Kuva: Monetra

Monetra on voittoa tavoittelematon in-house konserni. Monetran alueyhtiöt tarjoavat Suomen monipuolisimmat palvelut kuntatoimijoille. Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut sekä kattava valikoima muita tukipalveluita hoituvat Monetran ammattilaisten tuottamina.
(www.monetra.fi)

Palvelujohtaja Eero Karppinen kertoo Monetran käyttävän Thinking Portfolion projekti-, sovellus- ja asiakkuussalkkuja asiakastietojen, sisäisen kehittämisen ja toimintojen ylläpidon hallinnointiin varmistaen näin ensiluokkaisen palvelun asiakkailleen.

Thinking Portfolio on ollut Monetralle luonteva valinta salkkutoimittajaksi monestakin syystä. Palvelujen hinnoittelumalli on selkeä, kuukausimaksulla saa salkkuihin rajattoman käytön ja salkkujen käyttöönotto on ollut erinomaisen sujuvaa. Viimeisimpänä Monetran ympäristöön lisättiin asiakkuussalkku, jonka Eero Karppinen kertoo rakentuneen melko tyhjästä, mutta siitä huolimatta päästiin nopeasti ja sujuvasti käyttöönottoon ketterästi sujuneen projektin ansiosta.

-Salkkujen käyttöönotoissa kehityskohteita ei tarvitse määritellä A:sta, vaan voidaan ottaa parhaita käytänteitä käyttöön nopeastikin. Käyttöönotot ovat olleet hyviä kokemuksia. Salkkuihin olemme hyvin tyytyväisiä, ei vaihdettaisi pois, pikemminkin syvennetään salkkujen sisältöä. Nyt, kun meillä on nämä monta salkkua käytössä, on vasta jäävuoren huippu mitä olemme nähneet siitä kaikesta hyödystä mitä kokonaisuudesta voimme saada. Olemme aiemmin myös vertailleet vaihtoehtoja, mutta muilta toimittajilta ei löydy vastaavaa tällaisina ympäristöinä.

Thinking Portfolion monisalkkuympäristössä käyttäjät perustetaan vain kerran ja ne uivat kaikkien salkkujen käyttöön eri oikeuksilla tarpeen mukaisesti. Projektille on valittavissa ne asiakkuudet, jotka sille projektille kuuluvat ja asiakkuuteen nousevat automaattisesti näkyviin ne projektit, joissa asiakas on mukana. Vastaavasti myös sovellussalkun sovellukset ovat valittavissa asiakkuussalkun kautta.

Johdolle on tärkeätä tiedon läpinäkyvyys ja yhteenvedot mitä salkuista on mahdollista saada päätöksenteon tueksi, jopa reaaliajassa. Tietotarpeita ei tarvitse kysellä muualta, vaan halutessaan jokainen voi itsekin käydä katsomassa salkkunäkymiltä.

-Olen saanut salkkukatselmuksissa palautetta ”Tämähän on hieno homma, mitä kaikkea muuta tietoa täältä saa irti”. Koko ajan opimme hyödyntämään salkkujen tarjoamaa tietoa enemmän. Todellakin iso harppaus Exceleistä. Vaikka Excelitkin ovat hyviä, emme tykkää niin paljon Exceleistä, etteikö tykättäisi Thinking Portfoliosta vielä enemmän.

-Käyttäjäpalaute on yleisestikin ollut positiivista ja hyvin yhteneväistä. Loppukäyttäjät ovat yhtä mieltä siitä, että salkkujen käytön pystyy aloittamaan hyvin matalalla kynnyksellä ja sen oppii nopeasti. Salkkuympäristöstä on sanottu, että se on todella helppokäyttöinen ja toimivia juuri niihin asioiden hoitamiseen mihin se on tarkoitettukin.

