Miten sitten onnistutaan? Menestyneitä projekteja yhdistää hyvä salkunhallinta. Pitkällä tähtäimellä projektisalkunhallinta painottuu projektien priorisointiin.
Tuotto/panos/riskisuhteen hallintaa. Siksi tarvitaan Business Case, Budjetti & resurssisuunnitelma ja sen toteuma sekä projektin riskien todennäköisyyden ja vaikuttavuuden seuranta.
Priorisoinnin raportointiin tarvittavien tietojen hyvä ylläpito ja hallinta mahdollistaa riittävän raportoinnin ja analysoinnin jonka pohjalta voidaan tehdä faktoihin perustuvat päätökset.
Kaikki projektipäälliköt ovat hyviä – toiset ovat vain parempia
Hyvä projektipäällikkö ymmärtää raportoinnin olevan osa hyvää projektinhallintaa eikä siis pakollista byrokratiaa. Raportoinnin ja analysoinnin taso on salkunhallinnassa salkkutasolla. Lähtötiedot syntyvät projektitasolla mutta päätökset tehdään kokonaistilanteen mukaan.
Kokonaistilannetta tukevat tiedot muista salkuista ja näitä tietoja tyypillisesti voisivat olla kokonaisriskit, resurssit, kyvykkyydet, strategiset ja taloudelliset tavoitteet, laadullinen ja toiminnallinen vaikuttavuus, aikataulut.sekä ennen kaikkea ajoitus.
Oikeaan aikaan oikeassa paikassa
Ajoitus on keskeinen – paras idea mutta väärällä hetkellä ei vapauta idean potentiaalia, eikä silloin saavuteta todennäköisesti myöskään tavoitetta jolla idea on perustelut hyväksi. Silti on selvää, että suurin osa ideoista aina epäonnistuu mutta älä anna sen johtua ajoituksesta.
Väärä ajoitus voi tarkoittaa liikkeelle lähtöä liian aikaisin tai liian myöhään. Hyvä salkunhallinta auttaa tunnistamaan kokonaisuuden kannalta oikean ajoitukset. Ajoitus on päätöksenteossa siis keskeinen ja salkussa on siksi tärkeä olla aikaulottuvuus kuvattuna ja tietomallissa mukana.
Vain hyvin viestityt päätökset onnistuvat
Päätöksenteko on ennen kaikkea viestintää. Jos hyvää päätöstä ei kyetä viestimään oikein jää päätös toteutumatta ja tavoite saavuttamatta. Koska päätöksen lähtevät kokonaistilanteesta tulee tilannekuva olla ihmisten saatavilla. Kun päätöksen taustat ja lähtökohdat ovat ymmärrettävän selkeät voi päätökseen sitoutua tai tarvittaessa opponoida sitä. Kun tilannekuva on kaikille selvä myös päätösten perusteet ovat kaikille saatavissa. Päätöksen ei siis tarvitse aina miellyttää kaikkia mutta perusteiden tulee olla selvät.
Salkunhallinta on 80% eteenpäin katsomista ja 20% toteutuneen arvioimista.
Salkunhallinta on ennen kaikkea eteenpäin katsomista, priorisointi ja päätökset liittyvät aina tulevaisuuteen. Taaksepäin on hyvä katsoa ja arvioida tehdyn toteumia ja siten varmitetaan että tulevaisuuteen liittyvät ohjaustoimet ja päätökset perustuvat oikeaan nykytilaan. Myös suurin osa oppimisesta tapahtuu jälkiarvioimalla sitä miten on toimittu. Näin varmistetaan ettei jatkossa tule mustelmaa kahta kertaa samaan kohtaan.
Menestyvällä organisaatiolla on salkunhallinnasta kokonaiskuva.
Hyvä salkunhallinta yhdistää organisaation kaikki salkut. Tyypillisiä salkkuja ovat projekti-, investointi-, riski-, resurssi-, innovaatio-, strategia-, mittari-, palvelu-, NPD-, tuote-, sovellus- ja teknologiasalkku, HRD- ja kyvykkyyssalkut. Näiden väliset kytkennät sekä yhdistävät Dashboardit antavat päätöksenteolle tarvittavat onnistumisen lähtökohdat.
Ja lopuksi jo tuttu vanha viisaus – Excelit eivät ole tämän päivän tietojohtamista ja salkunhallinta jo arkipäivää. Nyt useammat toisiinsa kytkentäiset salkut yleistyvät ja yhä useammin on arkiketteryyttä hyödyntää mm. Kanban -tauluja kaikissa eri salkussa osana tehtävähallintaa tai toteutumisen seurantaa. Kyvykkyyksien hallinta on jo osa tämän päivän resurssisuunnittelua sillä osaamisesta on hyötyä vain silloin kun se on oikeassa paikassa. Keskeistä ei ole pohtia mikä on kenenkin kuormitus ja käyttöaste vaan sitä onko henkilön osaaminen oikeassa paikassa. Tuottavuus on nimittäin aivan toinen silloin kun ihmiset saavat tehdä sitä mitä hyvin osaavat ja millä on heille merkitystä.
