Kaikille yrityksille on yhteistä se, että niissä aloitetaan projekteja ja käynnistetään hankkeita, joilla pyritään niiden liiketoiminnan tavoitteisiin. Kaikki yritykset eivät kuitenkaan käytä projektisalkunhallintaa työvälineenä, jolla tehdään päätöksiä tulevista projekteista ja toteutetaan projektit niin, että strategiset päämäärät saavutetaan. Kun projektisalkunhallintaa käytetään projektien hallinnointiin, strategian jalkautus ja omaksuminen tehostuvat.
Monet organisaatiot altistuvat jatkuvasti useille liiketoimintaympäristön muutoksille, esimerkkeinä globalisaatio, tekniikan kehittyminen, geopoliittiset haasteet ja kehittyvät taloudet. Nämä vaikuttavat yrityksen operatiiviseen toimintaan monin eri tavoin. Ne merkitsevät sekä haasteita että mahdollisuuksia oppia, kasvaa ja laajentua.
Erilaisten yritysten valmius käsitellä ja hallita tällaista ympäristön muuttumista heijastuu niiden strategiaan selvitä kilpailusta ja erilaisista monimutkaisista tilanteista tehokkaasti.
Projektisalkunhallinnan tehtävä strategian osana
Projektisalkunhallinnan tarkoituksena on tarjota menetelmä, jolla strategia ja päämäärät muunnetaan hyvin tuottaviksi projekteiksi ja myynniksi. Siihen liittyy niin ikään painopisteen kohdistaminen projektien hallintaan ja toteutukseen niin, että niillä saavutetaan halutut liiketoiminnan päämäärät ja tavoitteet.
Kun projektisalkunhallinnan käytännöt ovat oikeat, päälliköt sisäistävät, miten he priorisoivat huomionsa ja panoksensa eri projekteihin niin, että nämä edistävät mahdollisimman vaikuttavasti ydintavoitteiden saavuttamista.
Yritys päättää ottaa projektisalkunhallinnan käyttöön, kun se on selvittänyt, täyttääkö hallinta organisaation kokonaistavoitteet. Jos projektisalkunhallinnan työkalua käytetään oikein, se antaa yritykselle mahdollisuuden saavuttaa yrityskohtaiset tavoitteet, jotka loppujen lopuksi palvelevat organisaation kokonaisvaltaista strategiaa.
Projektisalkunhallinta käytännössä
Selvitimme edellä projektisalkunhallinnan roolia ja monia hyötyjä. On kuitenkin huomattava, että käytännön toteutus ei ole välttämättä helppoa. Liikkeenjohdon tehtävänä on varmistaa, että kaikista käynnistetyistä projekteista saadaan tuloksia, jotka ovat strategisten päämäärien mukaisia. Toinen projektisalkunhallinnan tavoite on erilaisten hankkeiden kokoaminen salkuiksi. Näin projektien hallinta tehostuu ja muuttuu vaikuttavammaksi. Projektisalkunhallinnan käyttöönottosuunnitelmaan kuuluu myös päätös projektien priorisoinneista ja resurssien kohdentamisesta.
Organisaation menestyksen kannalta on myös keskeistä valita tilannekuvaan sopivat välineet, liian monimutkaiset ratkaisut voivat kostautua ja siten jäädä käyttämättä – näin projektisalkunhallinta prosessi ei toimi optimaalisella tavalla. Avain on yksinkertaistaminen – tarpeettoman pois karsiminen (Lean -ajattelu) ja keskittyminen vain projektisalkunhallinnan kannalta kaikkein tärkeimpään.
Menestys on mahdollista vain, kun jokainen vaihe toteutetaan asianmukaisesti. Virheliike voi maksaa rahaa ja johtaa niin ajan kuin resurssienkin tuhlaukseen. Projektisalkunhallinnan asianmukainen toteutus palkitsee yrityksen runsaskätisesti.