Projektisalkku varmistaa laadukkaan asiakasyhteistyön aloituksen ja sen jatkuvan kehittämisen

Monetralla on tärkeätä, että uudet asiakkuudet vastaanotetaan laadukkaasti ja asiakasyhteistyö alkaa sujuvasti. Näitä uusasiakasprojekteja hallinnoidaan Thinking Portfolio-projektisalkussa samoin kuin asiakkaiden uusien palveluiden käyttöönotto- ja kehitysprojektejakin.

Myös kaikki muu kehitystyö hallinnoidaan projektisalkussa, muun muassa nykyisten asiakasryhmien palveluiden lisäksi tulossa oleviin hyvinvointialueisiin liittyvät toimenpiteet.

Kehityshankkeita ovat esimerkiksi palvelujen yhtenäistäminen, erilaiset järjestelmäkilpailutukset ja myös organisaatioiden sisäiset kehitysprojektit. Projektien lisäksi salkkuun on viety tehtäviä, jotka eivät välttämättä täytä projektin kriteerejä, mutta ovat projekteissa työskentelevien henkilöiden muuta päivittäistä työkuormaa. Näin Thinking Portfolion avulla saadaan kokonaiskuva organisaation työmäärästä ja yksittäisten henkilöiden kuormitusasteista, ja sitä kautta voidaan tehdä mahdollisesti tarvittavaa resurssien uudelleensuunnittelua.

-Projektisalkkuun viemisen lähtökohtana on saada käsitys siitä mihin rajoitettu määrä kehitysresursseja kullakin hetkellä käytetään ja mihin niitä tulevaisuudessa käytetään. Tämä näkymä auttaa saamaan varmuuden siitä, että pystytään tekemään laadukkaasti niitä kehitystöitä mitä on suunniteltu ja samalla palvelemaan asiakkaitamme varmistaen heille korkealuokkainen jatkuva palvelu.

Thinking Portfolion asiakkuus-, projekti- ja sovellussalkku niveltyvät erinomaisesti yhteen

Monetran sovellussalkussa hallinnoidaan sovelluksien lisäksi niiden integraatioita, joita salkussa on tällä hetkellä noin 700. Integraatioiden hallinta on keskeistä Monetran toimintamallissa, joten sovellussalkun tärkeys korostuu sen myötä entisestään.

Asiakkuustietojen ylläpitoon ja palvelun ohjaamiseen on uusimpana Thinking Portfolion salkkuna otettu käyttöön asiakkuussalkku.

Monetralla asiakkuussalkun käyttöönotto viimeistään osoitti sen, että Thinking Portfolion alusta taipuu melkein mihin vain, sen avulla olisi voinut tehdä monenlaisia prosesseja. Punaisena lankana pidettiin kuitenkin sitä, että parametroidaan salkku omasta käyttötarpeesta lähtien soveltaen best practices – kokemuksia, joita Thinking Portfoliolla on kertynyt muiden asiakkaiden kanssa.

– Thinking Portfolion asiakkuus-, projekti- ja sovellussalkku niveltyvät erinomaisesti yhteen. Näin saamme asiakkuudet ja palveluiden tuottamiseen tarvittavan kokonaiskuvan läpinäkyvämmäksi niitä toteuttavalle henkilöstöllemme. Salkkualustan monikäyttöisyydestä on hyvä osoitus myös se, että aiemmin tilaamamme ohjevideot projektisalkun käytöstä palvelivat myös asiakkuussalkkumme koulutuksissa. Tietyt logiikat ovat universaaleja kaikissa Thinking Portfolion salkuissa.

-Salkkujen käyttöönotossa Thinking Portfolion konsultit ovat hoitaneet hommansa mallikkaasti, eivät johdattele liikaa, mutta johdattelevat sopivasti. Pidämme siitä, että meille on ehdotettu erilaisia vaihtoehtoja, joista on ollut helppo päättää meille sopiva toimintatapa salkkuun. Jos apua tarvitsee Thinking Portfoliolta, sitä aina saa. Erityiskiitokset vielä, viimeisimpänä asiakkuussalkunkin käyttöönotto vedettiin kyllä mallikkaasti maaliin saakka.

 

Eero Karppinen

Palvelujohtaja, Varatoimitusjohtaja