Strategia kuvaa keskeiset valinnat, joita organisaatio on tehnyt toteuttaakseen tehtäväänsä ja saavuttaakseen tavoitteensa. Kehittämisohjelmat ja –projektit ovat keinoja toteuttaa ja edistää strategiaa. Projektisalkkuja määriteltäessä strategiakytkentä tuottaa kuitenkin useimmille päänvaivaa. Seuraavat viisi kysymystä auttavat kytkennän suunnittelussa.
1 – Mihin keskitymme?
Yritys tai organisaatio on strategiassaan määritellyt mitä se tuottaa, kenelle, missä ja mihin tarpeeseen. Näiden ydinvalintojen tulisi suunnata kehittämisideoita ja –teemoja silloin kun organisaatio hakee uusia ratkaisuja tai kehittää olemassa olevaa. Perusteesit synnyttävät kehittämisohjelmia tai –projekteja ja osoittavat oikeat panostusalueet. Ne myös kohdentavat uuden ideointia organisaation ydintehtävään.
Jotkut arvostelevat projektisalkunhallintaa juuri edellä kuvatun periaatteen vuoksi. Jos projektitoiminta ja ideaseula vain betonoi olemassa olevia valintoja, missä on tila radikaalille uudistumiselle? Tähän on useita ratkaisuja, esim. erilliset ketterät start-up-tyyppiset yksiköt tai tietyn rahoitusosuuden varaaminen kokonaan uuden kehittämiseen. Näiden mallien käyttö riippuu yrityksen kehitysvaiheesta ja toimintaympäristöstä. Tuskin mikään yksityinen tai julkinen organisaatio voi enää olettaa toimialansa muutoksen pysähtyneen.
2 – Mitä keinoja käytämme?
Kehittämistä voi tehdä monella tavalla, mutta kolme strategista näkökulmaa korostuu: kyvykkyydet, kumppanuudet ja yritysarkkitehtuurit (IT suhteessa liiketoimintaan). Ohjelmien ja projektien arvottamisessa voi kysyä:
- Mitä strategian vaatimia kyvykkyyksiä hanke kehittää?
- Miten hanke tukee, luo tai hyödyntää verkostoja tai kumppanuuksia?
- Hyödyntääkö hanke yritysarkkitehtuuriamme vai edellyttääkö se uudistuksia?
3 – Millä luomme erityistä arvoa?
Erottuminen ja erityisen arvon synnyttäminen asiakkaille on yritysten kannalta oleellista, mutta myös julkiset organisaatiot joutuvat pohtimaan tätä yhä useammin.
Projektisalkusta tulisi käydä ilmi, mitkä ovat asiakasnäkökulmasta arvontuotannon tärkeät mittarit ja laadulliset kriteerit. Niiden toteutumista on voitava seurata salkkutasolla. Käytännössä tämä tarkoittaa arvon osatekijöiden esittämistä projektitasolla määrämuotoisesti ja kvantitatiivisesti esim. erilaisilla arviointiasteikoilla tai numeroarvoina.
4 – Mikä on etenemispolkumme?
Strategiassa kasvupolun voi määritellä eri tavoilla. Esimerkiksi kansainvälistyminen voi tapahtua markkina-alue kerrallaan tai laajalla rintamalla. Tuotekehityksessä taas voi tehdä merkittäviä päivityksiä tai kokonaan uusia lanseerauksia tietyssä syklissä.
Projektisalkussa etenemispolku näkyyn kehittämisohjelmien järjestyksessä, priorisointikriteereissä ja projektien vaiheistuksessa ja ajoituksessa.
Etenemispolku on kaikkein herkin ulkoisille riskeille. Siihen vaikuttavat mm. poliittiset-, rahamarkkina-, kilpailu- ja lainsäädännölliset tekijät.
5 – Miten menestymme taloudellisesti?
Strategia kuvaa taloudellisen kestävyyden ja kasvun perustan. Projektisalkun tulee näyttää mahdollisimman luotettavasti, mitä resursseja kehittämiseen tarvitaan ja miten lopputulokset tuottavat tavoiteltua taloudellista tulosta.
Taloudellisen perustelun, business casen, merkitys on suuri projekteista päättävälle johdolle. Vaikka ohjelmien ja projektien muut strategiset kriteerit täyttyisivät, taloudellinen tarkastelu ja siihen liittyvä riskianalyysi on monissa organisaatioissa ratkaiseva. Projektien on tuotettava tulosta mahdollisimman nopeasti, jotta päättäjät voisivat käynnistää niitä.
Nopeiden voittojen ja vain pienen riskin hyväksyminen voi olla strateginen valinta, mutta joskus se on vain olosuhteista johtuva toimintamalli, joka saattaa olla jopa kokonaisstrategian vastainen.
Projektin aiheuttamien kustannusten kuvaaminen on helppoa, mutta niiden tuottojen vaikeaa, etenkin mitä pidempään niitä joutuu odottelemaan. Systeemisiä muutoksia aikaansaavat projektit vaativat moniulotteisempaa tarkastelua kuin mitä yksittäisen projektin tasolla voi tehdä. Siksi salkkutaso strategisen taloudellisen ohjauksen tärkein tarkastelutaso.
Strategiakytkentä asettaa vaatimuksia työvälineille
Projektien ohjauksessa ja hallinnassa käytetyt työkalut painottuivat aiemmin operatiiviselle tasolle. Käyttäjien oli vaikeaa tai lähes mahdotonta kuvata strategiakytkentää näillä välineillä. Projektisalkunhallinnan uudet työkalut mahdollistavat strategian visualisoinnin, strategisten kriteerien esittämisen ja raportoinnin salkku-, ohjelma- ja projektitasolla.
Strategisen tason johtamiseen tarkoitettujen ohjelmistojen haasteena on käytettävyys. Kun saman välineen tulee tarjota riittävät palvelut projektitasolle ja sen tulee palvella ylintä strategista johtoa, käytön helppous ja intuitiivisuus, ei tekniikka, on ratkaisevaa. Tämä kannatta ottaa huomioon työvälinevalintoja tehtäessä.
Aarni Heiskanen, Thinking Portfolio
