Finnairilla on käytössään Thinking Portfolion projektisalkku, jossa tällä hetkellä hallinnoidaan IT-projekteja. Suunnitelmissa on, että Thinking Portfoliosta tulee projektin johtamisen sovellus kaiken tyyppisille projekteille, esimerkiksi hankinta- liiketoiminnan selvittely- ja uusien reittien avausprojekteille. Parhaillaan meneillään olevan sisäisen Road Shown avulla levitetään tietoisuutta sovelluksen mahdollisuuksista tuleville sovelluksen käyttäjille ja eri johtoryhmille.
Finnairin tietohallintojohtaja (CIO) Kari Saarikoski kertoo, että ennen Thinking Portfolion käyttöönottoa organisaation eri projektien tiedot oli koottuina Sharepointissa ja Exceleissä. Yhtenäisiä raportointi- ja esitysmalleja ei ollut ja tarve projektisalkun hallinnan työkalulle oli tunnistettu jo jonkin aikaa sitten. Vuosien varrella eri sovellusvaihtoehtoja oli hieman kartoitettu ja tutkittukin.
Tulevaisuuden projektisalkulta odotettiin, että projektit saadaan kootusti yhteen työkaluun, jonka avulla saisi selkeän näkymän projektien eri vaiheisiin sekä resurssitilanteeseen kokonaisuutena. Raportointivälineiden parannusten kautta saataisiin myös järjestelmällisyyttä ja ajansäästöä projektien hallintaan.
Thinking Portfolion implementointi tehtiin ketterästi ja nopealla aikataululla
Hankintaprojektin käynnistäminen tuli lopulta ajankohtaiseksi viime vuoden aikana. Hankintaprosessin kautta edettiin Thinking Portfolion käyttöönoton suunnitteluun syys- lokakuussa ja nopealla aikataululla päästiinkin sovelluksen käyttöön jo ennen vuoden vaihdetta. Saarikoskea miellytti sovelluksen sujuva implementointi ja toimittajan kanssa hyvin toiminut yhteistyö.
– Implementointi ja käyttöönottoprojekti toteutettiin ketterästi ilman ylimääräistä byrokratiaa. Meillä oli kolme workshopia, joista jo toisessa saimme käyttöömme meitä varten parametroidut vaihtoehdot Thinking Portfolion toiminnallisuuksista. Kolmannen workshopin jälkeen meillä olikin sitten jo sovellus testattuna ja saimme lyötyä lukkoon lopullisen version.
– Etsiessämme sopivaa apuvälinettä projektiporfolion hallintaan, tutustuimme useaan eri sovellukseen. Suuri osa vaihtoehdoista osoittautui kuitenkin liian massiivisiksi meidän tarpeisiimme. Thinking Portfolion totesimme tarpeeksi kevyeksi ja tietojen ylläpitäminen siellä vaikutti helpolta.
– Tietojen ylläpito on toki aina haasteellista ja portfolio on juuri niin hyvä kuin sinne syötetty data. Thinking Portfoliossa ylläpidettävän data määrä on kuitenkin oikea. Uskon sen ja kevyen käyttöliittymän pitävän käyttöasteen korkeana.
Thinking Portfoliosta päätökset näkyvät selkeästi
Saarikoski näkee hyödyt yhtä hyvin johdon kuin kaikkien muidenkin projekteista tietoa tarvitsevien työvälineenä. Yhdestä salkusta kaikki päätökset näkyvät selkeästi ja vaikka tiedon laatu vielä vaihtelee, jo nyt pystytään näkemään viivästymiset ja projektien pullonkaulat.
– Sekin kertoo haasteista projektissa, jos tietoa puuttuu.
– Kun saamme enemmän dataa sisään, odotamme saavamme riittävän kattavan näkymän myös resurssien kokonaistilanteeseen, eli näemme missä on ylikuormitusta ja mistä puuttuu resursseja.
Kari Saarikoski
Chief Information Officer
Finnair
kari.saarikoski@finnair.com
