Projektisalkunhallinnassa yksi keskinen tavoite on hyötyjen ja panostusten painottamisesta suhteessa riskeihin. Hyödyt ja panostukset kuvataan usein liiketoiminnallisena perusteluna kuten kassavirta-analyysina tai kustannushyöty analyysina.
Näiden näkökulmien tarkastelu ottaa huomioon projektiaikaiset panostukset kuten tarvittavan työpanoksen, ostettavat palvelut sekä investoinnit. Tämän lisäksi tarkastelussa ovat mukana projektin lopputuloksena syntyvät hyödyt kuten euromääräiset säästöt ja tuotot. Usein jaettu näkemys on, että kustannuksia ja säästöjä on helpompi arvioida kuin lopputulokseen liittyviä tuottoja. Tuotot ovat usein kytkettynä liiketoimintaympäristöön ja sen mahdollisuuksiin ja haasteisiin.
Riskit ovat osa päätöksentekoa
Riskit osana tavoitteiden asettamista ja päätöksentekoa on tärkeä mutta samalla varsin haastava tehtävä. Usein riskit joko ali- tai yliarvioidaan. Inhimillistä tietysti mutta riskipositio projektisalkun kannalta on keskeinen tekijä. Oikean tasapainon löytäminen edellyttää asiaan paneutumista ja jokaisesta projektista oppimista. Kokemuksen kautta syntyy kyky arvioida tilannekuvaa ja onnistua tavanomaista paremmin.
Projektisalkun liiketoimintaympäristön riskit ovat 65 %
Riskit kuten liiketoimintaympäristökin on jatkuvassa muutostilassa. Mahdollisuus näistä syntyy kun organisaatiolla on tiedossaan nykytila sekä kyky nähdä toimenpiteet joilla ohjata projektisalkkua oikeaan suuntaan. Ilman riittävää riskien luokittamista, tunnistamista ja aktiivista seurantaa on projektisalkunhallinta uhkapeliä ja onneen perustuvaa toimintaa. Tutkimusten mukaan osatekijänä ”onni tai sattuma” on noin keskimäärin 10 % menestyksestä. Liiketoimintaympäristön ja sen riskien hyvä hallinta taas on arvioitu olevan 65 %. Kun väärin hinnoitellut riskit toteutuvat on lopputulos aina ei-toivottu. Yliarvioitu riski ohjaa alipanostamiseen ja aliarvioitu riski riittämättömään näkemykseen negatiivisten vaikutusten voimasta.
Projektisalkun riskienhallinta oikealle tasolle
Ensimmäinen tehtävä jokaiselle organisaatiolle on tunnistaa millä tasolla riskienhallinta projektisalkussa tällä hetkellä on ja laatia sen kehittämiseen suunnitelma. Ilman tietoista projektisalkun riskienhallinnan kehittämistä ei asiaan tule muutosta parempaan. Loppujen lopuksi organisaation riskeistä vastuussa on hallitus – käytännössä riskienhallinta jalkautuu toimitusjohtajan ja johtoryhmän edustajien toimenkuviin. Mikäli projektisalkusta ei tuoteta johtoryhmälle määrävälein riskiraporttia ja riskianalyysia voisi perustellusti väittää että organisaation projektisalkunhallinnan riskienhallinta ei ole riittävällä tasolla.
