Projektitoimisto on kaiken organisaatiossa tapahtuvan toiminnan keskipisteessä. Projektitiimin on suunniteltava organisaatiossa tehtävä työ, seurattava ja hallinnoitava sitä sekä raportoitava työn edistymisestä. Tiimipäälliköiden ja koordinaattorien on sovitettava tiimiensä jäsenten ja projektitoimiston kanssa yhteen vaatimukset ja odotukset. Näin varmistetaan, että työ tapahtuu asiakkaiden odotusten mukaan ja ettei ohjeita ymmärretä väärin.
Tehokas projektipäällikkö osa hallita erilaisia tiimejä saumattomasti ja ohjata ne kohti yhteisiä organisaation tavoitteita sekä pitää yllä lämpimiä suhteita hallinnon ja työntekijöiden välillä. Vaikka ammatilliset pätevyystodistukset ovat projektipäälliköille suuri plussa, käytännön kokemus on niitä tärkeämpää, sillä juuri se auttaa heitä johtamaan eri työkulttuureista peräisin olevia ihmisiä ja motivoimaan heitä savuttamaan yhteiset päämäärät.
Viestintätaitojen tärkeys projektitoimistossa ja projektijohtamisessa
Projektitoimiston henkilöstön on hallittava ihmissuhde- ja viestintätaidot projektissa työskentelevien eri ryhmien kesken ja oltava osaavia henkilöiden välisen vuorovaikutuksen taitajia, esitysten pitäjiä ja asiakassuhteita hoitajia.
Vuorovaikutustaidot
Tämä kyky auttaa vaikuttamaan organisaation eri tasoihin niin, että työ saadaan valmiiksi oikeaan aikaan aikataulun mukaisesti. On luotava suhteet tiimin vetäjiin ja tiedotettava johdon päätöksistä ja odotuksista tehokkaasti. Näin luodaan konsensus toiminnan pohjaksi. Näitä taitoja ei ihmisellä ole luonnostaan, vaan ne hankitaan ajan mittaan eri tehtävissä, joita kullekin tiimin jäsenelle on annettu, ja perehdytyksen jälkeen annettavan koulutuksen myötä.
Esittämistaidot
Projektin velvollisuudet eivät lopu siihen, että jokaiselle ryhmälle jaetaan tehtävät. Ne ulottuvat myös kunkin tehtävän erityisvaatimusten selvittämiseen projektikohtaisesti. Tässä vaiheessa projektipäällikön suulliset ja kirjalliset viestintätaidot laitetaan todella koetukselle, sillä heidän on poimittava tehtäville sopivat tekijät ja selitettävä asiat heille selkokielisesti, jotta vältetään sekaannukset ja virheet. Projektin on noudatettava yksityiskohtaista toteutussuunnitelmaa, joka toimitetaan tiimille.
Asiakassuhteiden hallinta
Projektitiimin on keskitettävä huomionsa lopputuloksen toteuttamiseen, ja näin saavutetaan asiakkaan päämäärät. Tiimin on oltava jatkuvasti yhteydessä asiakkaan projektiytimiin, jotta sen vaatimukset sisäistetään ja yhdenmukaistetaan organisaation toimintaan. Näin kunkin projektin vaiheen tuotokset pysyvät aikataulussa. Ystävällisten asiakassuhteiden ylläpitäminen koko projektin kehitysvaiheen ajan on ratkaisevan tärkeää valmiin projektin onnistumisen eli asiakkaan eritelmien täyttymisen kannalta.
