Kuvassa vasemmalta: Marko Mälly, Matti Lipsanen ja Sebastian Hovi. (Kuva: Hämeen liitto/Reetta Sorjonen)

Projektisalkun tarvemäärittely tehtiin aidon aineiston esimerkeillä

Samaan aikaan, kun Hämeen liitossa tehtiin Thinking Portfolio-projektisalkun määrittelytyötä, liiton piti valmistautua esittelemään maakunnassa siihen mennessä rahoitettujen projektien kohdentumista ja tuloksia maakuntahallitukselle. Näin saatiin projektisalkku koeponnistettua aidon aineiston esimerkeillä jo määrittelyvaiheessa. Projektisalkun määrittelyprosessiin osallistui liiton edustajien lisäksi kattavasti eri sidosryhmiä, muun muassa maakunnan rahoittajakumppaneita ja hankkeiden toteuttajia. Työkalu osoitti pätevyytensä ja havainnollisti osallistujille mihin kehitysresursseja maakunnan hankkeiden osalta kannattaisi panostaa. Samalla saatiin arvokasta kokemusta salkun sopivuudesta maakunnan käyttöön, kertailee kehittämisjohtaja Matti Lipsanen Thinking Portfolion käyttöönottokokemuksia yhdessä maakunnan kehittämispäällikkö Marko Mällyn ja salkun yhtenä pääkäyttäjänä toimivan aluekehittämisen suunnittelija Sebastian Hovin kanssa.

Strategisten tavoitteiden eteneminen näkyy Thinking Portfoliossa

Strategiatyö maakunnassa on laaja prosessi, sitä tehdään yhdessä sidosryhmien kanssa. Projektisalkusta voidaan seurata kokonaisvaltaisesti rahoituksen kohdentumista yhdessä sovittuihin tavoitteisiin. Strategiatyöhön osallistuvat näkevät uusia hankkeita suunnitellessaan minkälaisia on aiemmin toteutettu ja mitä on meneillään.
Thinking Portfolio-projektisalkun avulla tehdään siis koko maakunnan hankeseurantaa. Uraauurtavana lisäarvona Hämeen liitossa koetaan erityisesti se, että projektisalkku tukee liiton strategista kohdentamistyötä. Tämän uuden työvälineen avulla voidaan seurata ohjelmatavoitteiden etenemistä, eli miten varoja strategisten tavoitteiden toteutumiseksi käytetään.
-Tällä voi havaita myös laajempia strategisia suuntaviivoja. Yksittäisiä hankkeita voidaan seurata muistakin välineistä sekä hankkeen rahoituksen että sisällön osalta, mutta kokonaisnäkemystä ja trendejä ei hahmota muualta kuten Thinking Portfolio-projektisalkusta.

Thinking Portfolio mahdollistaa avoimuuden ja sujuvan hankeseurannan

Hämeen liitossa pidetään tärkeänä avoimuutta suurta yleisöä kohtaan sen suhteen, minkälaista kehitystyötä alueella tapahtuu. Thinking Portfolion projektisalkun avulla on mahdollista tuoda esille ymmärrettäviä yhteenvetotaulukoita ja kuvaavaa tietoa käynnissä- ja tulossa olevista toteutuksista. Hanketoteuttajat voivat itse syöttää omien hankkeidensa tiedot salkkuun.
Thinking Portfolion nähdään lisäksi nopeuttavan prosesseja huomattavasti, sillä salkussa voidaan koota ohjelmia yhteen eri näkökulmista, kuten rahoituslähteittäin ja toimintaohjelmittain. Näin saadaan pelkällä napinpainalluksella yksityiskohtaista tietoa esimerkiksi rahoituksen jakautumisesta.

– Tämä on meidän maakuntamme tiedolla johtamisen väline. On äärettömän tärkeätä, että maakunnassa nähdään mitä hankerahoilla on saatu aikaan, eli miten maakuntaa ja sen asukkaiden elämää kehittäviä hankkeita toteutetaan eri paikkakunnilla. Thinking Portfolio on meille siis erittäin tärkeä viestinnän työväline.
-Tällä hetkellä projektisalkussa seurataan meneillään olevia hankkeita ja kokemukset ovat olleet erittäin positiivisia. EU:n kannalta elämme juuri nyt taitevaihetta, uusi rakennerahastokausi alkaa vuoden vaihteessa. Suunnitelmamme on, että otamme välineen käyttöön uutta rahoituskautta varten jo sen suunnitteluvaiheessa. Käyttäjien määrä nousee vähitellen noin 400-500 käyttäjään.

Yhteistyö toimittajan kanssa on mutkatonta

Hämeen liiton edustajat kertovat, että Thinking Portfolion salkku vaikutti hankintavaiheessa juuri sellaiselta, mikä voisi vastata heidän tarpeisiinsa ja toimittajan hyvät referenssit vakuuttivat. Toteutusta lähdettiin hakemaan puhtaalta pöydältä ja Thinking Portolio pystyi rakentamaan työvälineen asiakkaan tarpeisiin. Yhteistyön on koettu sujuneen erinomaisen jouhevasti.

-Kun Thinking Portfolion konsultit saivat käsityksen siitä mitä tarvitsemme, ratkaisu löytyi aina. Kun vauhtiin päästiin, tuntui, että sopivia ratkaisuja eri ongelmiin oli useitakin.
-Yhteistyö on sujunut erinomaisesti ja se on ollut mutkatonta. Vähän olemme itsekin yllättyneitä siitä, miten paljon olemme lyhyessä ajassa saaneet aikaan.
-Erittäin positiivinen kokemus, Thinking Portfoliossa on miellyttäviä konsultteja.

Hämeen liiton Thinking Portfolio-kokemuksista kertoivat:

Matti Lipsanen, kehittämisjohtaja
Marko Mälly, maakunnan kehittämispäällikkö
Sebastian Hovi, aluekehittämisen suunnittelija