä. PMO-toiminnasta ja projektien vetämisestä hänellä on paljon kokemusta, sillä hän on elänyt ja hengittänyt varsinkin IT-projekteja noin 10 vuoden ajan erilaisissa rooleissa. Annikan harrastuksiin kuuluu konsertit ja erilaiset kestävyysliikuntalajit, rakkaimpana polkujuoksu lähimetsissä ja tapahtumissa.
