Metropoliassa Thinking Portfolio Projektisalkun kehittäminen on aktiivista. Projektisalkku tukee projektinhallinnan toimintatapaa ja toimii työkaluna projektien läpiviemisessä ja projektisalkun hallinnassa. Metropolian Projektihallinnan johtaja Kimmo Virta kertoo salkun kehittämisen ja tiedon laadun varmistamisen keinoista Thinking Portfolion Käyttäjäpäivässä.
Kehittämisen prosessi lähtee hyvästä toimintamallista
Projektisalkku on työkalu tehokkaaseen projektitoimintaan. Paraskin salkkuratkaisu vaatii kuitenkin tuekseen toimintamallin, jossa tarvittavat elementit on huomioitu. Metropoliassa projektihallinnan ja salkun kehittäminen on jatkuvaa. Kimmo sanoo, että projektihallinnan kehittäminen on pitkälti klassista muutosjohtamista. Hän ajattelee, että kehittämisen kolme kulmakiveä ovat: toimintamalli ja sen määrittely, koulutus ja osaamisen luominen sekä muutoksen johtaminen ja johdon sitoutuminen muutokseen.
Hyvä toimintamalli on dokumentoitu ja pitää sisällään itse salkkuratkaisun, roolituksen sekä prosessin, jonka läpi projektit uivat. Kehittämisessä myös koulutus on keskiössä. ”Ilman osaamista muutos ei lähde ollenkaan käyntiin”, Kimmo huomauttaa. Siksi kaikkien roolien täytyy saada koulutusta toimintamallista ja salkun käytöstä. Muutosjohtamisessa vaaditaan aina myös johdon tukea: ”Ei riitä, että johto nyökyttelee johtoryhmän kokouksissa, vaan tuen pitää näkyä organisaatioon”.
Kuinka varmistaa hyvä tiedon laatu?
Tämän kysymyksen kanssa kamppailevat organisaatiot toimialasta riippumatta. Käyttäjäpäivässä Kimmo kuvaa käytännön tapoja, joilla he ovat onnistuneet tukemaan tiedon laatua. Pääasiassa siinä on onnistuttu Projektisalkun toiminnallisuuksien kehittämisen kautta. Myös esimerkiksi selkeästi määritellyt roolit ja vastuut tukevat tiedon laadun ylläpitoa.
Salkusta helpotusta rahoittajaraportointiin
Metropolian Projektisalkku on rakennettu rahoittajien vaatimusten mukaiseksi. Salkkuun saadaan samaan näkymään budjetit sekä toteumatiedot vertailukelpoisesti rahoittajien määritelmien kanssa. Ratkaisu on saatu toimivaksi, vaikka rahoittajilla on keskenään erilaisia vaatimuksia. Käyttäjäpäivässä kuulemme, miten Metropolian Projektisalkku on rakennettu tuomaan helpotusta myös rahoittajaraportointiin.
Puhujaesittely: Kimmo Virta on toiminut Metropolian Projektihallinnan johtajana viimeiset neljä vuotta. Ennen nykyistä tehtäväänsä hän on työskennellyt mm. teollisuusyrityksissä ja teollisten palveluiden parissa sekä oman yrityksen nimissä liikkeenjohdon konsulttina. Kimmo viihtyy yli puolet vuodesta saaristossa mökkeillen.
Ilmoittaudu mukaan Thinking Portfolion Käyttäjäpäivään 2023!
