Jokainen projektipäällikkö tietää, että projektin menestyminen riippuu projektia työstävistä ihmisistä. Ei siis pitäisi tulla yllätyksenä, että jokaisessa projektissa tulisi vallita yhteisöllinen tunnelma. Loppujen lopuksi projektin menestyminen perustuu paljolti juuri yhteistyöhön sekä ryhmähenkeen.

Jokaisen ihmisen toiveena on saada muilta kunnioitusta, arvostusta sekä uskoa siihen, että kykenee vaikuttamaan johonkin. Nämä tarpeet voidaan tyydyttää vain olemalla osa jotain suurempaa, minkä takia on tärkeää kuulua yhteisöön.

On yhteisö sitten naapurit tai kollegat, vahva yhteisöllisyyden tunne voi antaa tarkoitusta sekä motivoida lopullisen tavoitteen saavuttamisessa.

Mutta miten projektin ympärille sitten rakennetaan yhteisö? Otetaanpas siitä selvää.

Kasvata luottamusta

Luottamus on tärkein palikka minkä tahansa yhteistyöhön perustuvan yksikön rakentamisessa. On sanomattakin selvää, että sillä on todella tärkeä rooli ammatillisen yhteisön luomisessa. Jokaista projektissa työskentelevää tiiminjäsentä tulee rohkaista jakamaan ajatuksensa ja ideansa.

Rohkaisevan ilmapiirin lisäksi tiimin jäsenille tulee antaa palautetta, joka on relevanttia ja rakentavaa. Tavoitteena on ideoiden jakaminen; ei niillä kilpaileminen.

Perustavanlaatuisten ennakkoluulojen sekä muiden luontaisten haasteiden ylitsepääseminen voi olla vaikeaa, erityisesti kun tiimien täytyy kilpailla toisiaan vastaan. On lähes mahdotonta muuttaa asioita, jotka ovat pysyneet samana vuosikausia. Hyvä keino tähän on käyttää yksittäistä projektia esimerkkinä ja korostaa yhteistyöllisen lähestymisen hyötyjä.

Tämän voi aloittaa kertomalla tiimille miten projektia voisi lähestyä sekä jopa yrittämällä saada heidät asettamaan tavoitteita tai tunnistamaan uusia mahdollisuuksia. Ylhäältä alas -johtaminen ei ole tehokasta tässä tilanteessa, kun näkökulmia on monia.

Yhteistyökulttuurin rakentamiseksi tulee siis tehdä töitä, yhdessä.

Tukea ylhäältä

Projektin menestymiseen heijastuvat myös ylintä johtoa ohjaavat periaatteet. Parhaat projektit syntyvät silloin, kun johtohenkilöt näkevät vaivaa vuorovaikutukseen työntekijöiden kanssa, ohjaavat heitä, tukevat sosiaalista vuorovaikutusta sekä tärkeimpänä, havainnollistavat yhteistyön tärkeyttä heidän omassa työssään.

Harvard Business Review:n tekemän tutkimuksen mukaan parhaiten menestyneet projektit tulevat yhteistyötä tekevistä organisaatioista, jotka noudattavat juuri heidän toiminnalleen sopivia uniikkeja käytäntöjä. Esimerkiksi Royal Bank of Scotlandin (RBS) toimitusjohtaja Fred Goodwin käytti vuonna 2005 noin 350 miljoonaa puntaa perustaakseen pääkonttorin Edinburghiin.

Goodwinin päämääränä oli edistää yhteistyötä ja tämän mahdollisti valtava lasitettu sisäpiha, jossa kaikki 3000 työntekijää pystyivät vuorovaikutukseeen toistensa kanssa päivittäin. On sanomattakin selvää, että tällä oli valtava vaikutus projektien kestojen lyhenemiseen. Nykyään RBS:llä työskentelevät tiimit ovatkin yksiä tehokkaimmista.

Oikeat työkalut

Yhteisöllisyyden tunne organisaatiossa muotoutuu myös oikean teknologian ja työkalujen myötä. Esimerkiksi kommunikointi on avainasemassa vahvan yhteisön rakentamisessa. Tämän mahdollistamiseksi voi käyttää erilaisia työkaluja, kuten chat-sovelluksia ja muita yhteistyöalustoja, jotka helpottavat reaaliaikaista kommunikointia.

On olemassa myös paljon muita yhteistyötä helpottavia työkaluja, joita voidaan käyttää tähän tarkoitukseen. Niitä täytyy pitää jatkuvasti silmällä sekä pysyä ajan tasalla.