Espoo on Suomen toiseksi suurin kaupunki ja muodostuu yhteensä viidestä tiiviistä noin 50 000 asukkaan kaupunkikeskuksesta, joita ympäröivät pientalovaltaiset alueet. Viiden kaupunkikeskuksen verkostokaupunki kokoaa palvelut keskuksiin hyvien liikenneyhteyksien varrelle.
Espoo-tarina on Espoon strategia vuosille 2013–2017. Valtuusto päätti siitä 10.6.2013. Espoo-tarina suuntaa kaupungin toimintaa entistä paremmin ja selkeämmin yhteisten tavoitteiden mukaisesti.
Toimialat ja yksiköt johtavat omat tarinansa ja tavoitteensa Espoo-tarinasta ja yhteisistä valtuustokauden tavoitteista. Tarinan vieminen arjen työhön on käynnissä.
Projektisalkku on osa yhteisiä projektikäytäntöjä
Vuonna 2013 osana Espoo-tarinan toteutuksen tukea aloitettiin Espoon kaupungilla projektimallin kehitystyö. Kehitystyön päämääränä on ollut luoda yhtenäinen malli, joka osaltaan edesauttaa kaupungin kaikkien
toimialojen ja yksiköiden Espoo-tarinan toteuttamista. Espoon EsPro-malli sisältää prosessit ja ohjeistukset sekä ohjelmien että projektien toteuttamiseksi. Myös projektisalkun johtamisen prosessit sisältyvät projektimalliin.
Joissakin kaupungin yksiköissä oli jo ennen tätä kehitystyötä omia projektiohjeistuksia. Espoo-tarinan vauhdittama kaupunkitasoinen kehitystyö yhdisti aiempia kokemuksia ja lisäsi myös muualla koettuja hyviä käytäntöjä mukaan. Näin saatiin luotua yhteinen, kaikille sopiva ja käyttökelpoinen malli. Yhteinen malli tukee projektien vertailua ja projekteista oppimista ohjelma- ja projektisalkkutasolla sekä organisaatioyksiköiden sisällä että eri yksiköiden välillä.
Uudesta projektimallista on järjestetty valmennuksia jo sadoille osallistujille ja sen käyttöön ovat perehtyneet useat projektipäälliköt, johtoryhmät ja muut eri projektirooleissa toimivat. Isossa organisaatiossa tarvitaan kuitenkin malttia kaikkeen kehittämiseen ja on luonnollista, että implementoitaessa on annettava aikaa myös uusien käytäntöjen juurtumiseen
Osana tätä projektitoiminnan prosessikehitystä Espoossa otettiin pilottikäyttöön myös Thinking Portfolion projektisalkku keväällä 2015. Ohjelmajohtaja Päivi Hoverfält, joka on ollut vastuussa projektimallin kehittämisestä, on ollut mukana myös Thinking Portfolion määrittely- ja käyttöönottoprojektissa. Projektisalkkusovelluksen mukanaan tuoma informaation lisääntyminen on ollut tervetullut apu myös projektimallin jalkauttamisessa. Hoverfält kertoo, että Espoossa oli yritetty projektisalkkusovelluksen käyttöönottoa jo vuosituhannen vaihteessa, mutta silloinen sovellus ei ollut vastannut riittävästi kaupungin tarpeita eikä projektikulttuuri ollut vielä kypsä systemaattiselle projektisalkun johtamiselle. Viime vuosien kehityksen myötä projektisalkkusovelluksen tarve oli jälleen noussut ajankohtaiseksi. Joissakin ohjelmissa ja yksiköissä oli otettu käyttöön Excel-pohjaisia projektilistauksia, mikä ei kuitenkaan mahdollistanut toivottua näkyvyyttä kaikkiin projekteihin.
Thinking Portfolio voitti tarjouskilpailun sekä laadulla että kustannustehokkuudella
Aiemman projektisalkkukokemuksen ja eri sovelluksiin tutustumisen jälkeen Espoon kaupunki laati projektisalkkusovelluksen kilpailutusta varten kriteerit, joiden perusteella eri toimittajien tarjoukset pisteytettiin. Laatupisteytyksen lisäksi kriteerinä käytettiin elinkaarikustannuksia.
– Thinking Portfolio voitti tarjouskilpailun molemmilla kriteereillä. Laadun lisäksi kustannustehokkuus, johon Thinking Portfolio hyvin vastaa, on ilman muuta tärkeä asia.
Ensimmäiset hyödyt on jo Thinking Portfolion pilottikäytössä tunnistettu ja käyttöönoton laajentamista muihinkin kaupungin yksiköihin odotetaan malttamattomana. Käyttäjät ovat pitäneet sovelluksen helppokäyttöisyydestä ja intuitiivisuudesta. Alkuun on päästy pienellä perehdyttämisellä. Espoossa on huomattu, että tämä työkalu antaa joustavuutensa ansoista lisäksi mahdollisuuden toimia eri organisaatioyksiköissä hieman eri tavoin ja näin tiedonkulku lisääntyy, kun toimintatapojen eroista huolimatta informaatio kuitenkin löytyy kaikille samasta sovelluksesta.
Käyttöä laajennetaan myönteisen käyttäjäpalautteen siivittämänä
Espoon Thinking Portfolio -projektisalkussa käsitellään nyt pilottivaiheen jälkeen yhteensä yli 300 projektia, ohjelmaa tai toimenpidettä. Tämä määrä kasvaa, kun käyttö laajentuu kaupungin muihinkin organisaatioyksiköihin loppusyksystä alkaen.
– Thinking Portfolion käyttö oli luonnollista aloittaa niistä yksiköistä ja ohjelmista, joissa oli jo kokemusta projektisalkkuprosesseista. Pilottikäyttö aloitettiin Sosiaali- ja terveystoimessa ja sitä jatkettiin TATU-ohjelmassa, joka on koko kaupungin laajuinen Talouden tasapainottamis- ja tuottavuusohjelma. IT-ratkaisuja sisältäviä projekteja tuodaan parhaillaan projektisalkun piiriin.
– Toiveita Thinking Portfolion käytön laajentamisesta tulee jatkuvasti. Seuraavina ovat vuorossa tutkimukset ja rakennushankkeet. Lisäksi työkalu avataan näkyväksi kaikille työntekijöille, sillä se on todettu hyväksi tiedotuskanavaksi kaupungin projekti- ja ohjelmatoiminnan kokonaisuudesta.
Thinking Portfolio saa kiitosta hyvästä yhteistyöstä
Thinking Portfolio toimittajana saa kiitosta joustavuudestaan ja hyvin sujuneesta yhteistyöstä. Sovelluksen jatkokehitystarpeina Päivi Hoverfält mainitsee ohjelmatason toiminnallisuuksien lisäämisen entisestään. Esimerkiksi erilaisia ohjelmatason raportteja tarvitaan jatkossa todennäköisesti enemmän, kun käyttökokemus ja sen myötä tarpeet kasvavat.
Yhteystiedot:
Päivi Hoverfält
Paivi.hoverfalt@espoo.fi
Ohjelmajohtaja
Konserniesikunta, Espoon kaupunki
