Projektimalli ja projektisalkku vakiintuvat organisaation käyttöön viiveellä. Projektiyhdistyksen vuoden 2016 3PMO päivillä Tampereella kertoi projektisalkunhallinna kehittämisen kokemuksistaan Tampereen kaupungin Sirpa Kolehmainen. Projektisalkun kehittämisestä Tampereella vastannut Kolehmainen kertoi kuinka tärkeää oli samanaikaisesti kun projektimallia suunnitellaan ja jalkautetaan käyttöönottaa myös projektisalkunhalinnan työkalut.
Tampereella Thinking Portfolio otettiin käyttöön samalla kun kaupungin ABC projektimallia käyttöönotettiin. Sirpa Kolehmainen kertoi esityksessään viisautena samaan aikaan sekä mallin että työkalujen kehittämisessä olleen se että työkalu tuo mukanaan konkretian sille miten projektityömalli muutetaan teoriasta käytäntöön. Tarkoittaen että ilman työkalua ja sitä kautta uuden toimintatavan jalkauttamista ja näkyväksi tekemistä on todennäköistä että uudistuksen on vaara jäädä pelkästään PowerPoint kalvoille ja teoriatasolle.
Toimintamallien muutokset tapahtuvat aina viiveellä ja liian pitkä viive antaa vanhoille toimintatavoille etumatkaa ja johtavat helposti tilanteeseen jossa tavoiteltu ja toivottu muutos jää tapahtumatta.
Muutoshallinta on yksi suurimmista haasteita kun organisaatio pyrkii löytämään uusia tapoja palvella asiakkaitaan paremmin, parantamaan tuottavuttaan järkeistämällä toimintaansa ja parantamaan toimintansa laatua.
Työkalut eivät yksin ratkaise muutoshallinnan haasteita mutta oikea-aikaisesti valjastettuna muutosten läpivientiin saadaan niillä aikaan vipuvaikutus jota ilman toimintatavat muutoin jäisivät käsien heilutteluksi ja sanoiksi työpajoihin ja lupauksiksi sisäiseen verkkoviestintään ja uutiskirjeisiin. Lopulta uusi naulakko jää seinään kiinni ruuvilla ja parhaiten se saadaan kaikkien käyttöön kun se on asennettu oikealle korkeudelle.
Onnistuminen on kiinni ajoituksesta
Ajatus työkalujen käyttöönotosta vasta myöhemmin juontanee juurensa ajalta kun sovellusten käyttöönoton kestivät kuukausia ja jopa vuosia.Kaikista projektisalkunhallinnan välineistä Thinking Portfolio on tunnustettu yleisesti ratkaisuksi joka ei edellytä käyttöohjetta ja käyttöönotto sen vuoksi tapahtuu rinnan projektijohtamisen ja projektisalkunhallinnan toimintatapoja kehitettäessä. Tätä tarkoittanee ketteryys käytännössä samoin kuin tiedolla johtamisen digitalisoiminen. Molemmat kiteytettynä yhdellä lauseella.
Opetus onnistumiseen projektijohtamisen ja projektisalkunhallinnan kehittämisessä on siis oikeassa ajoituksessa.
Thinking Portfolion käyttöönotto kustannukset ovat laskeneet asiakkaan eduksi
Thinking Portfolion pilvipalvelun määrittelyyn ja suunnitteluun varataan tyypillisesti 2-3 viikkoa kalenteriaikaa ja samassa yhteydessä tuotamme ensimmäisen prototyypin projektisalkusta toteaa salkunhallinnan konsultti Esa Toivonen. Olemme viimeksen vuosien aikana kehittäneet omaa toimintamalliamme Lean henkisesti. Samaan aikaan olemme tuonneet lukuisia uusia toimintoja suositun Thinking Portfolion resurssihallintaan, ideoiden salkuttamiseen sekä priorisointiin ja ketteriin tuntikirjauksiin.
Lean ajattelua mukaan projektisalkun käyttöönottoon
Tästä huolimatta olemme lyhentäneet Thinking Portfolion määrittelyn ja suunnittelun vaatiman ajan puoleen siitä mitä se on aikaisemmin ollut. Näin on saatu konkreettisia säästöjä asiakkaan käyttöönottokustannuksiin – jokainen ylimääräinen kokoushan on asiakkaan kaikesta muusta tärkeästä työstä pois. Jos voidaan lisäksi säästää kymmenien tai satojen ihmisen koulutus valitsemalla helppokäyttöinen työkalu tehostetaan toimintaa aidosti.
Tästä on hyvä jatkaa samalla käytännön ketterällä, digitalisoivalla Lean filosofialla muidenkin salkutettavien projektien kanssa – kannustaa Esa Toivonen.
Kaikki mikä ei tuota arvoa asiakkaalle on aina turhaa sekä toimittajalle kuin asiakkaalle itselleen. Turha työ ei ole koskaan ollut kenenkään intohimon ja motivaation lähde – ei nyt eikä myöskään tulevaisuudessakaan. Ja lopuksi on hyvä vielä muistaa, että hyvä projektisuunnitelma on sellainen jota on helppo muuttaa.
