Projektit ovat konkreettinen keino organisaatioiden strategian toteuttamiseen. Tässä salkunhallinta on keskeinen väline, joka toimii myös johdon ja päätöksenteon tukena. Miten motivoida projektipäälliköt päivittämään aktiivisesti tietoja salkkuun? Mitä jos salkunhallinta nähdään hankalana tai turhana? Entä jos uusia projekteja aloitetaan jatkuvasti ilman huolellista suunnittelua? Muun muassa tässä tarvitaan tehokasta projektikulttuuria, joka on johdettu läpi organisaation.
Miten heikko projektikulttuuri vaikuttaa salkunhallintaan?
Johdon tuella on suuri merkitys projektikulttuurin ja toimintatapojen jalkauttamisessa koko organisaatioon. Suunnitelmallisuus ja projektien valmistelu sekä niihin sitoutuminen edesauttavat projektien onnistumisessa. Heikko projektikulttuuri tuo haasteita myös käytännön salkunhallintaan.
Päätöksenteon kannalta salkunhallintavälineeseen kirjattujen tietojen tulisi olla ajan tasalla ja oikein. Puutteellinen raportointi tai tietojen vähäinen päivittäminen voi johtaa siihen, ettei olemassa oleva tieto toimi luotettavasti päätöksenteon tukena. Jos kirjattuihin tietoihin ei voida luottaa eikä niitä hyödynnetä päätöksenteossa, niiden päivittämistäkään ei välttämättä nähdä riittävän tärkeänä. Pian negatiivinen kierre on valmis.
Heikko projektikulttuuri voi näkyä myös siinä, ettei alkavia projekteja suunnitella riittävästi, mikä lisää projektin epäonnistumisen riskiä. Projektin onnistumista voidaan arvioida päättyneestä projektista tehtävällä jälkiarvioinnilla. Saavutettujen hyötyjen arviointi auttaa näkemään sen, mikä toimii ja mikä ei sekä saavutettiinko projektille asetetut tavoitteet. Samalla tehdyistä projekteista on mahdollista oppia. Tehokkaassa projektikulttuurissa projektit viedään läpi viimeiseen vaiheeseen asti.
Tarvitaan näkyvää johdon tukea, suunnitelmallisuutta sekä selkeät toimintatavat
Muun muassa näitä tarvitaan heikon projektikulttuurin kehittämiseen. Johdon tuen tulisi olla ennen kaikkea näkyvää ja konkreettista. Tietojen säännöllistä kirjaamista pitäisi vaatia, jotta tietoja voidaan todella hyödyntää päätöksenteon tukena. On tärkeää, että raportoinnin ja tietojen päivittämisen merkitys ymmärretään, eikä salkkuun kirjaamista koeta turhana tai byrokraattisena ja hankalana lisätyönä. Näin salkunhallinnasta saadaan enemmän hyötyä irti ja hajanainen tieto saadaan kerättyä yhteen hyödynnettäväksi. Myös projekteihin sitoutuminen sekä toimivat salkunhallinnan työkalut ovat tärkeitä. Samalla selkeät, kaikkien tiedossa olevat toimintatavat ja vastuut tukevat hyvää salkunhallintaa.
Salkunhallinta antaa mahdollisuuksia tehokkaaseen ja läpinäkyvään projektitoimintaan. Projektikulttuuria voi aina kehittää, ja se kannattaa – parhaimmillaan se auttaa strategian toteuttamisessa onnistuneiden projektien kautta.
Muun muassa näitä teemoja käsitellään Thinking Portfolion Salkunhallinnan trendit -tutkimuksessa, joka julkaistaan myöhemmin syksyn 2021 aikana!
Tyyne Taunila
Portfolio Assistant
Thinking Portfolio
