Yleisesti on tiedostettu, että organisaatiolla on usein hyvin tiedossa mitä tulisi tehdä, jotta strategiset tavoitteet tulevat saavutetuiksi. Usein myös liiketoimintaan liittyvät riskit ovat nähtävissä mutta niiden todennäköisyydestä ja vaikutuksista voi organisaatiossa olla eri näkemys. Yleisesti yhtenä suurimmista haasteista koetaan organisaation strategian toimeenpano ja tunnistaa strategian ja riskien kannalta merkitykselliset kehitysprojektit ja investoinnit.
Mikäli toimeenpano edellyttää toimenpiteitä kuten esim. toiminnan kehittämistä, tuotekehitystä tai investointeja siirrytään seuraavaan haasteeseen. Kuinka organisaatio osaa priorisoida kehittämisen kohteen (=panos/tuotos/riskit), asettaa kehitystehtävälle oikeat tavoitteet, nimetä resurssit ja realistisen aikataulun suhteessa liiketoiminnan riskeihin? Näissä väärä valinta luo riskin kehitystehtävälle epäonnistua jo ennen kuin varsinaisia töitä on aloitettu. Usein projekti on tuomittu epäonnistumaan (väärään aikaan – väärässä paikassa) jolloin sitä ei enää pelasta edes paras projektipäällikkö tai ohjausryhmätyö.
Mikäli organisaation johdolla ei ole näkemystä kuinka nykyinen kehittämistoiminta on painottunut ja priorisoitu tavoitteiden suhteen, miten avainhenkilöt ovat käytettävissä ja miten projektin pitäisi aikataulullisesti sovittua nykyhetkeen – ei johto voi luoda hyviä edellytyksiä onnistua.
Strategian kirkastus ei silloin auta kun on tekemisen ja toimeenpanon aika
Toimenpanovaiheessa ei tulisi siirtyä takaisin terävöittämään tai kirkastamaan strategiaa. Tulee priorisoida tekemisen kohteet järjestykseen, tunnistaa riskit, osoittaa resurssit ja aikataulu ja ryhtyä oikeasti tekemään. Kun markkinaehtoinen liiketoimintaympäristö edellyttää strategian toimenpanolta eri tavalla priorisoituja toimenpiteitä – silloin johdolta tarvitaan nopeita päätöksiä. Ilman päätöksiä ei toimenpiteiden suunnassa tapahdu muutosta. Projektit kun eivät muuta suuntaan vaan ne etenevät suunnitelman mukaan.
Analysoimalla projektisalkkua tulisi nähdä mihin suuntaan se on organisaatiota viemässä
Milloin organisaation projekti- ja riskisalkun kriteeristöjä ja luokitteluja on viimeksi arvioitu ja päivitetty?
Tärkeä arvioida onko projektisalkku jo tuonut organisaation tavoitteeseen vai mitkä muutosjohtamisen toimenpiteet on vielä tehtävä. Onko aika määritellä uudet tavoitteet, uudet kehitystoimenpiteet ja antaa niille tilannekuvan mukaiset prioriteetit?
Päivittämätön tai kokonaan puuttuva projekti- ja riskisalkku on toimeenpanon merkittävä riski
Johdon aito tuki ja esimerkki ovat ensiarvoisen tärkeää. Toimenpanolle strategisten tavoitteiden osalta päivittämätön projektisalkku luo vääriä lähtökohtia ja tavoitteita. Päivittämätön projekti- ja riskisalkku on yksi toimeenpanon riskeistä.
On tärkeää, että projektisalkun omistaja tietää oman vastuunsa ja on aktiivinen pitäen projektisalkkua keskeisesti mukana päätöksenteossa. Projektisalkun omistaja on usein vastuussa projektisalkunhallinnan ja projektijohtamisen toimintatavoista ja prosesseista.
Toimintatapojen ja prosessien ylläpidolla, oheistuksella ja koulutuksella varmistetaan, että liikennemerkit ovat ajan tasalla ja päätöksenteon säännöt ovat kaikkien tarvittavien henkilöiden tiedossa.
Hyvä salkunhallinta on osa organisaation yrityskulttuuria. Sääntöjen ja ohjeiden noudattamista tulee seurata ja tässä hyvä projekti- ja riskisalkku toimii hyvin työkaluna.
