Thinking Portfolion Käyttäjäpäivässä 26.1.2023 kuullaan Kumuran kehittämiskonsultti ja valmentaja Virpi Elersin vinkkejä tehokkaampaan projektiportfoliohallintaan.
Projektisalkkua johtamalla parempaan organisaation johtamiseen
Portfoliohallinta antaa keinoja ja työkaluja organisaation parempaan johtamiseen sekä strategian toteuttamiseen. Esimerkiksi resursointi, riskienhallinta, priorisointi sekä raportointi tuovat lisäarvoa johdolle. Täyden johdon tuen saaminen aiheuttaa silti monille päänvaivaa uutta työkalua käyttöönotettaessa. Kumuran kehittämiskonsultti ja valmentaja Virpi Elers jakaa Käyttäjäpäivässä konkreettisia vinkkejä muun muassa johdon ja portfoliohallinnan välisen linkin vahvistamiseen.
Salkusta helpotusta valinnanvaikeuteen ja resursoinnin haasteisiin
Projektisalkku tuo helpotusta haasteisiin, jotka seuraavat organisaatioita toimialasta riippumatta. ”Lähestulkoon joka organisaatiossa aloitetaan liikaa asioita eikä tehdä valintaa siitä mitä toteutetaan. Loppujen lopuksi ollaan tukossa, työn alla on liikaa tekemistä ja voi olla, että ei saada mitään valmiiksi. Lisäksi tuntuu, että jokaisella työpaikalla on pulaa resursseista”, Virpi sanoo.
Virpin mukaan priorisointi on sisäisen kehittämisen näkökulmasta yksi isoimmista projektisalkun tuomista hyödyistä. ”Priorisoitaessa pitäisi pystyä sanomaan, että tätä me ei tässä kohtaa tehdä. Valintojen tekeminen on mielettömän vaikeaa”, Virpi toteaa.
Projektiliiketoiminnasta puhuttaessa Virpi nostaa suurimpana projektisalkun hyötynä esiin resurssien optimoinnin. Salkun avulla suunnitellaan mitä ja milloin voidaan tehdä olemassa olevan porukan voimin. Samalla voidaan suunnitella asioita pitkällä tähtäimellä resurssien näkökulmasta. Tärkeää on myös, että salkussa voidaan nähdä strategiset teemat ja niitä toteuttavat projektit sekä budjetit strategisille projekteille.
Mitä yhteistä on projektisalkulla ja kaupan hedelmätiskillä?
Virpi vertaa usein Projektisalkkua kaupan hedelmätiskiin. Tiskiä avattaessa hedelmät täytyy ensin tilata ja asettaa esille, jotta se houkuttaa ostajia. Lisäksi hedelmävalikoiman pitää olla tarpeeksi monipuolinen. Hyvin rakennettua hedelmätiskiä on myöhemmin helppo laajentaa vaikkapa vihanneksilla. Samalla idealla Projektisalkun käyttöönotto vaatii ensin tietojen kirjaamisen salkkuun sekä sen, että salkussa on näkyvissä monipuolisesti erilaiset projektit ja hankkeet. Tämä houkuttaa käyttäjiä tutustumaan työkaluun. Myös projektisalkunhallinnan voi aloittaa ensin pienestä, ja laajentaa pikkuhiljaa seuraavana vuonna.
Mihin suuntaan projektisalkunhallinta on kehittymässä?
Tulevaisuudessa projektisalkkujen merkitys korostuu nimenomaan strategisen johtamisen näkökulmasta. ”Vaikka tietojohtamisen trendisana ei enää näy yhtä paljon kuin ennen, sen merkitys ei ole menossa mihinkään, ja sen tarve vain kasvaa jatkossa”, Virpi sanoo. Hän uskoo, että tästä syystä projektisalkkujärjestelmien arvo tulee kasvamaan entisestään.
Virpi uskoo, että tulevaisuudessa ketteryys ja Lean-ajattelu tulevat näkymään yhä enemmän projektisalkunhallinnassa. Tapoja on jo nyt useita. On esimerkiksi mahdollista, että pitkälle katsovien business casejen sijaan lähdetään liikkeelle leanimmin ja kokeilemalla.
Muun muassa näistä teemoista lisää Thinking Portfolion Käyttäjäpäivässä 26.1.2023. Luvassa on konkreettisia vinkkejä hyvän priorisointisysteemin rakentamiseen sekä esteiden madaltamiseen salkkua käyttöönotettaessa. Pääsemme myös kuulemaan, millaisten makupalojen avulla saadaan lisättyä johdon innostusta projektisalkunhallintaan.
Teksti: Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio
Ilmoittaudu mukaan Thinking Portfolion Käyttäjäpäivään 2023!
