Yhdeksän käytännön positiivista vinkkiä kuinka hyödynnät salkkua kriisijohtamisessa:
1. Oikea päivittäinen tilannekuva on ratkaiseva kun tarvitaan nopeita päätöksiä.
Lyhennetään siis projektien raportointijaksoja esimerkiksi puoleen eli kaksi kertaa viikossa tai jopa viikkotasolle.
2. Viestintä koko organisaatiolle on keskeinen asia.
Avataan salkku koko henkilöstölle tai ainakin kaikille avainhenkilöille sekä hallitukselle ja muille tärkeille sidosryhmille.
3. Priorisoinnin perustaminen faktoihin kun tekemistä on moninkertainen määrä resursseihin nähden.
On hyvä huomata, että 1.3.2020 oli Suomessa epidemian ns. Day 1 ja suosittelen, että jokainen projekti, joka on priorisoitu ennen tuota päivämäärää priorisoidaan uudelleen. Jos projekti on priorisoitu ennen 1.3.2020, priorisointi ei ole perustunut tässä hetkessä mahdollisiin tuottoihin tai riskeihin. Priorisointia tehdään salkkutasolla eli kun jokaisen projektin tulos/panos/riski -suhde on ajantasainen on priorisointi aitoa. Nopeassa tilannekuvan muutoksessa keskenään priorisoitavat asiat tulee olla päivitetty samaan ajan hetkeen ja tilannekuvaan.
4. Budjetin ja business casen päivittäminen vastaamaan tämän hetken tilannekuvaa.
Jos projekti on asetettu ennen 1.3.2020 on todennäköistä, että sen budjetti ja kustannushyötylaskelma ei vastaa nykyhetkeä. Päivitetään myös valittujen projektien business caset ajantasalle. Jos projektille ei voi enää määrittää vaikuttavuutta tai taloudellista business casea, voi olla syytä tehdä myös päätös projektin keskeyttämisestä ellei se ole elintärkeä.
5. Dashboardit ja raportit voi nyt määritellä eri poikkeustilanteiden johtamisen ja ohjauksen foorumeita varten.
Nyt on hyvä valita kriittiset raportit sekä ne raportit, joiden avulla seurataan kehitystä ja trendiä
6. Riippuvuuskartat muodostavat tärkeän näkökulman mihin kaikkeen tehdyillä ohjausliikkeillä ja päätöksillä on vaikutus.
Esimerkiksi kun puolet projekteista keskeytetään tai laitetaan tauolle ja loput jatkavat suunnitelmien mukaan, ilman riippuvuuksien tilannekuvaa saatetaan keskeyttää organisaatiolle elintärkeä projekti.
7. Kassavirran hallinta on kaikille organisaatioille tässä tilanteessa erittäin tärkeä näkökulma.
Toteutuneiden ja suunniteltujen budjettien kautta ymmärretään jäljellä oleva rahoitustarpeen määrä. On tärkeää ymmärtää, mitkä kassavirralla alunperin rahoitettavat projektit täytyy keskeyttää ja mihin vielä rahat riittävät. Voidaanko muuttaa projektin laajuutta tai rajausta vai onko projektista luovuttava tässä tilanteessa kokonaan tai / ja miltä osin siirrettävissä eteenpäin?
8. Rahoittajaraportit tuovat esiin ne rahoittajat, joiden kanssa on käytävä keskustelua.
Tunnistamalla useampi tekeminen, joka kohdentuu samaan rahoituslähteeseen, on mahdollisuus avata kokonaiskuva rahoittajalle nopeammin. Rahoittajan kanssa voidaan sopia projektien yhdistämisestä tai nopeutetusta rahoitusohjelmasta varmistamaan liiketoiminnan jatkuvuutta.
9. Riskienhallinta on keskeinen tilanteessa kun ympäristössä tuntuu aktivoituvan lähes jokainen mahdollinen riski.
Riskien todennäköisyydet ja vaikuttavuudet ovat nyt monen projektin osalta muuttuneet. Riskit on syytä päivittää. Ensin tulisi ymmärtää projektiin kohdistuvat riskit sekä ne riskit, jotka liittyvät projektin lopputulokseen. Voi hyvin olla, että projektin riskien aktivoituessa nähdään, että koko projekti on keskeytettävä vaikka projektille olisi rahoitus ja resurssit vielä olemassa.
