Kuva: Juha Tanhua
120 000 asukkaan Lahti on yksi Suomen suurimpia kaupunkeja. Urheilukaupunkina arvostettu Lahti tunnetaan kansainvälisesti myös ympäristö- ja muotoiluosaamisesta sekä korkeatasoisista kulttuuripalveluista.
(www.lahti.fi)
Projektisalkku palveluiden kehittämisen tukena
Thinking Portfolio hankittiin korvaamaan Lahdessa aiemmin käytössä ollut projektisalkkusovellus, koska oli tarve saada uutta toiminnallisuutta tukemaan kehittämistoiminnan muuttuvia projekti- ja salkkuprosesseja. Kaivatut toiminnot ja tarvittavaa joustavuutta löytyi Thinking Portfoliosta ja niiden lisäksi paljon muita tervetulleita ominaisuuksia kertoo kehittämisjohtaja Sari Alm Lahden kaupungilta.
Thinking Portfolio vastaa salkkukatselmusten vaatimuksiin yli odotusten
Johto on ollut kiinnostunut Thinking Portfolion tarjoamasta kokonaisnäkemyksestä projektien tilanteeseen. Heille on esitelty uuden salkkutyökalun mahdollisuuksia useiden näkymien ja raporttien kautta. Isoja odotuksia ladataan myös Thinking Portfolion avulla tehtäviin salkkukatselmuksiin. Nyt tiedetään mitä voidaan vaatia ja tulevissa salkkukatselmuksissa, sen perusteella mitä tähän mennessä on jo nähty, Thinking Portfolion uskotaankin täyttävän vaatimukset hyvin.
Thinking Portfolio ohjaa projektin etenemisessä
Samalla, kun Thinking Portfoliota implementoitiin, tarkistettiin ja viimeisteltiin omaa projektiprosessia. Jo lyhyen Thinking Portfolion käytön jälkeen oli havaittavissa selkeytymistä prosessin etenemisessä. Salkku tukee prosessin eri vaiheissa ja ohjaa siirtymistä vaiheesta toiseen näppärästi.
Uusia projekteja aloittaneet projektipäälliköt ovat saaneet Thinking Portfoliosta tukea projektin dokumentoinnissa ja raportoinnissa, mikä on nopeuttanut ja selkeyttänyt aloitusta ja projektipäällikön työtä. Jotkut projektipäälliköt tosin kokevat, että salkun päivittäminen on lisäraportointia. Toisaalta jalkauttaminen on kesken ja Thinking Portfolion ominaisuuksia ja sen mahdollistavia hyötyjä ei ole ehditty kaikille projektipäälliköille vielä esitellä.
Thinking Portfolio toimii myös viestintävälineenä
Thinking Portfoliota on alettu käyttää myös viestintävälineenä, se on avoin koko henkilökunnalle, sieltä kaikki näkevät esimerkiksi mitä projekteja ja osaprojekteja on meneillään, mikä niiden sisältö, vaihe ja odotettavat tulokset ovat sekä kenen puoleen voi kääntyä, mikäli tarvitsee lisätietoa. Toisena esimerkkinä salkun hyödyntämistä viestintävälineenä Alm mainitsee projektit, joita tehdään useassa eri yksikössä, kuten eri kouluissa, saman aikaisesti. Näissä projekteissa eri toimijat näkevät helposti tarvitsemansa avain- ja taloustiedot ja näin vältetään myös virheitä, kun tieto saadaan kaikille samasta lähteestä ilman välivaiheita.
Lisää hyötyjä on odotettavissa, kun käyttäjämäärä kasvaa
Lahden kaupungilla oli aktiivinen projektiryhmä, joka osallistui sekä palvelun määrittelyihin että salkun pilotointiin. Pilotoinnissa oli lisäksi mukana projektipäälliköitä työryhmän ulkopuolelta.
– Pilotointivaiheessa olisi voinut olla mukana vielä enemmän sellaisia salkun tulevia käyttäjiä, jotka eivät olleet määrittelytyöryhmässä. Näin olisi saatu jo alkuvaiheessa enemmän kiinni hienosäätöä vaativia asioita sekä projektimallista että salkusta.
Thinking Portfolion implementointiprojekti oli sujuva ja nopea. Yhteistyö Thinking Portfolion konsulttien kanssa sujui hyvin, sovitut asiat tehtiin ja pysyttiin aikataulussa.
Projektisalkun käyttöönottoa harkitseville Alm suosittelee, että omia prosesseja mietitään jo ennen työkalun implementointia ja että pilotointiin varataan aikaa riittävästi.
– Olemme vielä alkuvaiheessa Thinking Portfolion hyödyntämisessä, mutta viemme asioita koko ajan aktiivisesti eteenpäin. Koska jo suhteellisen lyhyen käytön jälkeen pystyy havaitsemaan selkeitä hyötyjä, odotamme hyötyjen vielä kumuloituvan sitä mukaan, kun käyttäjämäärä salkussa kasvaa ja salkku toimii aidosti johtamisen tukena.
Lahden kaupungin Thinking Portfolio-kokemuksista kertoi kehittämisjohtaja Sari Alm.
