Projektisalkku strategian luotettavana toimeenpanon välineenä
Yleisesti on todettu, että organisaatiolla on tiedossa mitä tulisi tehdä, jotta strategiset tavoitteet tulevat saavutetuiksi. Yhtenä suurimmista haasteista koetaan organisaation strategian toimeenpano.
Mikäli toimeenpano edellyttää toimenpiteitä kuten esim. toiminnankehittämistä, tuotekehitystä tai investointeja, siirrytään seuraavaan haasteeseen. Kuinka organisaatio osaa priorisoida kehittämisen kohteen (=panos/tuotos/riskit), asettaa kehitystehtävälle oikeat tavoitteet, nimetä resurssit ja realistisen aikataulun? Näissä yksikin väärä valinta luo riskin kehitystehtävälle epäonnistua jo ennen kuin varsinaisia töitä on aloitettu. Projekti on ns. tuomittu epäonnistumaan (väärään aikaan – väärässä paikassa), jolloin sitä ei pelasta edes paras projektipäällikkö.
Mikäli johdolla ei ole näkemystä kuinka nykyinen kehittämistoiminta on painottunut ja priorisoitu tavoitteiden suhteen, miten avainhenkilöt ovat käytettävissä ja miten projektin pitäisi aikataulullisesti sovittua nykyhetkeen, ei johto voi luoda hyviä edellytyksiä onnistua.
Strategian kirkastus ei auta, kun on tekemisen ja toimeenpanon aika
Toimeenpanovaiheessa ei pitäisi siirtyä takaisin terävöittämään tai kirkastamaan strategiaa. Sen sijaan tulee priorisoida tekemisen kohteet järjestykseen, osoittaa resurssit ja aikataulu ja ryhtyä oikeasti tekemään. Kun markkinaehtoinen liiketoimintaympäristö edellyttää strategian toimeenpanolta eri tavalla priorisoituja toimenpiteitä, johdolta tarvitaan nopeita päätöksiä. Ilman päätöksiä ei toimenpiteiden suunnassa tapahdu muutosta. Projektit kun eivät muuta suuntaa, vaan ne etenevät suunnitelman mukaan.
Katsomalla olemassa olevaa projektisalkkua, pitäisi nähdä mihin suuntaan se on organisaatiota viemässä. Jos projektisalkku ei sitä viesti ja ohjaa, ei projektisalkkua ole parametroitu päätöksenteon kannalta oikein.
Milloin organisaation projektisalkun kriteeristöjä ja luokitteluja on viimeksi arvioitu ja päivitetty?
On tärkeä arvioida, onko projektisalkku jo tuonut organisaation tavoitteeseen vai vieläkö ollaan matkalla. Onko aika määritellä uudet tavoitteet ja kehitystoimenpiteet ja antaa niille oikeat prioriteetit? Kun projektit tulevat maaliin ja tuovat organisaatiolle mahdollistavia muutoksia, täytyy määrävälin vastaavasti katsoa, miten koko projektisalkun kannalta on onnistuttu, ja miten jäljellä olevat toimenpiteet jatkossa priorisoidaan.
Päivittämätön projektisalkku on toimeenpanon riski
Strategisten tavoitteiden osalta päivittämätön projektisalkku luo vääriä lähtökohtia ja tavoitteita toimeenpanolle. Päivittämätön projektisalkku on yksi toimeenpanon riskeistä. Syy miksi projektisalkkua ei päivitetä, voi johtua siitä, että projektisalkun omistajuus on epäselvä eikä ketään ole antamassa päiväkäskyä päivittämiseen. On tärkeää, että projektisalkun omistaja tietää vastuunsa ja on aktiivinen.
